Немає нічого гіршого, ніж нудна робоча зустріч. Щодня в Сполучених Штатах лише близько 25 мільйонів зустрічей. Для того, щоб полегшити ці зустрічі, менеджери середньої ланки, як правило, відмовляються від приблизно 35% свого часу в офісі, тоді як хтось у вищому керівництві, швидше за все, втратить ближче до половини всього свого дня на зборах.
Ці високі часові зобов'язання були б цілком варті того, якби всі ці зустрічі генерували чудові ідеї, але, за оцінками, 67 відсотків засідань зазвичай класифікуються як списання - витрачаючи більше 37 мільярдів доларів на рік у втраченої продуктивності.
$config[code] not foundБеручи це до уваги, це має сенс лише намагатися припинити безглузді зустрічі. І якщо ви є власником малого бізнесу без рішень нового року, щоб покращити роботу у вашій компанії, усунення нудних зустрічей з робочого тижня може стати ідеальним способом зміцнити моральний дух і розпочати 2017 рік з грою.
Як скоротити час, проведений на зустрічах
Щоб допомогти вам розпочати роботу, можна знайти 15 способів усунення або прискорення всіх ваших зустрічей у 2017 році:
Принесіть порядок денний
Одним з найбільших таймерів у будь-якій зустрічі є відсутність мети. Для того, щоб тримати речі в правильному темпі, переконайтеся, що у вас є детальний порядок денний, який допоможе вам провести вашу зустріч так швидко, наскільки це можливо.
Візьміть його зовні
Якщо ви реєструєтеся з невеликою командою, один з найкращих способів залучення особистості та спілкування з людьми полягає в тому, що зустріч відбувається на вулиці. Мало того, що трохи свіжого повітря і сонця прокинеться колегами і отримає кров тече, але це також буде стимулювати творче мислення. Зміни в навколишньому середовищі майже завжди призводять до змін у мисленні та співпраці працівників.
Встань і рухайся
Один із способів скоротити час зустрічей - це підняти всіх на ноги і рухатися. Видаляючи стільці з ваших зустрічей, працівники, як правило, більш схильні висловлюватися з будь-яким важливим і відпрацьовують питання, що витрачають час, на інший час. Якщо ви дійсно хочете прищепити почуття терміновості, і ви отримали простір, переконуйте персонал говорити в дорозі.
Принесіть ласощі
Зустрічі на обід отримають погану репутацію за нудні, повсякденні справи. Але отримання співробітників навколо столу може бути одним з найкращих способів заохотити їх відкрито говорити один з одним. Їжа, як правило, об'єднує людей, і завжди змушує людей говорити - і тому, якщо ваші зустрічі, як правило, наповнюються незручними тишами, спробуйте спокусити працівників трохи піци (або щось трохи здоровіше).
Тримайте час
Це зазвичай вимагає лише одного довгомірного середнього менеджера і трьох дурних питань, щоб перетворити швидку реєстрацію на жахливу, двогодинну зустріч. Один з кращих способів утримати членів команди і керівників на завдання під час зустрічі - захопити секундомір, встановити його на 15 хвилин і дати всім знати, що коли закінчиться час, зустріч закінчиться. Це не тільки допоможе вам навчитися пояснювати речі більш лаконічно, але працівники оцінять можливість знати, коли вони зможуть повернутися до неї.
Перерва
Якщо ви дійсно не можете уникнути чотиригодинної зустрічі, це зробить життя набагато простішим і приємнішим, якщо ви зможете розділити її на окремі розділи. Початок зустрічі дозволить колегам знати, що ви збираєтеся вирішити цю проблему кількома шматочками розміру укусу. Використовуйте кожний шматок для вирішення однієї групи питань, і розірвіть після кожного випуску адресу, щоб перевірити в з іншими командами, отримати свіже повітря і перегрупуватися.
Зупинити використання PowerPoint
Навіть у 2017 році PowerPoint все ще є синонімом бізнесу. Ми використовуємо PowerPoint для всього - від звітів про витрати та від продажів до оновлень маркетингу. І хоча це може бути надзвичайно корисним, ви не можете заперечувати, що це трохи втомилося. Немає нічого гіршого, як перетасувати в конференц-зал і дивитися, як ваш лінійний менеджер завантажує презентацію з 30 слайдів - так що якщо ви хочете, щоб ваші колеги були прокинуті, тримайте світло і усно займайтеся. Це дозволить утримати всіх, хто прокинеться, і ідеї течуть.
Планувати заздалегідь
Один з найбільших таймерів на зустрічах чекає, коли люди запропонують пропозиції та питання, які необхідно підняти. Щоб втратити незграбні мовчання і вивести всіх з кімнати швидше, заохочуйте всіх учасників прийти до столу з принаймні однією ідеєю або точкою розмови до початку зустрічі.
Натисніть Записати
Якщо ви намагаєтеся швидко пройти зустріч, кілька точок дій легко загубитися у сутичці. Це часто призводить до навантаження наступних питань, коли ви намагаєтеся вивести всіх з кімнати, і це може бути серйозним виснаженням на час. Якщо ви зацікавлені у відкладенні питань, варто записати нараду на своєму телефоні, а потім відправити аудіофайл всім учасникам після розриву. Таким чином, всі знають, що вони повинні робити і коли це необхідно зробити.
Попкорн речення
Хочете переконатися, що всі роблять свій внесок? Візьміть його назад у початкову школу та отримайте вашу команду щоб взяти участь у трохи попкорну мислення. Почніть речення, візьміть його по колу і попросіть кожного співробітника закінчити речення, щоб зробити свої ідеї відомими. Це не тільки заохочуватиме людей, але й змушує працівників мислити за межами коробки, щоб зробити свій внесок.
Візьміть стенд
Якщо ви часто знаходите, що ваша команда витрачає годинник, намагаючись зробити прості групові рішення, спробуйте зняти їх з ніг і буквально зайняти позицію, щоб прийняти рішення. Проведіть лінію по середині кімнати і попросіть кожного працівника стояти на боці, що відповідає їхній думці. Потім використовуйте це як швидкий трамплін, щоб змусити всіх раціоналізувати свій вибір і рухатися вперед.
Дайте кожному роботу
Інший спосіб забезпечити швидке виконання завдань на кожній зустрічі - надання кожному учаснику роботи, яка буде виконуватися на цій зустрічі. Наприклад, попросіть одну людину робити нотатки, одну, щоб зберегти час, а іншу - принести закуски. Надаючи кожній людині свій власний обов'язок виконувати, зустріч повинна працювати більш гладко, а люди будуть більш цілеспрямованими.
Перейти до віртуального
Ви витрачаєте багато часу на поїздки між офісами та місцями, щоб зустрітися з командами? Перестаньте працювати з місця на місце та почніть використовувати інструменти, такі як Skype, Google Hangouts або FaceTime. Таким чином, працівники можуть отримати суть того, що ви хочете, і що вони повинні робити, навіть не виходячи зі своїх робочих місць.
Припиніть говорити
Якщо ви відчуваєте, що занадто багато ваших зустрічей виявляються марними монологами, це, мабуть, тому, що ваші зустрічі є марними монологами. Скажіть, що вам потрібно сказати, а потім відріжте себе і попросіть всіх інших, що вони думають. Це не тільки може скоротити час, який ви витрачаєте на зустрічі, але також дасть можливість іншим висловити свої думки та принести нові ідеї до столу.
Метод спроб і помилок
Наприкінці дня жодна з двох компаній не схожі. Те, що працює для ваших зустрічей, може не працювати для інших компаній, і тому вам потрібно зробити трохи спроб і помилок, щоб дізнатися, які саме зустрічі найкраще працюють для вас і вашої команди. Просто пам'ятайте, щоб бути терплячим і зосередженим у виявленні ідеальних способів зробити ваші зустрічі більш швидкими та менш болючими.
Фото зустрічі через Shutterstock
1 Коментар ▼
