Майже дві третини, або 64 відсотки, малого бізнесу не можуть відстежувати, скільки їх друкованих пристроїв коштують, а також не відстежують їх використання. І якщо ви не в змозі відстежувати цю основну статистику у вашому бізнесі, ви не будете знати, скільки витрачається.
Оптимізація бюджету ІТ за допомогою більш чіткого звіту з управління документами (PDF) та дослідження стану управління документами компанією Xerox (NYSE: XRX) надають цінну інформацію та рішення для друку в цифровому світі.
$config[code] not foundПереваги моніторингу вашого принтера
Опитування
Опитування проводилося в США, Франції, Німеччині та Великобританії, де взяло участь більше 1000 малих і середніх підприємств. Мета полягала в тому, щоб дізнатися, як ці компанії керують друком та документами. Розподіл використання принтера являє собою те, що відбувається в малих підприємствах. З опитаних підприємств 56% повідомили про виставлення рахунків та рахунки-фактури, як інтенсивний процес паперу в організації, 53% зазначили, що бізнес та фінансова звітність аналогічні паперові, а 51% зазначили, що кадрові форми та файли співробітників відлітають від своїх принтерів у величезній кількості.
Сорок сім відсотків скаржилися на те, що співробітники друкують електронну пошту, складену на значну частину їхнього використання принтером, і той же відсоток, який стверджував, що юридичні підписи є великим викидом на папері та принтерах. Трохи більше 40 відсотків підприємств повідомили, що затвердження придбання, маркетингові матеріали та котирування клієнтів зайняли велику кількість паперу та друкованих ресурсів.
Для малих медичних, юридичних, архітектурних і дизайнерських фірм, друк може бути набагато вище, ніж показало дослідження. І частіше за все ці підприємства не мають постачальника керованих послуг друку, який би займався цим трудомістким завданням.
Ще однією кричущою статистикою з опитування було кількість часу, витраченого на витрачені процеси, пов'язані з друком? Очікування роботи на принтері, вичерпання витрат або перехід до магазинів принтерів для отримання документів становлять значну кількість часу. Вартість, звичайно, може не бути видимою, але вона є.
У США Xerox говорить, що час очікування документа в бізнесі з спільним центральним принтером становить близько трьох хвилин для кожного співробітника. Це досягає 13 годин на рік на одного працівника. Так що навіть малий бізнес з 10 співробітниками може відчути 130 годин втраченого часу.
Звіт
Звіт "Як оптимізувати бюджет ІТ за допомогою розумнішого управління документами" містить рішення, які можуть розгортати малі підприємства, щоб уникнути проблем, з якими стикаються опитування.
Перший - знайти партнера з керованими службами друку, щоб допомогти їм ефективніше керувати використанням принтера. У посаді на офіційному блозі Xerox менеджер з маркетингу каналів Xerox Ліза Грем пише про необхідність того, щоб підприємства стали більш активними в оцінці використання принтера. «Оцінка друку може швидко визначити економію витрат та поліпшення ефективності», - пояснює Грем.
Все, починаючи з покинутих документів на лотках принтера, купуючи матеріали, ненавмисно друкуючи кольором, та інші неефективності коштують вам.
Завдяки оцифровуванню, що перетворює майже кожну частину вашого бізнесу, довірені послуги керованого друку або інший партнер можуть включати в себе оцифрування, робочий процес документів, мобільний друк, хмарні технології та безпеку.
Як окреме, але пов'язане з цим питання, у звіті зазначається, що 90% підприємств були порушені через незахищений друк.
Висновок
Наприкінці звіту компанія Xerox рекомендує компаніям будь-якого розміру знайти відповідного партнера з керованих послуг друку, але це може бути неможливим для малих підприємств. Звіт надає цінну інформацію для тих, хто також не може дозволити собі наймати такі послуги.
Вибираючи новітні принтери з рішеннями для відстеження та моніторингу, впроваджуючи найкращі практики з гарним управлінням та навчаючи працівників, можна ефективно управляти проблемами, пов'язаними з нерегульованим використанням принтерів. Деякі рішення включають стандартизацію налаштувань, тому всі копії є чорно-білими, інтегруються з хмарними та мобільними робочими процесами, автоматизують робочі процеси та координують придбання товарів.
Зображення: Xerox
Більше в: Гаджети 1
