У кожному бізнесі існують повсякденні заходи. Це завдання, які потребують часу та енергії, але відверто краще їх обробляє хтось інший, щоб ви могли зосередитися на основній діяльності вашої компанії.
Але де ви можете знайти когось для вирішення цих завдань? Введіть віртуального помічника!
"Віртуальний помічник може приймати щоденні речі, які викликають стрес, але насправді не так важко, і робити їх за лаштунками, щоб ви могли продовжувати працювати над важливими справами", - пояснює Джесс Острофф, директор з спокою на "Не панікуй менеджмент", віртуальне агентство допомоги, яке спеціалізується на комплексних послугах управління Facebook для бізнесу.
$config[code] not foundБеручи до уваги важливу роль, яку вони відіграють, дуже важливо правильно вибрати при прийомі віртуального помічника. Нижче наведені деякі секрети найму правильного віртуального помічника.
Коли наймаєте віртуальних помічників, переконайтеся, що вони…
Підтримуйте чітку комунікацію
Ключовою відмінністю між наймом на повний робочий день і віртуальним помічником є фізична присутність. На відміну від звичайного працівника, віртуальний помічник не може входити в каюту, щоб отримати відповіді. Це робить спілкування надзвичайно важливим. Тому слід шукати віртуального помічника, який у будь-який час підтримує повну прозорість у спілкуванні.
Досвід промисловості
Припустимо, у вас є невеликий бізнес B2B, і ваша цільова аудиторія є більш серйозною і розвиненою групою людей і осіб, які приймають рішення. Чи ви могли б скористатися наймом новачка без досвіду в галузі? Напевно, ні. Скоріше, ви повинні шукати того, хто має достатньо знань про галузь, в якій ви працюєте. Людина з сильним досвідом у галузі зможе зрозуміти, чого дійсно хоче аудиторія.
Візьміть власність за помилки
Професійний віртуальний помічник ніколи не боїться брати на себе відповідальність за помилки, допущені на роботі. Саме ця якість полегшує роботу з ними. Як каже Острофф: «Вони цінують свою роботу та свій внесок у ваш успіх і беруть на себе власність за помилки або непорозуміння, щоб вони могли краще працювати в майбутньому». у віртуальному помічнику.
Мати перевірочні посилання
Простий, але ефективний спосіб оцінити навички та якості майбутнього віртуального асистента полягає в тому, щоб шукати посилання та відгуки минулих роботодавців. Переконайтеся, що ви звертаєте пильну увагу на те, що їхні попередні роботодавці повинні сказати про свою роботу, особистість і навички. Виходячи з відгуків, ви зможете знайти потрібну людину для роботи.
Зрозумійте, як працює соціальна мережа
Якщо ви наймаєте когось, наприклад, керуєте своїм обліковим записом Facebook, важливо, щоб вони повністю розуміли, як працює сайт. Крім повноцінного розуміння функціональних можливостей Facebook, важливо чітко знати, що він може зробити для бізнесу. Хороший досвід буде корисним, щоб допомогти вам вивчити можливості майбутнього віртуального помічника у виконанні роботи.
Розмістіть пропозиції
Професійні віртуальні помічники мають достатню впевненість у своїх навичках та досвіді, щоб поділитися пропозиціями, які можуть допомогти їхній роботі та допомогти вашому бізнесу. «Вони також можуть робити пропозиції, коли мова йде про процеси та ефективність на основі власного досвіду, який допоможе вам безперешкодно керувати своїм бізнесом», - згадує Острофф. Корисні вклади та пропозиції можуть допомогти вам у досягненні бізнес-цілей.
Запитуйте питання про роботу і обов'язки
Коли майбутній віртуальний асистент ставить запитання про роль та обов'язки на робочому місці, це свідчить про його / її зацікавленість у задоволенні ваших очікувань. Дійсні запитання також корисні, щоб допомогти вам визначити чіткі робочі обов'язки. «Важливо заглянути в себе і свій бізнес, щоб зрозуміти, що вам дійсно потрібно робити, і що може зробити хтось інший. Потім потрібно з'ясувати, які з речей, які інші можуть зробити, повинні бути делеговані ВА », - каже Острофф.
Виконайте добре в пробному запуску
Не впевнені, як вийдуть ваші стосунки з віртуальним помічником? Спробуйте пробний проект для тестування вод. "Важливо почати з завдань або проектів, які є невеликими і специфічними, щоб ви могли почати будувати довіру, не ризикуючи нічим серйозним, якщо помічник не підходить", - пояснює Острофф. Якщо маленький проект іде добре, ви можете довіряти помічнику з більшими завданнями.
Excel в управлінні часом
Основною якістю хорошого віртуального помічника, на думку Остроффа, є їхня здатність «приймати щоденні речі, які викликають стрес, але насправді не так важко». Для цього віртуальний помічник повинен володіти великими навичками управління часом.. Іншими словами, вони повинні знати, як розставити пріоритети різних робочих місць і багатозадачності, не пропускаючи кінцевого терміну. Вони також повинні цінувати ваш час і переконатися, що у вас є домовленість про терміни.
Сітка з вашою особистістю
Враховуючи, наскільки тісно потрібно працювати з віртуальним помічником, дуже важливо знайти людину, чия особистість сумісна з вашою. Наприклад, чи хотіли б ви працювати віддалено з людиною, яка взагалі не розмовляє? Ви повинні мати чітке розуміння міжособистісних якостей, яких ви шукаєте в людині, з якою ви не зустрінетеся особисто в обличчя кожного дня.
Дізнайтеся свою цільову аудиторію
Коли ви намагаєтеся з'єднатися зі своєю аудиторією через соціальні медіа або будь-який інший підхід, ви повинні покладатися на того, хто знає вашу аудиторію, або принаймні готовий поліпшити свої знання. Скажімо, ваша цільова аудиторія - це середній американський підліток, який живе в маленькому містечку. Ви отримаєте вигоду від найму віртуального помічника, який знає пульс такої аудиторії.
Залишається доступним
Під час роботи з віртуальним помічником зв'язок залишається ключовим. Завдяки Інтернету існує кілька способів взаємодії з людьми, які сидять милями. Але важливо також знайти людину, яка задоволена Вашими робочими годинами. Наприклад, якщо ви сидите в США, чи допоможе найняти віртуального помічника в Малайзії, коли ви повинні щодня контактувати?
Особливі навички
Окрім володіння бажаними навичками міжособистісного спілкування, людина також повинна мати специфічні якості для виконання роботи. У Остроффа є порада: «Важливо визначити свій унікальний набір навичок, зосередитися на цьому і делегувати решту». Ідея полягає в тому, щоб знайти правильний баланс у розподілі роботи, і для цього потрібно вибрати людину з правильний набір навичок.
Зверніть увагу на розуміння вашого бізнесу
За словами Остроффа, «більшість віртуальних помічників не знаходять причин для того, щоб інвестувати в ваш бізнес. І ви отримуєте те, за що ви платите. Він або вона знають, що для того, щоб допомогти вам з'єднатися зі своєю аудиторією, вони повинні розуміти, в чому полягає ваш бізнес. Саме це розуміння допомагає їм дізнатися про вашу стратегію і зробити свій внесок найефективнішим чином.
Показати намір дізнатися
Можливо, вам не завжди потрібно найняти віртуального помічника з декількома роками досвіду. Порівняно менш досвідчена людина може також виконати велику роботу, якщо він / вона має рішучість вчитися. Можливо, вам буде потрібно спочатку виховати цю особу, але виплата буде більшою, якщо врахувати їхню значно низьку вартість.
Шукати відгуки
Віртуальний помічник, який серйозно ставиться до своєї роботи, буде більш активним у пошуку зворотного зв'язку, щоб знайти місця для вдосконалення. Бажання отримувати зворотній зв'язок - це явний показник серйозності асистента щодо роботи. Острофф додає: "Також важливо надавати постійний відгук, як хороший, так і поганий, щоб ваш асистент міг вчитися і розвиватися".
Тримайте вас в курсі
Важко стежити за тим, що робить віртуальний помічник, тому що ви фізично не близькі один до одного. Але хороший віртуальний помічник це розуміє, і тому він або вона час від часу підтримує вас. Хороший віртуальний учасник обмінюватиметься оновленнями для того, щоб інформувати вас про прогрес і допомагати усунути непорозуміння.
Докладний звіт проекту
Професійні віртуальні помічники мають очей до деталей. Вони визнають роль докладного звіту для відстеження статусу проекту, його прогресу та напрямків для покращення. Докладний звіт про проект також допомагає вам дізнатися, з чого ви виходите із залучення, що є корисним для моніторингу рентабельності інвестицій.
Передбачайте свої потреби
Професійний віртуальний помічник витрачає час на розуміння вашого бізнесу та його потреб. З часом віртуальний помічник починає передбачати ваші бізнес-вимоги і може приймати обгрунтовані рішення. Як каже Острофф: «Найкращі віртуальні помічники - це ті, які через деякий час можуть передбачити ваші потреби і дістатися до них, перш ніж ви навіть подумаєте про них».
Помічник зображення через Shutterstock
Більше в: Що ви не знали 8 Коментарі ▼
