Однією з обов'язків співробітників, що працюють на різних рівнях влади, є написання інформаційних записок для політиків, які використовують меморандуми для того, щоб просвіщати себе про проблеми та направляти їх у формуванні протоколів, процедур та законів. Брифінг-записка - це стислий виклад питання чи справи, що представляє заклик до дій читача. Успішна пам'ятка переконує читача діяти, надаючи конкретні докази, які легко зрозуміти та оцінити.
$config[code] not foundПочніть нотатку, написавши "Кому:" і "Від:" Вставте ім'я відправника і одержувача після двокрапки. У наступному рядку введіть дату написання записки. Завершіть цей розділ, написавши "Тема:", за якою йтиметься тема, на яку посилаються мемо.
Вкажіть дію, яку потрібно читати читачам у першому реченні або абзаці записки.
Підтримуйте увагу читача, використовуючи короткі, стислі абзаци, що не перевищують 5 речень. Вказуючи причини для вжиття заходів, перелічіть кожну причину в окремому пункті.
Використовуйте емпіричні докази, щоб переконати читача в необхідності запропонованого курсу дій. Наприклад, наводити статистику житла з низьким рівнем доходу, коли прагнемо змінити цю політику зонування. Уникайте узагальнень, які ви не можете підтримати фактами.
Окреслити альтернативні напрями дій або політики, що описують переваги та недоліки кожного з них.
Уникайте необгрунтованого або формального висловлювання, наприклад, "за нашою дискусією", і технічний жаргон, коли ви цитуєте факти і цифри. Використовуйте просту, пряму мову, яку може зрозуміти будь-який читач.
Використовуйте активний голос, на відміну від пасивного, протягом усього записки, щоб заохочувати дії. Якщо ви добре знаєте одержувача пам'ятки, використовуйте займенники першої особи, такі як "я" і "ми", оскільки люди частіше роблять щось для тих, кого вони вважають особисто знаними. Надалі підкреслюйте такі особисті зв'язки, використовуючи такі скорочення, як "я".
Повторюйте необхідність дій в кінці записки. Обов'язково вкажіть, чи є термін дії, який необхідно виконати.
Увага
Брифінг, що перевищує дві сторінки, стає доповіддю, яку читач навряд чи прочитає одразу після отримання.
