Святий Грааль управління проектами: Економія часу і грошей, все ще випускаючи великий, якісний проект. Це мета, яку кожна компанія хоче досягти, але багато хто з цього не робить цього з багатьох причин. Незалежно від того, чи не вистачає ресурсів, бракує бюджету чи недостатньо знань, компанії занадто часто дозволяють проектам повністю вийти з-під контролю за масштабами, бюджетом або одним з багатьох інших способів, коли проекти часто виходять з рейок.
$config[code] not foundОтже, наскільки загальною є проблема проектів поза контролем, і що більш важливо, що є ключем до її запобігання?
Як проект стає альбатросом
Кілька років тому Європейська служба стратегії послуг зробила дослідження, щоб визначити, скільки проектів перевищило бюджет, а що коштує компаніям у довгостроковій перспективі. Їх висновки були більш екстремальні, ніж передбачалося:
- Загальна вартість контрактів - 47,65 мільярда доларів.
- Перевитрати склали 14,54 млрд. Доларів.
- 57% загального обсягу контрактів (105) зазнали перевищення витрат.
- 33% загальних контрактів (105) зазнали значних затримок.
- 30% загальних контрактів (105) припинено.
Аналогічне дослідження, опубліковане Harvard Business Review – аналізуючи в цілому 1471 ІТ-проектів, виявило, що середнє перевищення склало 27%. Хоча це є єдиним, дослідження виявило, що один з шести проектів перевищує свій бюджет в середньому на 200% і перевищує їхній графік майже на 70%.
Що стало причиною цих проблем? Дослідження HBR виявило, що винні цілий ряд факторів. Але багато хто з них прийшли до поганого планування та відсутності інформації. Деякі компанії сильно недооцінювали вартість і час, залучені до даного проекту. Інші купували власну рекламу, спрощуючи те, що було задіяно, і переоцінюючи свої власні здібності.
Пошук щасливого середовища
При цьому не варто говорити, що належне планування проекту є обов'язковим. Але що саме це означає?
Хоча високі цілі можуть добре звучати на етапі пропозиції, вони можуть бути руйнівними протягом життя проекту. Чим більший і довший проект, тим більше місця є для надто високих цілей, які потрібно пропустити, а проект перевищить бюджетні та часові обмеження.
Але навіть при найкращому плануванні відбуваються непередбачені речі. Це може бути що завгодно від зміни запиту, запропонованого клієнтом, до непередбачених змін на ринку, які потребують коригування.
Одним з найкращих способів скоротити витрати проекту та поганий бюджетний планування може бути просто відстеження часу та витрат за кожним проектом для залучених працівників. Таким чином, керівники проектів отримують більш точну оцінку обсягу проекту та витрачених коштів на час проекту та фактичних витрат проекту. Час відстеження може також виявити, які працівники можуть вимагати трохи підштовхування або більше керівництва для точного завершення проекту з майстерністю.
Найчастіше проект перевищує свої цілі раніше, ніж пізніше. На жаль, багато керівників проектів сліпо слідують зазначеному курсу і роблять дуже мало аналізу, щоб переконатися, що проміжні цілі узгоджуються з цілями бюджету та планування. Якщо ви виконали 10% цілей проекту, але витратили 15% бюджету, немає підстав вважати, що тенденція зміниться без втручання та внесення змін. Без внесення змін, можна було очікувати, що на 20% роботи проект витратить 30% бюджету і так далі. При такому темпі, до моменту завершення проекту, він буде коштувати 150% виділеного бюджету.
Деякі рекомендації для розгляду
З кожним проектом дуже важливо встановити основні етапи для оцінки досягнутого прогресу і побачити, як цей прогрес узгоджується з параметрами та цілями проекту. Чим раніше це буде зроблено, тим швидше з'являться потенційні проблеми і можуть бути внесені корективи для того, щоб проект залишався цільовим.
Не забувайте постійно спілкуватися з співробітниками проекту, якщо вони потребуватимуть невеликого роз'яснення на всіх етапах. Це не тільки підтримує проект, але й додає згуртованості груповим зусиллям.
З гарним планування і старанних дотримуватися, ваша компанія може уникнути бути нещасним статистикою, і може досягти мети економії часу і грошей, забезпечуючи якісний продукт або послугу.
Фото зустрічі через Shutterstock
2 Коментарі ▼
