Для багатьох покликання на зустріч не є приємним явищем. У багатьох робочих місцях працівники витрачають велику кількість часу на зустрічі, які дуже часто дуже ефективно не виконують нічого. Замість того, щоб дати змогу зустрічі працювати, поєднуватися з іншими нікчемними - і, можливо, навіть болісними - зустрічами, які, можливо, раніше пережили учасники, встановивши своє крім ефективного планування і запуску своєї зустрічі.
$config[code] not foundВизначити цілі. Всі зустрічі повинні мати мету. Перед вашою зустріччю, вирішіть, що ви хочете досягти на цьому сідайте. Складаючи свою мету, напишіть коротку та зрозумілу заяву, наприклад, "Вибрати рекламну кампанію за четвертий квартал".
Підготуйте порядок денний. Перерахуйте всі теми, які ви хочете обговорити на зустрічі, в тому порядку, в якому ви хочете їх обговорити. Додайте додаткову ясність до свого порядку денного, розмістивши оцінену кількість часу біля кожного пункту для обговорення, щоб допомогти вам переконатися, що ви не включили занадто багато елементів.
Діліться своєю метою і порядком денним до зустрічі по електронній пошті. Поділяючи ціль зустрічі та порядок денний з тими, хто буде присутнім напередодні їхнього приїзду, ви даєте їм змогу подумки підготуватися до зустрічі, а також дати їм можливість підготуватися з документами або іншими матеріалами, необхідними для планування теми.
Встановіть ролі. Виберіть особу, яка буде секретарем, і попросіть цю особу зробити нотатки під час проведення зустрічі. Призначте іншому учаснику зборів, щоб він діяв як зберігач часу. Ця особа буде стежити за годинником і допоможе переконатися, що ви дотримуєтеся запланованого розподілу часу для кожного пункту порядку денного. Оголосіть себе модератором наради і візьмете на себе завдання просуватися по пунктах порядку денного своєчасно та ефективно.
Повторіть контроль за зустріччю, якщо він вислизне з вас. Особливо, якщо учасник на Вашій зустрічі має тенденцію вести збори в оману, дуже важливо, щоб Ви здійснювали свою владу як лідера зустрічі і тримали сесію на курсі. Щоб зробити це ефективно, ввічливо нагадуйте особі, що намагається захопити зустріч з причиною зустрічі, і попросіть його зберегти свої побоювання на стороні для обговорення пізніше.
Призначення завдань. Коли ви пересуваєтеся через обговорення і вирішуєте те, що потрібно робити, призначте ці завдання на місці. Також встановіть дату завершення кожного завдання, підвищуючи шанси, що завдання дійсно буде зроблено. Попросіть особи, які беруть протокол зустрічі, записати ці завдання.
Завершіть зустріч вчасно. Якщо ви дозволите зустрічі пройти повз заплановану кінцеву точку, ви, швидше за все, знайдете, що багато хто з учасників психічно перевіряють сідайте. Якщо ви доберетесь до кінця свого відведеного часу і у вас є предмети, які ще потрібно обговорити, подайте їх на більш пізню дату з поваги до тих, хто дав свій час для участі в засіданні.
Поділіться хвилинами після зустрічі. Надішліть електронний лист про зустріч разом з подякою учасникам за їх співпрацю та відданість справі 24 години після завершення зустрічі. Якщо під час зустрічі Ви призначили багато завдань, увімкніть ввічливе нагадування учасникам, щоб виконати призначені пункти.
