До того ж, канцелярські завдання, такі як друкування, подача документів і відповідь на офісні телефони, колись були віднесені до секретарів, виконавчих помічників та адміністративних працівників. Але з більшою кількістю робочих місць, які вимагають технологічних навичок, не є незвичайним очікуванням для професіоналів (включаючи адвокатів, лікарів, вчителів тощо) використовувати технічні навички для виконання щоденних завдань. Оскільки багато працівників використовують комп'ютери, канцелярська робота стала невід'ємною частиною практично кожної роботи та професії. Співробітник GoodTemps Carissa Doshi обговорює, чому ці шість службових навичок є життєво важливими для офісних працівників: введення, подання, введення даних, використання телефону та знання з Microsoft Word та Excel.
$config[code] not foundТипові офісні навички
Незалежно від того, чи ви претендуєте на посаду виконавчого асистента чи адвоката персоналу, ви повинні мати певні навички. Залежно від вашої ролі, ви не можете називати ці навички строго канцелярськими - опис їх як офісних навичок може бути більш точним.Наприклад, адміністративний помічник, природно, проведе більшу частину свого робочого дня, виконуючи канцелярські завдання. Тим не менш, адвокати, медсестри та інші професіонали також покладаються на свої навички друкування та пов'язані з ними технологічні навички у складанні листів клієнтів, складання звітів про відвідування медичного офісу, написання юридичних записок або ведення записів на ноутбуці під час судового розгляду. Адміністративний асистент може посилатися на свої "технічні навички" при описі своєї кваліфікації, тоді як адвокат персоналу може просто використовувати термін "офісні навички", щоб пояснити, що вона знає свій шлях навколо клавіатури. Широке і багатофункціональне використання канцелярських та типових офісних навичок ви зобов'язані комп'ютерам, ноутбукам, планшетам та смартфонам.
Покращіть свою здатність вводити текст, Microsoft Word і Excel
Розуміння розміщення букв на клавіатурі та букв, на яких ви відкладаєте пальці, є ключовими (не потрібні каламбури) для швидкого та точного набору тексту. Перш ніж подати заявку на роботу, яка вимагає ввести в якості необхідної кваліфікації, скористайтеся тестом онлайн-набору, подібним до того, який пропонується на LiveChat. Тест онлайн-набору буде вимірювати вашу швидкість (слова за хвилину, або WPM) і точність. Багато роботодавців цінують точність над швидкістю. Наприклад, якщо ви вводите 100 слів за хвилину і ваша точність складає лише 60 відсотків, ви витратите час на виправлення помилок. Ви також можете прагнути набрати 50 WPM зі 100-відсотковою точністю. Є багато онлайнових посібників, які допоможуть вам поліпшити свої навички набору тексту.
Навички канцелярської справи сьогодні є синонімом можливості використання на комп'ютері додатків продуктивності, таких як Microsoft Word, Excel і часто PowerPoint і Access. Ваш досвід роботи з Microsoft Word, Excel та іншими програмними додатками залежить, зокрема, від ваших навичок друкування. Те ж саме з введенням даних. Коли ви створюєте кореспонденцію, звіти або інші письмові матеріали у форматі розповіді, ймовірно, ви будете використовувати Microsoft Word. Створені електронні таблиці потребують навичок введення даних і знань Microsoft Excel - обидві з яких вимагають точності, а в деяких випадках і швидкості, залежно від того, наскільки швидко ви повинні зробити свою роботу. Термін "введення даних" зазвичай відноситься до клавіатурних навичок (тобто, введення тексту), які включають номери, разом з вашим рівнем комфорту з правою стороною клавіатури, яка схожа на 10-клавішну машину.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingТелефонні та офісні комунікації
Секретарям, адміністративним помічникам і адміністраторам, як правило, потрібно відповідати на офісні телефони, які можуть варіюватися від однієї телефонної лінії до багатолінійної системи бізнес-телефонів або комутаторів, подібної до Voice Over Internet Protocol (VOIP).
Незалежно від кількості телефонних ліній, на які ви повинні відповісти, правильний телефонний етикет є важливою областю канцелярської роботи. Звичайні телефонні обов'язки офісного працівника включають чітке та професійне реагування на абонентів, а також знання, як правильно направляти та перенаправляти дзвінки. Навіть якщо ви не є адміністратором, ви повинні знати, як правильно відповісти на дзвінки, якщо ви отримаєте неправильний дзвінок. Якщо ви подаєте заяву на неадміністративне становище, не перераховуйте навички роботи з вашим резюме - просто зверніться до своїх письмових та усних навичок комунікації, тому що навряд чи ви будете призначені на службу по телефону. З іншого боку, якщо ви зацікавлені в неадміністративному положенні, і ви є резервним адміністратором або якщо ви керуєте канцелярським персоналом, вкажіть ваші знання про складні системи телефону або комутатора, щоб зрозуміти, що ви знайомі з обладнанням.
Опис ваших канцелярських здібностей
Як ви описуєте свої технічні навички і здібності, може залежати від позиції, на яку ви звертаєтеся. Якщо оголошення про роботу спеціально зазначає, що канцелярські обов'язки є частиною роботи, то всіма способами ваше резюме та заявка повинні включати розділ "Клерикальні навички". У цьому розділі вкажіть програмні програми, якими ви володієте; якщо ви досвідчений користувач, укажіть це в описі. Якщо у вас є підготовка або сертифікація в цих додатках, ви можете також включити це в опис ваших навичок або в іншому розділі вашого резюме для навчання і сертифікації. Крім того, якщо у вас є багаторічний досвід роботи з певними додатками, перелічіть це також.
Наприклад, ваше резюме може зазначати: "Microsoft Word - 10 років досвіду, включаючи потужний досвід створення складних звітів, складання кореспонденції та використання функцій поштового зв'язку для ефективної обробки масових розсилок. Microsoft Excel - 8 років досвіду, у тому числі 3 роки з використанням таких функцій, як створення багаторівневих формул, зведених таблиць і VLOOKUP. "
Якщо ви претендуєте на роботу, де ви не є членом адміністративної команди, або якщо ви не подаєте заяву на службу, подумайте, описуючи свої технічні навички таким чином, що не схожий на бухгалтера, який шукає секретаря позиції. Наприклад, якщо оголошення про роботу призначене для бухгалтера, який володіє знаннями про програмне забезпечення та додатки для продуктивності, не слід перераховувати "Clerical Skills" на своєму резюме. Включіть короткий опис вашого знання з конкретними додатками, такими як Microsoft Excel, Access і PowerPoint - це найчастіше додатки, якими співробітники повинні виконувати професійні ролі. Знову ж таки, якщо ви є передовим користувачем Excel або отримали навчання або сертифікацію в програмі, яку використовують бухгалтери, включіть її у своє резюме. Ви можете використовувати заголовок "Програми продуктивності" або щось подібне, щоб він не виглядав так, як ви більше зосереджені на канцелярських аспектах роботи, яку ви бажаєте, а не на кваліфікації, які ви доводите до таблиці для позиції вищого рівня.
Адміністративного помічника вакансій, що вимагають канцелярських навичок
Ролі адміністративних асистентів вимагають технічних навичок, хоча оголошення про роботу не може конкретно передбачати "Ось навички канцелярії, які необхідно виконувати в цій ролі". Перелічені обов'язки є прикладами завдань, які вимагають технічних навичок. Нижче наведено приклад розміщення вакансій на посаді адміністративного помічника, що вимагає технічних та офісних навичок:
Інститут громадської охорони здоров'я ABC шукає адміністративного помічника для підтримки керівника лабораторії громадської охорони здоров'я та допомоги у повсякденній роботі лабораторій громадського здоров'я. Цей виконавчий адміністративний помічник буде розташований на сьомому поверсі Інституту, щоб привітати відвідувачів, студентів, викладачів і співробітників. На додаток до надання найвищого рівня обслуговування клієнтів, ця особа надасть загальну офісну підтримку для лабораторного факультету та персоналу, допомагаючи керівнику лабораторії охорони здоров'я та виконавчому директору Інституту громадського здоров'я з різноманітними адміністративними заходами та пов'язаними з ними завданнями.
Виконавчий адміністративний помічник: вітає, орієнтує та направляє відвідувачів; прямі телефонні дзвінки, прийом повідомлень та відповіді на запитання щодо Інституту громадського здоров'я та лабораторій громадського здоров'я; допомагати в оформленні, отриманні, зберіганні та розподілі офісних, лабораторних та навчальних матеріалів; допомагати з іншими відповідними службовими обов'язками, такими як ксерокопіювання, надсилання факсів та подання, якщо це необхідно; щодня контролювати та поповнювати канцелярські товари, включаючи матеріали, такі як папір і тонер для копіювальних апаратів і принтерів; регулярно стежити за конференц-залами, щоб переконатися, що вони достатньо забезпечені канцелярськими товарами та презентаційними матеріалами; підтримувати чистоту та безпеку робочого середовища в центральному офісному приміщенні та інших громадських місцях на території сьомого поверху; дотримуватися процедур безпеки для працівників і вимагати дотримання процедур безпеки для відвідувачів у всіх офісних приміщеннях; розміщувати замовлення, використовуючи процес взаємодії між собою, та вести облік використання замовлень і постачань на сьомому поверсі; резервні конференц-зали на сьомому поверсі для Інституту громадського здоров'я; служити в якості основної точки контакту для факультету та персоналу лабораторії; подавати заявки на технічне обслуговування офісної техніки та меблів; координувати підбір та доставку послуг ночі та експрес-пошти (наприклад, FedEx, UPS); і служити в якості основної точки контакту для викладачів, відвідувачів і студентів.
Персонал бухгалтера (неадміністративних) робочих місць, що вимагають канцелярських навичок
Крім того, є й інші позиції, які не є адміністративними асистентськими ролями, але які вимагають подібних технічних навичок, таких як бухгалтер. Цей зразок розміщення вакансій для бухгалтера штату має кілька обов'язків, які вимагають технічних навичок. Проте, вони спеціально не перераховані як службові або офісні навички. Наприклад:
Бухгалтер персоналу для XYZ Industries буде відповідати за підготовку записів журналу, щомісячні та кінцеві завершення року, узгодження банків, обслуговування основних засобів та узгодження головної книги. Крім того, ви будете брати участь у дотриманні, переглядати графіки процесів звітності та працювати разом з нашими зовнішніми аудиторами для щоквартальних перевірок та річних аудитів. Основні обов'язки - підготовка записів журналу та узгодження рахунків, включаючи, але не обмежуючись, готівку, передплачені витрати та нарахування заробітної плати; проводити закриття місяця, записи журналу без нагляду; підтримувати бухгалтерський облік основних засобів, амортизацію та узгодження; аналізувати звіти про доходи та баланси, а також передавати висновки до керівництва; брати участь у ініціативах загального відділу; допомагати у завершенні місячних, квартальних та кінцевих процесів на кінець року, включаючи підготовку щомісячної фінансової книги; впроваджувати, підтримувати та дотримуватися внутрішнього контролю в рамках SOX та процедур обліку, що забезпечують дотримання GAAP; звітувати про фінансові дані та повідомляти їх корисним і зрозумілим чином; керувати орендою капіталу та графіками щомісячних платежів.
Вимоги до роботи включають: перевірені аналітичні навички, такі як виявлення проблем, збір відповідних даних, складання дійсних висновків та рекомендації щодо вдосконалення та коригувальних дій; досвід оплати та знайомства з примиренням рахунків; переваги дебіторської заборгованості, а також знання з Microsoft Excel; фундаментальні знання в журналі та досвіді заборгованості; навички організаційного, письмового та усного спілкування; здатність працювати в електронних таблицях і базах даних; відданість справі та необхідні навички для виконання критичних бізнес-термінів.
Ніколи не варто недооцінювати відповідність духовного досвіду
Якщо ви подаєте заяву на отримання статусу адміністративного помічника або адвоката судового процесу, не варто недооцінювати важливість службових навичок чи службового досвіду. Знаючи свій шлях навколо офісних операцій і технічних навичок, це корисна кваліфікація в будь-якій роботі. Ваша знайомство з офісними процесами та способи їх управління є, очевидно, важливим у адміністративній ролі. Якщо ви подаєте заяву на участь у ролі, коли від вас очікується, що контролюватимете канцелярського персоналу, вам потрібні управлінські навички, але розуміння важливості офісних навичок також є цінним, оскільки це означає, що ви можете координувати робочі навантаження та керувати робочими очікуваннями інших, які повідомляють вам. Крім того, в неадміністративній або неклерної ролі, володіння офісними навичками також свідчить про те, що ви здатні входити в якості члена команди, коли адміністративний помічник або секретар недоступний або працюють на інших пріоритетах.
