Написання офіційного записки є ефективним способом спілкування в компанії. Напишіть пам'ятку з авторитетним голосом, який має на меті повідомити, а не залякати читача. Додаткова інформація, що міститься в пам'ятці, відома як вкладення, а вкладені файли зазвичай містяться з літерами. Офіційна записка включає окремі розділи і включає в себе ініціали письменника і помічника в кінці. Незважаючи на те, що більшість нагадувань складають одну сторінку або менше, не забудьте включити абзац з підсумковим звітом наприкінці нагадування, якщо він довший за одну сторінку.
$config[code] not foundСтворіть заголовок для нагадування, що містить розділи "До", "Від" та "Тема". Вирішіть, кому потрібно отримати копію записки. Якщо ви включаєте вкладення, вирішіть, кому потрібно отримати вкладення, а хто просто потребує копію записки, щоб вони були в курсі цієї інформації та що вкладення були розповсюджені (наприклад, менеджер може створити вкладення й не обов'язково потрібна копія). Вкажіть імена всіх, щоб отримати нагадування в розділі "До" заголовка. Люди, яких ви хочете скопіювати, перейдіть у частину записки "cc" наприкінці записки. Також можуть бути люди, яким ви хочете приватно повідомити про записку. Ці одержувачі будуть "копіювати сліпим". Їм буде надано копію записки, але не буде публічно перераховано в розділах "До" або "куб. См".
Напишіть тіло пам'ятки чітко і лаконічно. Використовуйте пряму і формальну мову, але не забувайте, що це зауважує. Більш довгі нотатки повинні включати заголовки абзаців, щоб зробити їх легше читати.
Завершіть записку. По завершенні тіла пам'ятки повинні з'явитися ініціали автора з ініціалами помічника після косої черги "XX / yy". Ініціали авторів капіталізуються; асистенти знаходяться в нижньому регістрі. Нижче, два пропуски вниз, має бути слово "Додатки (x)" з числом вкладень, включених в дужки, якщо їх більше. Далі, перерахуйте людей, які ви хочете копіювати, або "cc". Він повинен бути у форматі списку. Люди, які копіюють сліпі, повинні бути написані вручну на своїх копіях. Обов'язково вкажіть "bcc", щоб вони знали, що вони були скопійовані анонімно. Автор записки має започаткувати своє ім'я в розділі "Від" заголовка, перш ніж розпочати розповсюдження записки.
Порада
Зберігайте додаткову копію або дві пам'ятки у файлі з вкладеннями, якщо хтось інший повинен бути доданий до списку розсилки.
Виправте нагадування про типографські помилки, які пропускають заклинання (форма / від).
Більшість програмного забезпечення для обробки текстів включає в себе шаблон нагадування, якщо ваша компанія не вказала, що потрібно використовувати.
Увага
Переконайтеся, що ви включили всіх одержувачів у розділ "До" записки.
Пам'ятки слід використовувати лише для внутрішніх комунікацій компанії. Зв'язок з постачальниками або клієнтами має бути написаний у форматі літера.
