Координатори конференцій або планувальники засідань, як правило, беруть участь у кожному аспекті конференції, починаючи з підписання перших контрактів на прибирання в останній день заходу. Між ними існує широкий спектр обов'язків, з якими ви можете розраховувати. З 2014 року існують значні можливості в галузі, які, як очікується, триватимуть принаймні до 2024 року, оскільки Бюро трудової статистики прогнозує зростання зайнятості координаторів конференцій приблизно на 10 відсотків.
$config[code] not foundПопереднє планування
Як координатор, ваша відповідальність полягає в тому, щоб переконатися, що всі деталі, необхідні для Ваших клієнтів, є письмово оформленими в договорі, перш ніж розпочати підготовку до конференції. Ви зустрінетеся з керівництвом організації для проведення конференції, щоб дізнатися деталі, такі як, скільки очікується від участі, які страви та закуски потрібні, з якої цільової аудиторії складається, якою метою конференції є і який бюджет обмеження клієнта знаходиться під. Крім того, потрібно обговорити з постачальниками, установами та іншими постачальниками послуг і записати загальні витрати на подію. Зазвичай у вас є бюджет, в якому ви повинні працювати.
Організація заходу
Після того як ви завершили деталізацію того, де відбуватиметься подія та хто надаватиме послуги, ви несете відповідальність за організацію цих деталей у плавній поточній роботі. Вам доведеться з'ясувати, які номери будуть використовувати різні динаміки, залежно від того, наскільки популярною буде ця майстерня і скільки гостей планується придбати в банкеті. З вашим клієнтом ви будете нести відповідальність за вибір меню, організацію столів, розваги та організацію мікрофонів і аудіовізуальних потреб спікерів. Якщо учасники перебуватимуть в інших готелях, окрім тих, де ви проводите конференцію, вам, можливо, доведеться організувати їх транспортування. На момент проведення заходу ви повинні створити детальний графік і список контактів для кожної послуги.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingМонітор події
Під час конференції, як очікується, ви будете телефонувати, щоб подбати про запити в останню хвилину і переконатися, що постачальники знаходяться там, де вони повинні бути. На початку першого дня ви зробите екскурсію по об'єкту, щоб переконатися, що виставкові стенди встановлені належним чином, що готель готовий до приїзду гостей, і що вивіски адекватні. Ви можете носити рацію або бути готовими на свій мобільний телефон, щоб миттєво реагувати на запити клієнтів. Окрім спостереження за ходом роботи конференції, ваша відповідальність буде полягати в тому, щоб усунути неполадки та вирішити проблеми, які виникають.
Слідувати
Ефективний координатор конференції забезпечує подальшу співпрацю з клієнтами, щоб дізнатися, чи визнана подія успішною. Вам також потрібно буде стягнути платіж відразу після події та сплатити постачальникам. Створіть опитування учасників для заповнення перед виходом з події та обміну результатами з клієнтом. Зустрічайтеся з провідними організаторами компанії, яка провела конференцію для зворотного зв'язку. Оскільки багато хто з координаторів конференції також беруть участь у продажі своїх послуг, можливо, вам доведеться просити про роботу з координації наступного засідання або конференції, коли ви виконуватимете цю роботу.
