Канцелярський персонал відіграє важливу роль у будь-якій компанії. Співробітники - це ті, хто виконує повсякденні обов'язки типового офісу, і часто просять виконувати цілий ряд інших функцій для компанії. Однак, обов'язки і очікування канцелярського персоналу не завжди зрозумілі для заявників, і повинні бути чітко визначені компанією перед наймом.
Телефонні дзвінки
Відповідаючи, направляючи та здійснюючи телефонні дзвінки, відповідальні канцелярські працівники. Вони повинні проводити ці дзвінки на професійному рівні і мати можливість передавати дзвінки і переадресовувати абонентів у відповідну скриньку голосової пошти, якщо ця особа не перебуває або перебуває на іншому дзвінку. Вони також повинні бути знайомі з ролями кожного співробітника, тому дзвінки можуть бути передані правильно. Вони також повинні бути знайомі з тим, які виклики необхідно перенести, і які дзвінки, такі як телемаркетинг, займають нижчий пріоритет.
$config[code] not foundПошта
Канцелярія відповідальна за вхідну та вихідну пошту. Вхідну пошту потрібно сортувати і доставити призначеним одержувачам, або відкрити канцелярським персоналом, щоб визначити характер розсилки, наприклад, скаргу клієнта, і відправити її на потрібне місце. Вихідна пошта повинна бути організована, адресована і надрукована. Крім того, персонал канцелярії буде координуватись з послугами доставки, такими як Federal Express, для доставки та доставки пакетів.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingКонтроль документів
Відповідальність за управління внутрішніми документами також в основному поширюється на канцелярського персоналу. Працівники канцелярії несуть відповідальність за друкування, ксерокопіювання, розповсюдження та знищення всіх внутрішніх документів. Вони підтримують систему подання в належному алфавітному порядку і відстежують чутливі документи, які повинні бути знищені через певний час. Крім того, будь-який великий обсяг фотокопіювання буде делегований співробітнику.
Координація подій
Часто очікується, що співробітники канцелярії координуватимуть події компанії. Вони організовують доставку їжі в правильний час, і що будь-які роздаткові матеріали будуть скопійовані та доступні. Вони також допоможуть розробити будь-які презентації PowerPoint або інші мультимедійні елементи, які можуть бути представлені, і переконатися, що сам конференц-зал перебуває у належному порядку перед початком події.
Надання замовлень та грошові кошти
Працівники канцелярії часто очолюють замовлення офісних приладдя за необхідністю і розподіляють дрібні грошові кошти іншим учасникам офісу на предмет необхідності, наприклад, їзди на таксі або терміново необхідних речей. Канцелярії зазвичай виконують замовлення на поставку один раз на тиждень та інші замовлення, коли виникають потреби.
