Ефективне спілкування має важливе значення для планування та контролю ресурсів організації для досягнення цілей компанії. Важливість бізнес-повідомлень робить ефективні комунікативні навички важливим бізнес-інструментом і важливим атрибутом співробітника. За словами Герти Мерфі, Хербта Хільдебрандта та Джейн Томас, автори «Ефективних ділових комунікацій», використання «семи С», таких як повнота та лаконічність, забезпечить працівникам кращу комунікацію, можливість вибору змісту та стилю повідомлення що найкраще відповідає меті та одержувачу повідомлення.
$config[code] not foundПовнота
Повне ділове повідомлення включає в себе всю інформацію, яку приймач вимагає, щоб зрозуміти і, можливо, відповісти на повідомлення. Повне повідомлення відповідає на шість запитань: хто, що, коли, де, чому і як. Наприклад, щоб попросити працівника підготувати звіт, ви вказуєте, який звіт потрібно подавати, коли звіт повинен бути заповнений, кому і де працівник повинен доставити звіт і яким чином слід створювати звіт.
Короткість
Короткий бізнес-повідомлення є одночасно і економічно ефективними, оскільки повідомлення передають лише відповідну інформацію в стислій формі без повторення ідей. Лаконічні повідомлення не містять зайвих деталей і використовуються, коли це можливо, окремі слова, а не фрази. Крім того, комунікатор економно використовує фрази «який» і «що». Наприклад, "лише п'ять постачальників становлять три чверті кредиторської заборгованості цього місяця".
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingРозгляд
Ефективна комунікація відповідає потребам конкретного слухача. Наприклад, "Ви зможете швидше узгодити кредиторську заборгованість компанії, якщо ви використовуєте звіти про звільнення відкритих рахунків і звіти з журналу, які будуть на вашому столі до трьох годин".
Конкретність
Невизначена комунікація уникається ефективним комунікатором, який використовує конкретну або певну інформацію, таку як факти та цифри, щоб передати ідеї. Наприклад, «Доповідь про старіння наших рахунків-зобов'язань свідчить про те, що ми зобов'язані Сміту Електроні 15 000 доларів США за 30 днів, 45 000 доларів США за 60 днів, загалом 60 000 доларів США». Повідомлення також більш конкретні, якщо використовуються явні слова. Наприклад, «звіт про узгодження журналу» більш визначений, ніж «звіт про узгодження кредиторської заборгованості».
Чіткість
Ясність дозволяє слухачеві легко розуміти повідомлення. Щоб говорити чітко, спікер використовує точну мову і знайомі слова. Наприклад, спікер може сказати «після узгодження рахунків» замість «після узгодження рахунків». Чіткість також вимагає уникнення технічного та ділового жаргону, якщо тільки спікер не впевнений, що слухач знайомий з умовами. Доповідач також повинен уникати довгих речень і незручного розташування слів.
Ввічливий
Ввічливі зв'язки поважають читача або слухача. Такі повідомлення також уникають сумнівного гумору. Наприклад, замість “Ваше повідомлення повністю нерозбірливо”, ввічливе повідомлення може сказати: “Мені не вистачає досвіду, необхідного для правильного тлумачення інструкцій”.
Правильність
Правильність відноситься до використання належної пунктуації, граматики і орфографії, а також використання точних фактів і цифр. Тому коректність передбачає, що вся інформація в комунікації повинна перевірятися на точність і бути вчасною. Наприклад, правильність вимагає використання оригінальних джерел даних, коли це можливо.
