Секретар офісу часто є клеєм, який утримує офіс або бізнес разом, оскільки вона надає підтримку різноманітним співробітникам і відділам. Офісні секретарі не потребують будь-якої формальної освіти, але більшість компаній розглядатимуть завершення курсових робіт з комп'ютерних навичок та інших навичок, пов'язаних з офісом. Згідно з Payscale.com, станом на 2010, офісні секретарі роблять в середньому від $ 20,893 та $ 30,990 щорічно.
$config[code] not foundВітайте та реєструйтеся
Секретар офісу вітає клієнтів, кандидатів на роботу та інших відвідувачів, коли вони прибувають до офісу. Якщо у відвідувача є зустріч з людиною, що працює в компанії, секретар офісу перевірить відвідувача і повідомляє про його прибуття до відповідного співробітника.
Оскільки секретар офісу часто є першим враженням, яке люди мають про компанію, вона повинна постійно підтримувати професійний вигляд і поведінку. Використання належного етикету та доброзичливе ставлення є важливою частиною роботи секретаря офісу. Рукостискання та візуальний контакт після прибуття дозволяють відвідувачеві знати, що його присутність визнана і оцінена. Коли відвідувач або клієнт залишає будівлю, секретар офісу подякує їй за те, що він приїхав і перевірить її, якщо необхідно.
Зв'язок і листування
Телефонне та письмове спілкування є життєво важливим для того, щоб допомогти компанії рухатися вперед і будувати бізнес. Секретар офісу відіграє велику роль у процесі комунікації в офісі та компанії. Він приймає телефонні дзвінки, переадресовує абонента на відповідну особу або приймає повідомлення, розміщує телефонні дзвінки клієнтам і надає інформацію або інструкції тим, хто звертається за допомогою.
Окрім телефонного зв'язку, секретар офісу також бере участь у письмовій та електронній кореспонденції. Керівники або менеджери можуть попросити секретаря офісу писати листи або відповідати на запити клієнтів. Незалежно від того, чи спілкування або листування відбуваються по телефону, через лист або електронну пошту, секретар офісу повинен завжди спілкуватися професійно, підтримуючи репутацію, яку компанія працювала над створенням.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingОблік
Зайнятий офіс вимагатиме постійного оновлення записів і даних. Якщо компанія бере участь у продажу продукції або послуг, записи про продаж, запаси та запити клієнтів потрібно буде оновлювати щодня. Секретар офісу вносить платежі, здійснені клієнтами та клієнтами, а також може допомагати бухгалтерії оновлювати записи про платежі, що надсилаються постачальникам.
Окрім записів, пов'язаних з продажами, секретар офісу також веде облік зустрічей через протоколи зустрічей. Ведення обліку надає компанії історію того, що сталося, і може бути життєво важливим для прогресу компанії. Секретар офісу витрачає багато годин, оновлюючи та підтримуючи письмові записи та записи на комп'ютері.
