Електронна пошта може бути важливою, але якщо ви не спілкуєтеся правильно, ви дійсно можете завдати шкоди вашому бізнесу.
Є деякі правила та рекомендації щодо етикету електронної пошти, які ви можете дотримуватися, щоб переконатися, що ваша електронна пошта є надійною. Ось 50 порад.
Поради з бізнес-етикету по електронній пошті
Майте професійну електронну адресу
Перш ніж ви навіть почнете надсилати електронну пошту, потрібно переконатися, що ваша фактична адреса електронної пошти є доречною. В ідеалі у вас буде офіційна електронна адреса, яка закінчується URL-адресою вашої компанії. Але якщо ви використовуєте персональний обліковий запис Gmail або щось подібне, просто переконайтеся, що ви тримаєте його просто з вашим ім'ям або ініціалами, замість того щоб намагатися стати милою або смішною.
$config[code] not foundВключіть пряму тему
У кожному повідомленні електронної пошти потрібно включити тему, яка точно відображає вміст електронної пошти. Тільки кілька слів слово дасть одержувачу уявлення про те, що очікувати, перш ніж вони насправді прочитати ваше повідомлення.
Використовуйте лише "Відповісти всім", коли потрібно
Коли ви отримуєте повідомлення електронної пошти, які включають всіх у вашій організації або навіть кількох людей, ви можете піддатися спокусі просто включити всіх у відповідь. Але це може призвести до великої кількості витраченого часу для людей, якщо повідомлення не стосується їх. Тому будьте обережні і відповідайте лише тоді, коли це абсолютно необхідно.
Коректування
Ви не хочете витрачати час на створення великих повідомлень електронної пошти лише для того, щоб вони були заповнені помилками орфографії та граматики. Отже, перш ніж надсилати повідомлення, перевірте і перевірте орфографію, щоб уникнути можливих помилок.
Перечитайте для Tone
Але ви також повинні фактично прочитати ваше повідомлення з розумом про те, як ваш одержувач буде читати його. Іноді тон може втратитися в електронній пошті. Так що просто переконайтеся, що він читає, як ви маєте намір.
Слідкуй за своїми манерами
І, звичайно ж, ви повинні включати в себе такі тонкощі, як будь ласка, і дякувати вам у кожному повідомленні.
Тримайте його більш формальним для клієнтів / керівників
Є багато різних рівнів формальності, коли мова йде про електронну пошту. Тому переконайтеся, що ви вважаєте, що ваші відносини з кожною людиною, перш ніж ви отримаєте занадто комфортно. «Гей, хлопці», можливо, буде відповідним привітанням для ваших друзів. Але при роботі з клієнтами, ви, ймовірно, хочете зберегти його трохи більш професійним.
Використовуйте формальність для нових контактів
Крім того, хороша ідея зберігати справи досить формальними з людьми, яким ви надсилаєте електронну пошту вперше, доки ви не дізнаєтеся про них досить добре, щоб змінити їх.
Використовуйте Прийнятне привітання
Більш конкретно, ви хочете розглянути привітання, які ви використовуєте для кожної людини. Як правило, ви повинні тримати "Ей …" людям, яких ви добре знаєте. "Привіт" і повні імена більш підходять для клієнтів або перших контактів.
Дотримуйтеся точки
У фактичному тексті вашої електронної пошти потрібно зберегти її якомога коротше. Не змушуйте одержувача читати роман, просто щоб з'ясувати, в чому полягає ваша головна думка.
$config[code] not foundРозбийте довгі повідомлення
Якщо у вас є кілька пунктів, щоб розбити текст з різними абзацами або навіть цифри, щоб полегшити читання.
Будьте чіткі з Вашим закликом до дії
Ви також повинні розглянути те, що ви хочете зробити з вашим повідомленням. Якщо ви шукаєте, щоб вони відповідали певною інформацією, повідомте їм це право в кінці електронної пошти.
Доглядайте за допомогою скорочень і жаргону
Якщо ви включили в електронні листи будь-які акроніми або спеціальні жаргони, зверніть увагу на знання одержувача. Наприклад, якщо ви маєте справу з клієнтами в різних галузях, ви можете включити трохи більше інформації, ніж з вашими колегами.
Розгляньте ваше закриття
Потім у кінці кожного електронного листа потрібно вибрати відповідне закриття. Використовуйте щось на зразок "дякую" або "найкраще" для ділових листів.
Включіть блок підписів
Можна також включити блок підписів, який містить додаткову інформацію в нижній частині електронних листів. Включіть своє ім'я та деякі контактні дані.
Запишіть будь-які вкладення
Якщо ви додаєте будь-які документи до електронної пошти, дайте одержувачу знати, що це таке, щоб вони не повинні відкривати його лише для того, щоб дізнатися.
Не забувайте додавати
Крім того, люди часто говорять, що вони щось додають, а потім забувають про це. Тому перевірте перед відправкою.
Перевірте розмір файлу
Але будьте обережні при підключенні великих файлів. Тільки виконуйте це, коли це абсолютно необхідно. Або ви можете спробувати змінити розміри фотографій або розбити файл на дрібніші, щоб зробити його більш керованим.
Zip великих файлів
Коли вам потрібно приєднати великі файли, помістіть їх у файл.zip, щоб полегшити його одержувачу.
Попросіть про ці вкладення
Також корисно попросити одержувача, якщо він заздалегідь надіслати великий файл. А потім з'ясуйте, коли буде найкращим часом для вас відправити такий файл.
Запит про типи файлів
Крім того, перевірте та перегляньте, до яких програм отримуєте доступ одержувачі, щоб переконатися, що вони зможуть відкривати відправлені вами вкладення.
Надсилати PDF-файли, коли це можливо
Але файли PDF прості для перегляду на будь-якому пристрої. Тому, якщо це можливо, надсилайте файли PDF, а не файли, які потребують певної програми.
Не відкривайте вкладення від людей, яких ви не знаєте
З іншого боку цього рівняння, коли ви отримуєте вкладення в електронному листі, якого ви не очікували, будьте обережні у його відкритті. Якщо ви щось не впевнені, запитайте відправника про вкладення, перш ніж його дійсно відкриєте.
Не надсилайте конфіденційну інформацію
Оскільки повідомлення електронної пошти так легко пересилати та обмінюватися повідомленням, або випадково надсилати їх неправильній особі, це не правильний формат для надання будь-якої конфіденційної або конфіденційної інформації.
Використовуйте обережність з гумором
Ви також можете піддатися спокусі додати трохи веселощів або гумору до ваших листів. Але оскільки це може бути важко розшифрувати тон в електронних листах, просто переконайтеся, що він дуже зрозумілий або тримайте жарти людям, з якими вам дійсно зручно.
Тримайтеся подалі від дурних шрифтів
Електронна пошта також не є правильним місцем для творчого підходу до елементів дизайну. Дотримуйтеся шрифтів, які є класичними і легко читаються.
Палиця з чорним і білим
Крім того, тримайтеся подалі від унікальних кольорів шрифту та шаблонів фону. Класичний чорний і білий - найпростіший для читання.
Обмеження використання знаків оклику
Знак оклику може допомогти вам передати почуття збудження або акцент. Але не використовуйте їх у надлишку, або ваше повідомлення не буде настільки професійним.
Використовуйте обережність з усіма кришками
Всі шапки також можуть додати певний акцент. Але він також може зіткнутися з криком. Отже, якщо це не є необхідним, розгляньте можливість використання курсиву або щось інше.
Використовуйте лише смайлики з певними людьми
Коли мова йде про смайлики та смайлики, зберігайте їх у розмовах з друзями та близькими співробітниками, які, на вашу думку, не будуть неправильно інтерпретувати або вважати їх непрофесійними.
Розгляньте різні культури та мови
Ви також можете іноді співпрацювати з людьми з різних культур або походженням. Тож не забудьте врахувати, що при створенні відповідей, щоб ви не ображали або заплутували будь-кого.
Крок назад перед відправкою емоційних повідомлень
Якщо ви коли-небудь опинитеся в ситуації, коли вам доведеться відправити розлючений або інший емоційний лист, розробити своє повідомлення, а потім відійти на деякий час, щоб очистити голову. Потім перегляньте повідомлення пізніше, щоб переконатися, що ви хочете сказати.
Відповісти на випадкові повідомлення
У ситуаціях, коли ви отримали повідомлення електронної пошти, яке не було призначене для вас, надішліть відповідь відправнику, щоб він швидко повідомив про це.
Підтвердьте отримання для повідомлень, які ви не можете отримати відразу
А якщо ви отримаєте електронний лист, який призначений для вас, але ви не можете відповісти на нього відразу, просто дайте відправникові знати, що ви його отримали, і коли ви зможете дістатися до нього.
Запустіть нову ланцюжок електронної пошти для нових суб'єктів
Якщо ви часто надсилаєте повідомлення комусь, з яким ви відповідаєте, це може спокусити постійно тримати лише один ланцюжок. Але це може ускладнити ваше спілкування. Тому почніть новий ланцюжок для кожного нового суб'єкта.
Лише вперед повідомлення, коли це необхідно
Пересилання може бути корисною функцією для користувачів електронної пошти. Але вона також може бути зловживана. Тому, перш ніж пересилати будь-які повідомлення, просто переконайтеся, що вони дійсно потрібні, щоб не бомбардувати людей електронною поштою.
Додайте особисте повідомлення при пересилання
Коли ви вважаєте за потрібне пересилати електронні листи, додайте особисте повідомлення у верхній частині, щоб пояснити, а не просто натискати вперед і примушувати одержувача прочитати всю електронну пошту без контексту.
Перевірте вміст перед пересиланням
А якщо ви пересилаєте новини або будь-яку інформацію, за якою ви не можете особисто поручитися, зробіть кілька коротких досліджень, щоб перевірити точність, щоб ви не втратили час для інформації, яка не є правильною.
Не додайте людей до списків електронної пошти, для яких вони не зареєструвалися
Якщо у вас є групи або списки електронної пошти, які регулярно надсилаються електронною поштою, додайте людей до цього списку, лише якщо вони надали дозвіл.
Ввічливо просять вилучити списки, на які ви не зареєструвалися
Якщо ви коли-небудь додавалися до списку, на який ви не зареєструвалися, не бійтеся зв'язатися з відправником і ввічливо попросити його зняти.
Дайте людям достатньо часу, щоб відповісти перед відправкою нагадувань
Якщо ви надіслали повідомлення електронної пошти та не отримали відповіді, можна надіслати швидке нагадування. Просто переконайтеся, що ви дали людині день або два, щоб відповісти, залежно від того, як довго це зазвичай вимагає від них.
Перевірте папку спаму
Також непогано перевірити папку для небажаної пошти або спаму, перш ніж надсилати повідомлення нагадування людям - на всякий випадок, якщо вони вже надіслали його.
Використовуйте повідомлення відсутності під час відпустки
Коли ви йдете у відпустку або виїжджаєте з офісу більше ніж на день або два, налаштуйте автовідповідь або повідомлення про відсутність, щоб люди отримали швидку відповідь, коли вони надсилатимуть вам електронну пошту.
Нехай люди знають, коли ви відповісте
У цьому повідомленні вкажіть дату повернення в офіс і очікуєте повернення електронних листів, щоб вони знали, коли очікувати відповіді.
Дайте їм ще один контакт для термінових питань
І лише у випадку, якщо будь-які запити є особливо нагальними, включіть інший контакт у вашому бізнесі, з яким вони зможуть зв'язатися.
Додайте останню адресу електронної пошти
Якщо ви створюєте нову електронну пошту, почніть з теми та вмісту, перш ніж додати адресу електронної пошти одержувача. Це запобігає випадковому надсиланню надто рано.
Двічі перевірте одержувача
Також потрібно переконатися, що ви відправляєте його потрібній особі. Тому завжди двічі перевіряйте, перш ніж відправити.
Триразове перевірка назви Spelling
Поверніться і ще раз перевірте, чи правильно написано ім’я особи у вашій електронній пошті. У цьому випадку ви не можете бути надто обережними.
Переконайтеся, що ваше ім'я відображається правильно
Також слід переконатися, що ваше ім'я правильно відображається у вашому підписі та в полі відправника.
Видалити швидко, якщо необхідно
Деякі клієнти електронної пошти, такі як Gmail, мають функцію, яка дозволить вам видалити надіслані електронні листи, якщо ви зробите це прямо зараз. Так що якщо ви забули перевірити що-небудь, видаліть електронну пошту швидко, перш ніж вона дійсно отримає одержувача.
Надсилайте фотографії через Shutterstock
Більше в: Популярні статті 9 Коментарі ▼
