У минулому секретар часто вважався одним з найнижчих на тотемі. Часи змінилися, але роль секретаря стала адміністративним помічником, особою, яка часто є головним опорним елементом функціонування цілої організації. Незалежно від того, чи працюють вони для одного виконавця, численних керівників або всієї організації, виконання адміністративними обов'язками асистента дозволяє всім іншим витрачати більше часу на стратегічні пріоритети і розвиток бізнесу, безпечно знаючи, що деталі знаходяться під контролем.
$config[code] not foundОгляд адміністративних обов'язків
У найбільш загальному сенсі, адміністративні обов'язки є завданнями та діяльністю, які є частиною щоденних операцій підприємства. Вони включають відповіді на дзвінки, приймаючи повідомлення, керуючи листуванням, замовляючи поставки, а також підтримуючи організовані та функціонуючі спільні офісні приміщення. Обов'язки також можуть включати створення звітів, введення та управління даними, керування файлами, основні бухгалтерські та інші фінансові завдання. Багато з цих обов'язків управляються адміністративними помічниками, чия робота полягає в наданні допомоги окремим особам або команді, приймаючи на себе чи деякі з їхніх канцелярських завдань, але багато вступних та середніх посад також включають достатню кількість адміністративної роботи. Наприклад, адміністративні помічники можуть нести відповідальність за оновлення своєї роботи в системі управління проектами або відповідь на листи. Основна частина адміністративних обов'язків є офіційною і часто зводиться до управління та розповсюдження інформації.
Технологія
Знання технологій є одним з найважливіших аспектів адміністративних обов'язків. Це включає використання таких інструментів, як комп'ютери, факсимільні апарати, копіювальні апарати, сканери, телефони та інше офісне обладнання. Для більшості адміністративних робіт, як правило, потрібні звичайні комп'ютерні програми, включаючи програмне забезпечення для обробки текстів, електронних таблиць, баз даних і настільних видавничих систем. Можливість усунення неполадок із спільним обладнанням також є частиною багатьох адміністративних посадових інструкцій. Наприклад, для адміністративних фахівців не потрібно звертатися за чищенням паперу або зміною тонера в принтерах і копіювальних апаратах.
У деяких підприємствах адміністративні помічники також повинні знати, як використовувати програмне забезпечення планування та управління проектами. Ті, хто працює безпосередньо для керівників, зазвичай закликають керувати календарем свого начальника, а адміністративні помічники відділу закликають до розкладу зустрічей, відстеження відпусток і добових днів, і взагалі знають, де люди і що роблять.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingСпілкування
Іншим важливим адміністративним обов'язком є спілкування. Адміністративних помічників часто закликають спілкуватися, як у письмовій формі, так і усно. Їм може бути запропоновано писати записки, кореспонденції з колегами або клієнтами, використовуючи електронну пошту, оновлювати довідники компанії або веб-сайти або редагувати та коректувати роботу інших. Асистенти також зазвичай відповідають за відповідь на телефон, здійснюють дзвінки від імені свого начальника і взаємодіють з відвідувачами. Тому успішний адміністративний помічник повинен мати відмінні комунікативні навички і вміти писати і говорити чітко і професійно.Важливе розуміння правопису, граматики та стандартів професійної письмової комунікації є важливим, оскільки помічник представляє свого начальника.
Бухгалтерія та закупівлі
Відстеження витрат є важливим у будь-якому бізнесі, і це завдання часто потрапляє на адміністративного помічника, який може бути покликаний вводити витрати в електронну таблицю або програму бухгалтерського обліку, збирати та перевіряти звіти про витрати з працівників і управляти відшкодуваннями. У малому бізнесі адміністративний помічник також може обробляти дебіторську заборгованість, розсилати рахунки та обробляти платежі, а також обробляти депозити для компанії. Адміністративні фахівці також іноді відповідають за дрібні грошові кошти, відстеження витрат і додавання коштів, коли це необхідно. Інші обов'язки в цій сфері можуть включати аналіз витрат, надання допомоги у формуванні бюджету та вирішенні спорів постачальників.
Коли мова йде про закупівлю, адміністративні помічники, як правило, відповідають за постачання, а це означає, що вони організовують і контролюють офісне приладдя і поповнюють замовлення в разі потреби. Вони проводять дослідження постачальників і, за необхідності, вимагають або видають замовлення на купівлю. У деяких випадках адміністративні помічники також можуть відповідати за відстеження та керування ліцензуванням програмного забезпечення або підписок, гарантуючи своєчасну оплату та правильне використання.
Дослідження та планування
Багато адміністративних фахівців покликані керувати дослідницькими проектами та збирати інформацію. Вона може бути такою ж простою, як пошук номера телефону або адреси, або більш складний проект може включати пошук інформації про клієнтів, перехресних посилань і створення складних таблиць або звітів. Ці проекти зазвичай вимагають роботи у стислі терміни та подання інформації.
У багатьох випадках адміністративні обов'язки також включають планування. Від щотижневих зустрічей співробітників до основних заходів адміністративні помічники покликані подбати про деталі. Можливо, ви несете відповідальність за бронювання конференц-залу для зустрічі або керування бронюванням приміщень для всього будинку або поверху, замовляючи прохолодні напої, та переконайтеся, що все технічне обладнання готове і працює під час початку зустрічі. Планування подорожей - це ще одна велика відповідальність. Якщо компанія не має департаменту подорожей, адміністративним помічником може бути особа, яка досліджує та записує рейси та готелі, здійснює бронювання їдалень і дбає про інші деталі, такі як реєстрації конференцій.
Спеціалізовані завдання
У певних галузях адміністративні фахівці покликані виконувати завдання, які вимагають спеціальних знань або навичок. Наприклад, юридичні та медичні адміністративні помічники часто повинні виконувати завдання, які вимагають розуміння галузевої термінології та процедур. Правові секретарі можуть бути покликані заповнювати та подавати документи для юридичних документів, таких як повістки, апеляції або претензії, які вимагають базового рівня юридичних знань та розуміння. Розуміння судової системи та процедур також є важливим для цих адміністративних помічників, як і знання того, як проводити юридичні дослідження.
Обов'язки у відділі людських ресурсів зосереджуються на питаннях працевлаштування і можуть включати в себе планування інтерв'ю, обробку попередніх перевірок та проведення первинного розгляду заявок, щоб переконатися в їх повноті. Хтось у цій якості, швидше за все, буде потрібно мати розуміння та досвід у сфері людських ресурсів та трудового права. По суті, конкретний напрям та відділ, в якому працює адміністративний помічник, буде визначальним фактором у конкретних обов'язках, причому деякі сфери вимагають більшого досвіду та знань, ніж інші.
Кваліфікація адміністративного помічника
Незважаючи на те, що більшість робочих місць включають принаймні деякі адміністративні обов'язки, більшість займаються адміністративними помічниками. Є можливості майже в кожній галузі, і більшість посад початкового рівня відкриті для осіб з дипломом про середню освіту або еквівалентом. Деякі роботодавці вважають за краще наймати адміністративних помічників або секретарів зі ступенем бакалавра або досвідом у цій галузі. Деякі сфери, такі як право та медицина, зазвичай вимагають від асистентів додаткової освіти, що має відношення до галузі.
Незалежно від рівня освіти, більшість роботодавців шукають адміністративних помічників, які мають досвід і навички в канцелярській роботі, включаючи обробку текстів, електронні таблиці та управління базами даних. Як правило, роботодавці вимагають від асистентів мати навички в продуктах Microsoft Office. Деякі громадські коледжі, тимчасові агенції та освітні програми для дорослих пропонують сертифікаційні програми в управлінні офісами, які можуть дати вам перевагу, коли ви шукаєте роботу. Більшість роботодавців також забезпечують навчання на робочому місці, щоб допомогти асистентам підійти до швидкості та бути знайомі з їхніми конкретними завданнями.
Крім канцелярських навичок, роботодавці хочуть наймати осіб, які мають відмінні комунікативні навички (письмові та усні), організаційні навички, здатність до прийняття рішень та вирішення проблем, а також навички міжособистісного спілкування. Професіоналізм також є обов'язковим, так само як і можливість багатозадачності та пріоритетності. Оскільки багато роботодавців мають справу з конфіденційною інформацією і часто пов'язані федеральними правилами, розсудливість і здатність зберігати конфіденційність також є важливими якостями.
Огляд заробітної плати та зайнятості
Середня заробітна плата за адміністративного асистента значно варіюється, причому асистенти початкового рівня на нижньому кінці спектру заробляють зарплату в низьких до середини 20 років, а найвищі платні виконавчі помічники заробляють близько шести цифр. PayScale.com повідомляє, що адміністративні помічники заробляють середню зарплату в розмірі 38736 доларів, цифра якої близька до Бюро трудової статистики, яка ставить медіанну зарплату в 37 870 доларів, в якій половина адміністративних помічників заробляє більше. BLS повідомляє, що найпопулярніші помічники заробляють понад 62 тисячі доларів на рік, і ця сума переходить до 85 тисяч доларів для виконавчих секретарів. Оплата зростає з багаторічним досвідом, з тими, у кого найбільше заробляє досвід.
На жаль, BLS також передбачає, що попит на адміністративних помічників, швидше за все, знизиться на 5 відсотків до 2026 року, оскільки більшість позицій не будуть новими, а замість працівників, які виїжджають. Розвиток технологій та перенесення багатьох адміністративних обов'язків на інших працівників пояснюють значне зниження. Крім того, оскільки багато організацій спрощують роботу, помічників призначають більш ніж одному керівнику або відділу і беруть на себе більше обов'язків.
Як домогтися успіху в ваших адміністративних обов'язках
Часто дивовижні адміністративні асистенти знаходяться у верхній частині списку для просування по службі, особливо коли вони мають вищу освіту та глибоке розуміння галузі та бізнесу. Серйозний прийом вашої роботи може призвести до більших і кращих речей, тому в ваших інтересах знайти способи стати незамінними для вашого начальника і співробітників.
Один з найкращих способів зробити це - дізнатися про цілі та пріоритети вашого боса і передбачити його або її потреби. Подивіться вперед і передбачте, щоб підготуватися до запитів або потреб, перш ніж ваш бос навіть зрозуміє їх. Наприклад, якщо ваш бос відвідує певне засідання щотижня або місяць, прочитайте протокол зустрічі заздалегідь і підготуйте будь-які документи або звіти, які очікується, що ваш начальник заздалегідь виступить на зустрічі. Якщо ви бачите, що ваш керівник буде перебувати на зустрічах протягом усього дня без особливого перерви, замовляйте обід, який буде доставлений, і тримайте кавник свіжим. Пам'ятайте, що ваша робота полягає в тому, щоб зробити боса хорошим, тому зробіть те, що потрібно зробити, щоб представити найбільш професійний та компетентний образ.
Слідкуючи за своєю галуззю, ви також можете допомогти вам стати помічником рок-зірки. Вивчіть термінологію та стежте за тенденціями. Таким чином, ви можете зробити внесок у розмови і бути більш точними у своїй роботі. Деталі мають значення, тому розуміння того, про що говорять всі, допоможе уникнути дорогих помилок. Великі помічники також винахідливі і знають, коли треба діяти і що саме робити. Ви не можете керувати своїм начальником з будь-яким питанням або питанням; Ваш бос очікує, що ви піклуєтеся про речі, які повертаються до навчання. Якщо ви знаєте свою організацію всередині та зовні, де можна знайти інформацію та політику та процедури компанії, ви можете бути більш винахідливими та вирішувати проблеми.
Нарешті, бути чудовим помічником вимагає виняткових організаційних навичок. Вас можуть попросити відповідати на запитання, надавати оновлення статусу або вирішувати інші проблеми в будь-який момент, і якщо ви не організовані, ви не можете цього зробити. Найважливіший адміністративний обов'язок полягає в тому, щоб тримати всі плити, що обертаються і бути організованими, фундамент цієї майстерності.
