Уявіть, що ви змушені сприймати гвинтівку через шафи для документів у пошуках старої папки з важливим документом, який вам потрібно вирішити запитом клієнта.
Добре, пошук такої інформації, що міститься в поданому паперовому документі, може бути обтяжливим, розчаровуючим і, без сумніву, уповільненням. Однак, коли ви скануєте старі документи та зберігаєте їх у електронній базі даних, це може зробити управління документами набагато простішим та ефективнішим для вашого бізнесу.
$config[code] not foundЩо таке сканування документів?
Сканування документів, також відоме як формування зображень, просто визначається як процес захоплення цифрового зображення паперового документа (або мікрофільму).
"Це те, як ваші паперові документи перетворюються на електронні пошукові зображення, що може значно допомогти вашому бізнес-процесу", - розповів Ніл МакКеівер, фахівець із обробки зображень у Великобританії з керування документами і скануванням Kefron.
Весь процес перетворення фізичних документів у цифровий формат також включає сканування та зйомку зображення за допомогою програмного забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR). OCR розумно розпізнає цифрові фотографії та перетворює їх у текстові документи, щоб дозволити пошуку за ключовими словами в документі.
"Коли все зроблено правильно, сканування документів може змінити спосіб роботи вашого бізнесу на краще, а також заощадити час і гроші", - додав Макківер.
Переваги сканування документів у бізнесі
За словами Макківера, чия заявлена робота полягає в тому, щоб допомогти малим і корпоративним клієнтам впроваджувати і підтримувати свою систему управління інформацією найбільш ефективним і своєчасним способом, існує ряд причин сканування документів (або зображень), які можуть бути цінними для вашого бізнесу.
Він пояснює шість основних переваг сканування документів для підприємств:
1. Сканування документів економить час і гроші
Завдяки легкому доступу до всіх ваших файлів і документів одним натисненням кнопки, вам або вашим співробітникам не доведеться витрачати час на пошук у вікнах і файлах, щоб знайти потрібний документ. Ви не будете платити співробітникам завдання, яке може зайняти кілька годин, коли його потрібно завершити за лічені секунди.
2. Сканування документів покращує обслуговування клієнтів
З зображеннями документів можна оцифровувати кожну частину файлу та індексувати його діапазоном метаданих. Це означає, що якщо вам потрібна певна інформація - наприклад, номер рахунка-фактури - ви можете її знайти миттєво. Це особливо корисно, якщо ви хочете якомога швидше задовольнити потреби ваших клієнтів.
3. Сканування документа зменшує простір для зберігання
Перетворюючи всі фізичні документи на цифрові файли, вам більше не потрібно буде зберігати їх там, де вони знаходяться поруч. Вони можуть бути передані в коробку і відправлені на захищені, спеціальні сайти, звільняючи місце у вашому офісі для більш важливих речей і зменшуючи витрати, пов'язані з зберіганням паперових файлів.
4. Сканування документів покращує безпеку
Оскільки ці паперові файли не потрібні на місці, їх можна зберігати в спеціальних сховищах, які мають видатні протоколи безпеки. Вам також не доведеться турбуватися про безпеку в офісі, оскільки всі цифрові файли та резервні копії можуть зберігатися віддалено на високозахищених серверах.
5. Сканування документів дозволяє Вам спільно використовувати та спільно працювати
Ще однією перевагою цифрових файлів над паперовими є обмін документами. Кілька колег можуть отримати доступ до того самого документа, коли це необхідно, зменшуючи втрачений час ще раз, коли паперові файли повинні передаватися з одного відділу до іншого.
6. Сканування документів допомагає вам дотримуватися правил відповідності
Нарешті, ви можете виявити, що процедури відповідності у вашій галузі вимагають, щоб деякі документи зберігалися як у цифровій формі, так і фізично. Встановлення безпечного та ефективного рішення для створення зображень на місці тепер може заощадити час і зусилля.
Сканування фотографій через Shutterstock
3 Коментарі ▼
