Протягом багатьох років електронні таблиці Excel були основним продуктом як у професійних, так і в особистих колах для організації, розрахунку та представлення даних.
Вони були універсально функціональним інструментом для різноманітних програм, таких як ведення вкладки на фінансові показники компанії та управління запасами.
Не було жодного технологічного розвитку, здатного замінити електронні таблиці як фундаментальні для офісу (окрім поточних оновлень від Microsoft Office та подібних конкурентів, таких як Google Docs), тому електронні таблиці залишаються в активній циркуляції.
$config[code] not foundДля багатьох застосувань електронні таблиці як і раніше є цінними, але існує низка неефективностей, які заважають їм бути енергетиками, яких вони колись були.
Причини, чому ви повинні припинити використання таблиць
Якщо ви є шанувальником у форматі електронних таблиць, ви, мабуть, похитнули головою на думку про відмову від них. Однак існує кілька основних причин, чому ви повинні зменшити свою залежність від загальних таблиць:
1. Таблиці уразливі до помилок. Відповідно до системного ідентифікатора, майже 90% всіх таблиць мають помилки. Це може бути неправильна формула, неправильне число або неефективне форматування, що призводить до неправильного тлумачення. Звичайно, це не помилка електронних таблиць за своєю суттю - це вина людей, які керують ними. Тим не менш, ряд особливостей електронних таблиць - таких, як їх простота, пластичність, відсутність стримувань і противаг, а також відсутність комунікації - полегшують людям робити такі помилки. Оскільки електронні таблиці часто використовуються для цінної або конфіденційної інформації, навіть одна помилка може бути дорогою, тому не варто ризикувати.
2. Немає чітких правил форматування. Excel дає вам тонни варіантів, коли йдеться про те, як форматувати клітини, рядки, стовпці і навіть як цифри і дані представлені в аркуші. На перший погляд, це виглядає як чудова особливість - але сама кількість варіантів означає, що немає чіткого правила щодо того, що саме «неправильно» або «неправильно» для конкретних застосувань. Є деякі шаблони, доступні в Excel, але знову ж таки, немає стандартного форматування, за яким можуть керуватися всі ваші співробітники, партнери та клієнти. Форматування, яке має сенс для вас, може не мати сенсу для інших, що призводить до плутанини та проблем сумісності при спробі передавати дані іншій стороні.
3. Це занадто загальне, щоб відповідати більшості завдань. Сила електронних таблиць - їхня універсальність - але це також може бути слабкістю. Електронні таблиці є свого роду "джеком всіх торгів, майстром жодного". Вони гідні на виставці в різних додатках, але вони не є ідеальним рішенням для будь-якої конкретної функції. Через різноманітність технологічних інструментів, спеціально розроблених для індивідуальних функцій, електронні таблиці перевершуються практично в кожній програмі, яку ви можете придумати. Це схоже на відвідування спеціалізованого ресторану, а не того, що пропонує дещо будь-якої кухні - що спеціалізація робить готовий продукт кращим.
4. Лише одна людина може використовувати таблицю одночасно. Це тонка, але сильна слабкість електронних таблиць. Тільки одна людина може працювати в електронній таблиці в певний час. Навіть у опціях електронних таблиць, заснованих на хмарах, зазвичай лише одна людина може вносити активні зміни, а інші працюють з копією лише для перегляду. Це робить Вашу команду надзвичайно важкою для активного, постійного спілкування або співпраці над одним готовим продуктом. У нашому сучасному світі, з віддаленими працівниками та більш складними технологіями, потрібно більше рішень для легкого спільного управління.
5. Оновлення в режимі реального часу неможливі. За даними Forrester Research, потокове передавання даних у реальному часі та оновлення є одними з найважливіших сучасних технологій у роздрібній торгівлі (а також ряді інших галузей). Оскільки обсяг доступної інформації та ескалація вимог користувачів, такі як відстеження запасів і дані про клієнтів, спрямовуються до поточного поточного часу для швидшого та точного надання інформації. Таблиці не сприяють оновленню в реальному часі, вони не можуть бути інтегровані в інші системи автоматичного оновлення і, як ми вже бачили, лише один користувач може вносити зміни одночасно. Оновлення в реальному часі є набагато більш цінними.
Що використовувати замість цього
Так що є багато вагомих причин, щоб припинити використання електронних таблиць, але це не призводить до втрати ваших потреб. Вам ще потрібно відстежувати запаси. Ви все одно повинні повідомляти про фінанси та шанси, що вам потрібен простий спосіб переходу ваших старих матеріалів у нову систему. Що може замінити електронні таблиці?
Проста відповідь - це спеціалізоване програмне забезпечення. Існують тисячі типів програмного забезпечення для відстеження та управління, деякі з яких охоплюють багато потреб в цілому (наприклад, програмне забезпечення для спільної роботи команди), а деякі з них звужуються в цілеву нішу (наприклад, програмне забезпечення бухгалтерського обліку). Найкраще вибрати пакет програмних послуг, а-ля карт, які найкраще відповідають потребам вашої компанії. Там немає єдиного рішення для всіх (тому електронні таблиці стають застарілими), тому ретельно обговорюйте свої варіанти.
Фото електронної таблиці за допомогою Shutterstock
4 Коментарі ▼
