Канцелярські працівники слугують підтримкою відділів у межах компанії. Вони виконують широкий спектр завдань і обробляють основну частину документів, що надходять у бізнес. Канцелярія в офісі відповідає на телефони і вітає відвідувачів. Вони обробляють документи та подають необхідні документи у потрібних місцях.
Реєстраційний та реєстраційний обов'язки
Багато офісів укомплектовані адміністраторами та помічниками, які відповідають на телефонні дзвінки та переглядають вхідні дзвінки. Вони повинні знати інформацію про компанію для того, щоб відповідати на запитання, що виникають. Вони направляють дзвінки і приймають повідомлення, коли персонал не доступний. Багато компаній отримують великі обсяги телефонних дзвінків, і адміністратори повинні мати можливість їх правильно і ефективно обробляти. Персонал на стійках реєстрації привітає всіх відвідувачів, колег та клієнтів, які відвідують компанію. Вони екранізують і повинні негайно визначити, який тип доступу потребує відвідувач. Вони несуть відповідальність за зв'язок із охороною, коли відвідувача необхідно супроводжувати з будівлі.Деякі співробітники зберігають журнали зустрічей з інформацією про те, кого очікувати в певний час і куди їх надсилати.
$config[code] not foundОбробка документів
Завдання, пов'язані з документообігом, змінюються залежно від характеру компанії. У медичних установах, записи повинні бути створені, оновлені і подані; платіжна інформація повинна бути отримана; і оформлення документів страхової компанії. У юридичному офісі може знадобитися підготовка документації для адвокатів; деякі адвокати можуть направляти службовців для проведення досліджень з використанням юридичних журналів. У навчальному закладі службовим співробітникам, можливо, доведеться оновити записи студентів і відстежувати розклад занять. Деяким співробітникам, можливо, доведеться оновити інформацію про заробітну плату та оплатити рахунки. Інші службовці можуть вводити рахунки, замовлення на купівлю та іншу бухгалтерську документацію в комп'ютерні системи. Подача документів та сканування документів є іншими поширеними офісними функціями. Персонал також обробляє вхідну та вихідну пошту.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКоординація та планування
Деякі співробітники офісу слугують підтримкою керівництва компанії. Ці співробітники координують конференц-дзвінки і можуть служити наглядачем для інших працівників офісу. Вони можуть переглядати записки, листи та інші вхідні листи для визначення пріоритетів. Вони готують порядок денний для майбутніх зустрічей і переписують будь-яку необхідну інформацію від зустрічей та конференційних дзвінків. Вони беруть диктовку на листи і записки і організовують всі необхідні документи в файлах. Вони розраховують і координують будь-які домовленості про поїздки для управління і можуть замовляти готелі, орендувати автомобілі та ресторани.
Оргтехніка
Персонал офісу зазвичай керує канцелярськими товарами в приміщенні компанії. Можливо, їм доведеться замовляти папір, картриджі з чорнилом, ручки, олівці, блокноти, маркери, конверти, бланки та інші матеріали, необхідні для ведення бізнесу. Вони називають обслуговуючі компанії для перевірки факсимільних апаратів і принтерів, якщо це необхідно. Придбання нового офісного обладнання та інсталяції зазвичай відповідає комусь у офісі.
Інформація про зарплати 2016 року для секретарів та адміністративних асистентів
Секретари та адміністративні помічники заробили середньорічну зарплату в 38 730 доларів США у 2016 році, повідомляє Бюро статистики праці США. На нижньому кінці, секретарі та адміністративні помічники заробили 25-ти процентильну зарплату в розмірі $ 30,500, тобто 75% заробили більше цієї суми. Заробітна плата в 75 відсотків становить $ 48 680, тобто 25 відсотків заробляють більше. У 2016 році в США було зайнято 3990,4 тис. Осіб як секретарів та адміністративних помічників.
