Електронна пошта може бути швидким і ефективним способом підтримувати зв'язок з колегами, але неправильне використання не тільки непрофесійно, це може коштувати вам вашої роботи. Кілька порад допоможуть вам зберегти професійний етикет електронної пошти.
Почніть з адресою електронної пошти одержувачу, використовуючи належну назву, тобто Шановний пані пані пані Міс. Д-р д-р. Відсутність формальності є найпоширенішою помилкою. Незалежно від засобу спілкування, певний етикет є дуже важливим. Якщо ви звертаєтеся до одержувача за офіційною назвою, зробіть це також і в електронних листах.
$config[code] not foundЯкщо електронна пошта доставляється декільком одержувачам, ви можете замінити Шановні панове, пані, панове, (Назва компанії) персоналу тощо.
Пропустіть один рядок і введіть свій вміст - інформаційний вивід, до якого звертається стаття. Це ніколи не повинно містити сленгу, ненормативну лексику, наготу, сарказм, жарти, деградацію особи, або будь-яку іншу інформацію, яка може бути розцінена як образа для будь-кого.
Тримайте ваше повідомлення безпосередньо і до точки. Базуйте його на фактах, а не на емоціях.
Ніколи не забувайте, що електронні листи легко пересилаються. Навіть якщо призначені одержувачі не пересилають електронну пошту, деякі компанії контролюють електронну кореспонденцію без відома користувача комп'ютера. Крім того, після того, як щось надруковано в електронному або іншому вигляді, його можна посилати на невизначений проміжок часу. Сьогодні дружній реципієнт може стати противником.
Пропустіть рядок і закрийте відповідним підписом. Це має включати ваше повне ім'я, назву компанії, відділ, якщо це необхідно, адресу компанії та інформацію про контактний телефон.
Приклад:
З повагою;
Джон Сміт, редактор ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Лос-Анджелес, Каліфорнія 92567 Телефон: (213) 456-7485 Мобільний телефон: (213) 654-8768
У рядку теми назвіть належним чином адресу електронної пошти, щоб її легко було визначити.
Завжди перевіряйте орфографію! Орфографічні помилки погано відображають автора.
Коректування. Потім дайте йому посидіти 20 хвилин або якомога довше і знову перевірте. Якщо вирішується важливий момент або питання, маєте іншу індивідуальну коректуру перед відправкою одержувачам.
Це дуже легко натиснути кнопку відправити, але контролювати бажання, як тільки поштою відправлено ви не можете виправити помилки.
Не використовуйте смайлики, як милі, як здається.
Крім того, не використовуйте занадто багато кольорів. Намагайтеся тримати кольори до двох максимум за електронну пошту.
Завжди BCC (Blind Carbon Copy), так що у вас є копії вашої кореспонденції, навіть якщо ваша програма електронної пошти автоматично зберігає копії надісланої електронної пошти.
Ви скоро звикнете до формальності. Одержувачі оцінять ваш професіоналізм, і ви можете допомогти уникнути потенційно шкідливих помилок.
