Управління документами дозволяє компаніям зберігати та максимізувати цінність інформації, зберігаючи її правильно, захищаючи її та забезпечуючи її доступність і доступність у майбутньому. Менеджер записів відіграє важливу роль у забезпеченні безпечності та належного управління інформацією як активом компанії. Кандидати вимагають коледжу в бібліотечному та архівному управлінні або тісно пов'язаній сфері. Робота також вимагає критичного мислення, навичок вирішення проблем і здатності активно контролювати та координувати великі обсяги інформації.
$config[code] not foundПроектування та впровадження систем управління документами
Компанії генерують багато інформації, що стосується продажів, маркетингу, людських ресурсів і запасів. Без належної системи управління ідентифікація, зберігання, розповсюдження та розпорядження записами може бути важким і виснажливим викликом. Менеджери з обліку контролюють розробку та впровадження систем управління друкованими та електронними документами, наприклад, зберігання файлів співробітників у алфавітному порядку. Менеджер записів може також розробити систему посилання, щоб допомогти користувачам отримати доступ до записів і забезпечити, щоб співробітники зберігали записи друку в електронному форматі або іншій резервній системі, перш ніж розпоряджатися ними.
Нагляд за впровадженням політики
Менеджер записів визначає та класифікує записи відповідно до їх доступності та відповідності внутрішнім та зовнішнім зацікавленим сторонам. Наприклад, акціонери можуть мати доступ до річного фінансового звіту компанії, але не до даних про працівників. У державній організації менеджер гарантує, що громадськість отримує доступ до інформації, яка не порушує безпеку чи інновації держави. Менеджер з записів також окреслює процедури, за допомогою яких співробітники звільняють записи від зовнішніх сторін, таких як аудитори, федеральні агентства та акціонери.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingНавчання
Менеджер з документообігу розробляє та впроваджує програми підготовки та підвищення обізнаності, щоб просвіщати працівників про те, як обробляти записи відповідно до політики та керівних принципів компанії. Він стежить за тим, щоб працівники розуміли політику управління документами, таку як конфіденційність, точність і автентичність. Невиконання встановлених правил призводить до наслідків, які менеджер з документів пояснює працівникам свого відділу. Крім того, його відповідальність полягає у залученні нових працівників через орієнтацію та визначення обсягу їхніх робочих місць у відділі документації. Менеджер з документообігу також визначає потреби у навичках працівників, наприклад, здатність впроваджувати нові технології в керуванні електронними документами, а також організовує рішення для навчання, які підтримують оновлення своїх навичок.
Записи безпеки та зберігання
Іншою важливою відповідальністю менеджера записів є забезпечення безпеки та доступності записів. Менеджер контролює безпечне зберігання записів шляхом впровадження систем безпеки. Наприклад, вона може бюджетувати та впроваджувати встановлення камер для моніторингу діяльності в бібліотеці записів. Менеджер може також забезпечити, щоб певні співробітники мали паролі до бази даних, щоб гарантувати, що тільки дозволені записи доступу до персоналу.
