У багатьох компаніях відділ людських ресурсів обробляє всю кадрову документацію кожного працівника, минулого і сьогодення. Ці записи традиційно зберігалися на папері, створюючи проблеми зі зберіганням, можливість пошуку записів і довголіття. Перехід до комп'ютеризованої системи персоналу може допомогти вирішити деякі з цих питань.
Простір
Зберігання паперових записів займає багато місця. Чим більше співробітників компанія має, тим більше місця потрібно для зберігання всіх записів, особливо якщо компанія веде записи для минулих співробітників. Комп'ютеризована система дозволяє компанії переводити паперові документи в цифрову форму, яка займає лише простір для комп'ютера. Більшість комп'ютерів мають багато місця на жорсткому диску для зберігання всіх необхідних записів співробітників. Компанія може вільно використовувати колишній склад для паперових записів для іншого офісу або іншого типу сховища.
$config[code] not foundДоступність
Паперові записи, незалежно від того, наскільки вони добре подані, можуть зайняти кілька хвилин для пошуку кожної конкретної інформації. Ви повинні знайти файл для правильного працівника, який, як правило, легко, поки файли зберігаються в хорошому алфавітному порядку, але все ще може зайняти час, залежно від того, скільки шаф для подачі документів потрібно пройти, щоб дістатися до нього. Після цього ви все ще повинні знайти потрібний документ, який може потребувати часу, особливо якщо файл працівника товстий. Однак, якщо система персоналу зберігається на комп'ютері, пошук інформації, яку ви шукаєте, здійснюється через секунди через функції пошуку комп'ютера. Роботодавці можуть переглядати файли з декількох комп'ютерів і навіть офіси, розташовані в декількох містах.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЧас
Окрім економії часу при пошуку конкретних документів у паперових файлах, роботодавці можуть заощадити час іншими способами. Якщо роботодавець вимагає чиюсь паперову справу через дисциплінарні стягнення або перевірку працездатності, їй доведеться почекати, поки хтось знайде файл і доставить її їй. Коли система комп'ютеризована, вона може просто шукати інформацію на своєму комп'ютері, не чекаючи. Подача документів також відбувається швидше, що дозволяє заощадити час на подачу документів.
Статистика
Роботодавці іноді покладаються на статистику, щоб оцінити своїх співробітників і потреби компанії. Коли комп'ютеризовані записи персоналу, роботодавець може доручити комп'ютеру зібрати конкретні статистичні дані, такі як рівень випуску, відсутність або коефіцієнт обороту, щоб знайти шляхи поліпшення компанії. Ця статистика може дати роботодавцеві багато важливої інформації. Якщо вище керівництво запитує цю статистику, комп'ютер дозволяє легко компілювати інформацію і може швидко створити графік, щоб краще проілюструвати статистику.
Тенденції
Деякі працівники демонструють тенденції у своїх робочих звичках, які можуть викликати у роботодавця потенційні проблеми. Наприклад, у працівника може бути звичка телефонувати хворим раз на пару тижнів у той самий день тижня. Деякі працівники обирають понеділок або п'ятницю, щоб продовжити вихідні, а інші вибирають більш дискретний маршрут, використовуючи день у середині тижня. Комп'ютеризована система персоналу може допомогти роботодавцю легше визначити такі тенденції, як покластися на паперові записи та пам'ять.
