Бізнес-етикет для підписання документів і листів розвивається з кожним технологічним прогресом, проте деякі питання все ще вимагають традиційних методів, які вказують, що ви або написали, або прийняли документ і його зміст. Кращі практики та належний етикет для підписів включають не тільки знання, коли підписати, але й як підписати документ.
Підпис як доказ
Введення Вашого Джона Хенкока на документ може бути для записки, яку Ви фактично написали до угоди з документом, і все, що він містить, включаючи будь-які договірні угоди. Окрім додавання підпису до документа, розміщення ваших ініціалів у місцях, де ви або інша сторона вносить зміни, означає, що ви приймаєте зміни, навіть якщо вони написані від руки як поправки до офіційної угоди.
$config[code] not foundПідписання для іншого
У випадках, коли автор документа не може його підписати, належний діловий етикет передбачає, що особа, яка підготувала документ або іншу уповноважену особу, допускається підписувати від імені автора. Наприклад, адміністративний асистент, який переписує лист, який її бос хоче розповсюдити відразу, може підписати ім'я свого начальника, якщо її бос не перебуває в офісі, щоб поставити свій фактичний підпис на листі. У такому випадку, якщо ім'я помічника Мері Сміт, а ім'я боса - Джейн Доу, то правильним способом підписання документу з Мері є: "Jane Doe / підписано ms" або просто, "Jane Doe / ms," означає, що Мері підписує у відсутності Джейн.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКоли потрібні вологі підписи
Технологія надає нам можливість підписувати документи без фактичної подачі паперу. Коли ви підписуєте документ чорнилом, його називають "мокрим" підписом. Багато офіційних документів, таких як федеральні контракти, особисті атестації або документи, які нотаріальні знаки, вимагають мокрого підпису. У випадках, коли нотаріус накладає свій підпис і печатку, що вказує на особу, яка підписує документ, хто вона стверджує - підпис нотаріуса не свідчить про достовірність вмісту документа або підписувач належним чином підписує документа.
Електронні підписи
Електронні та цифрові підписи заощаджують час і гроші. За допомогою цих опцій вам не потрібно передавати копії вперед і назад, передавати документи електронною поштою, а не поштову службу США або факсимільний апарат 1990-х років. Деякі постачальники надають методи для підключення електронного або цифрового підпису до документа; однак, краще запитати, чи є такий тип підпису прийнятним, перш ніж піти на проблеми з виготовленням, аби виявити, що вам насправді потрібно підписати документ чорнилом.
Це особисте
Завжди підписуйте лист чорнилом, якщо ви пишете вітальний лист своєму колезі або висловлюєте подяку одному з ваших співробітників. Цифровий підпис просто не той самий, коли ваша мета полягає в тому, щоб передати вдячність людині, яка робить хорошу роботу або висловлює свої особисті думки. Багато людей ставлять велику цінність на рукописний лист, оскільки він показує, що письменник пішов на додатковий крок, щоб розширити її особисті побажання.
