Завдяки сучасним технологіям, багато офісів майже повністю безпаперові. Важливі документи створюються, підписуються та надсилаються виключно в режимі онлайн, і зберігаються для легкого доступу для всіх сторін. Хоча зручно мати всі свої ділові документи в цифровій формі, можливо, поки що не захочете позбутися принтера. Ми попросили експертну групу Ради молодих підприємців:
$config[code] not found«Багато бізнесу зараз робиться в Інтернеті, і багато документів взагалі не роздруковуються. Тим не менш, є певні ситуації, коли потрібна копія. У якому документі ви завжди повинні мати фізичну копію, і чому? "
Ділові документи, які потрібно завжди друкувати
Ось що сказали члени спільноти YEC:
1. Значення Вашої компанії
«Наявність надрукованих на папері елементів завжди робить їх більш реальними. Здатність доторкатися і відчувати, коментувати або навіть викидати робить їх все більш реальними. Особисто мені подобається друкувати і сидіти на столі на вашому столі або нависати на стіні, щоб слугувати постійним нагадуванням про те, що ви (і не є).
2. Контракти
«Єдиний тип документа, який, на мою думку, слід завжди роздруковувати й зберігати в Інтернеті, - це будь-який контракт. Це важливі переговори та юридичні документи, і ви ніколи не знаєте, коли вам доведеться повернутися і звернутися до неї ». ~ Жаклін Маррано, Marrano Solutions, LLC.
3. Ліцензії, дозвільні документи та документи «Підвищена печатка»
“Ви повинні зберігати паперові копії ділових ліцензій та дозволів, тому що часто правила вимагають від вас цього робити. Крім того, необхідно зберігати фізичні документи, що містять оригінальний підпис або підняту печатку, і розміщувати в безпечному місці. Відтворення предметів з печатками не буде належним чином відображатися в цифровій формі і не буде вважатися оригінальними документами багатьма суб'єктами ». ~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Плани на випадок надзвичайних ситуацій
«Важливо зберігати фізичну копію будь-якої інформації або процедури, яка буде потрібна, якщо надзвичайна ситуація призведе до неможливості доступу до комп'ютера. Це може включати контактну інформацію про надзвичайні ситуації, процедури пожежної безпеки, процедури евакуації офісів та плани безперервності бізнесу. ~ ~ Roger Lee, Human Interest
5. Ваші цілі
"Я більше не використовую ручку і папір. Все зберігається на моєму комп'ютері або на моєму мобільному пристрої. Я також вірю в те, щоб бути зеленим і скоротити на папері. Але якщо б я роздрукував будь-який аркуш паперу, це мої цілі. У мене є список щоквартальних, щорічних, трирічних і десятирічних цілей, які я переглядаю щомісяця, щоб переконатися, що я на шляху. ”~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Ваше резюме
«Один документ, у якому ви завжди повинні мати фізичну копію, - це ваше резюме. Це завжди добре, якщо ваше резюме з вами є посиланням в інтерв'ю. Він також показує, що ви готові і серйозно сприймати цю можливість ». ~ Володимир Гендельман, Компанія Folders, Inc
7. Паролі
“Зберігайте фізичну копію всіх відповідних паролів, які ви використовуєте протягом дня. Ця інформація, ймовірно, не повинна зберігатися ніде в Інтернеті взагалі, щоб запобігти шанс злому або крадіжки особистих даних. ”~ Ендрю Schrage, гроші Crashers особисті фінанси
8. Сертифікати акцій
«При видачі акцій діловим партнерам або співробітникам важливо зберігати копію, а також цифрову копію, у разі втрати друкованої версії. Як правило, працівники отримуватимуть друкований примірник після того, як вони скористаються своїм варіантом для придбання акцій. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Будь-які файли, важливі для ваших операцій
«Існує кілька типів документів, які ми знаходимо під рукою у відбитку. До них відносяться підписані клієнтські договори, кадрові файли персоналу та піврічні огляди, підручники політики нашої компанії (по одному на кожного співробітника), основні цінності нашої компанії (з гордістю), візуальні панелі продажів, ключовий щоквартальний прогрес і необхідні корпоративні, страхування та державні уповноважені на державні посади. ”~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Надходження платежів
"Хоча цифрові квитанції великі, все одно добре мати можливість друкувати квитанції, коли це необхідно з податкових міркувань або для іншої документації". ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Ваша візитна картка
“Я завжди підтримую візитні картки. Ви ніколи не знаєте, де і коли ви зустрінетеся з кимось, і хто з ким захоче з вами з'єднатися пізніше. Я тримаю 10 або близько того в різних місцях, таких як мішок, куртка, автомобіль, гаманець, власник паспорта, стіл і будинок. Також переконайтеся, що ваші картки так само запам'ятовуються, як і ви. Їх легко втратити, тому зробіть те, що ви можете, щоб створити щось, що відображає вашу унікальність. ”~ Карло Танюакіо, GoLeanSixSigma.com
Фото через Shutterstock
4 Коментарі ▼
