Ви можете виконати дивовижні речі в бізнесі, коли у вас є правильні інструменти, як технологічні, так і соціальні. Це особливо стосується управління проектами компанії.
Деякі чудові інструменти у вашому арсеналі, такі як наступні, повинні відповідати всім потребам управління проектами.
У вас є всі сім?
Програмне забезпечення для управління проектами
Завдяки сучасним технологіям, програмне забезпечення для управління проектами стало простіше у використанні, ніж коли-небудь. Найкращі програми дозволяють зберігати всіх ваших співробітників на одній сторінці, з інтерактивними часовими шкалами, відстеженням даних, тимчасовим штампуванням, витратами на кожне завдання, збором контенту та можливостями делегування.
$config[code] not foundЗа словами Тома Тренора, директора з маркетингу компанії Wrike, компанії з програмного забезпечення для управління проектами, «Вам потрібна опція управління проектами, що дозволяє легко створювати завдання, залучати членів команди за допомогою легкого тегування, а також інтегрується з платформами електронної пошти та обміну файлами. Використання відмінного програмного забезпечення для управління проектами є одним із ключових слів для успішного досягнення ваших бізнес-цілей.
Спільні платформи
Кожен проект потребує доступу до можливостей спільного використання файлів для того, щоб у будь-який час тримати відповідних членів команди на задачі. Це дозволяє отримувати доступ до файлів від менеджера проекту до членів команди і допомагає мінімізувати питання проекту і неефективне управління часом.
Найкращі програми спільного використання матимуть наступні якості:
- Доступ до Інтернету доступний будь-де за допомогою підключення до Інтернету
- Прості функції редагування
- Можливість прикріпити проект до завдання
- Спільне використання можливостей між співробітниками
- Функції безпеки, які захищають і створюють резервні копії вашої роботи
- Інтеграція з програмним забезпеченням для управління проектами
Серед найбільш поширених платформ спільного використання є Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive і Communifire.
Аналіз проекту
Для того, щоб тримати ваші робочі місця якнайпростіше, потрібен інструмент аналізу проекту, який збиратиме дані з програмного забезпечення для управління проектами. Такі дані покращать вашу ефективність та обробку.
Найкращі параметри управління проектами будуть мати програмування в програмі, але ви також можете знайти окремі альтернативи, які збирають дані для вас. Отриманий звіт буде показувати вам час та гроші, витрачені на кожний проект, кількість людей, які беруть участь, кількість необхідних комунікацій та будь-яку іншу інформацію, яку потрібно знати для того, щоб спростити процеси та покращити свій результат.
Стандарти зв'язку
Перш ніж розпочати проект з будь-якими співробітниками, ви повинні визначити свої стандарти комунікації. Більшість компаній використовують електронну пошту для всіх комунікацій, але це не буде працювати для кожної компанії та кожного проекту.
Дозвольте вашим співробітникам знати належні канали, щоб пройти, коли їм потрібно поставити запитання, взяти участь у зборах команд, обговорити творчі ідеї та взаємодіяти з товаришами по команді.
Наприклад, ви, можливо, захочете, щоб усі прості запитання та командна взаємодія відбувалися в функції коментаря програмного забезпечення для керування проектом; і всі зустрічі команд відбудуться за допомогою групового відеочату, наприклад, Google Hangouts.
Визначення цих стандартів на початку дозволить скоротити втрачений час і непорозуміння і допомогти вам забезпечити більш ефективну роботу.
Шаблони
Більшість ваших проектів, ймовірно, підпадають під одні й ті ж категорії. Наприклад, якщо ви спеціалізуєтеся на SEO, ви, ймовірно, працюватимете з кампаніями PPC, соціальними сигналами та вмістом веб-сайту.
Для того, щоб зробити проекти більш плавними, ви можете розробляти шаблони для кожної з цих категорій. Це може зайняти трохи більше часу на початку, але це буде варто, коли різні аспекти кожного проекту працюватимуть ефективніше, а робота, яку виконують члени вашої команди, потребує меншого перегляду.
Делегована відповідальність
Загальним прокляттям менеджерів проектів є бажання зробити все самостійно, тому що ви вважаєте, що зможете зробити це правильно. Як правило, неможливо зробити все самостійно, а надмірна робота призведе лише до неякісної роботи під час гонки, щоб завершити все вчасно.
Проект, належним чином розділений між кожним з його членів, є проектом, який, швидше за все, матиме успіх. Пам'ятайте лише, що делегування завдання означає, що ви довіряєте іншим членам команди правильно виконувати роботу, і вам потрібно показати цю довіру, перевіряючи її лише зрідка, а не мікроуправління кожним елементом роботи.
Делегування обов'язків, а потім довіра членам вашої команди для виконання завдання не тільки полегшить ваші навантаження, але й підвищать продуктивність працівників з часом.
Визначення лідерства
Успіх більшості проектів залежить від певного лідера, який володіє рисами професіонала. Якщо у вас немає чіткого лідера, це призведе до плутанини і уповільнення процесу, оскільки члени вашої команди виводять її під час прийняття рішень, оскільки ніхто не призначений для прийняття остаточних рішень.
Солідарний лідер може втілити найкращі ідеї членів вашої команди на практиці і винести останнє слово на рішення проекту. Керівник групи також повинен:
- Виступайте за бачення,
- Добре спілкуйтеся,
- Спілкуйтеся відкрито та чесно з усіма співробітниками,
- Виділяйте захоплення проектом,
- Делегат без мікроуправління,
- Довіра та навички прийняття рішень,
- Знати, як вирішувати проблеми, як вони
- Запропонуйте відгуки та похвали, коли заслужено
- Прислухайтеся до чужої інформації та заохочуйте творчість та ідеї.
Компетентний лідер є одним з найважливіших інструментів у вашому поясі управління проектами. З визначеним лідером, який бажає працювати з усіма вашими співробітниками, успішне управління проектами не тільки можливо, але ймовірно.
Керівник проекту Фото через Shutterstock
7 Коментарі ▼
