У цей день електронного офісу можна прийняти концепцію подачі документів як належне. Розробка ефективної політики подачі офісу може допомогти зберегти важливі документи та активні документи легко знайти. Незалежно від того, скільки документації робиться на комп'ютерах, завжди буде певна сума, яка повинна бути роздрукована і подана вручну. Слідкуйте за подачею в офіс, і ви можете запустити більш ефективний офіс.
$config[code] not foundВідповідальність
Незалежно від того, наскільки детальна політика подання офісу може бути, хтось повинен нести відповідальність за впровадження політики на щоденній основі, щоб вона була ефективною. Делегування повноважень щодо подання може змінюватись в залежності від обсягу інформації, що підлягає подачі, складності системи подачі документів і того, як часто інформація витягується, і яка повинна бути повторно подана.
При гарній політиці подачі, подача повинна здійснюватися тільки відповідальною особою. Якщо хтось інший видаляє документ, має бути правило, що документ поміщається в кошик "в", який подається відповідальною стороною. Якщо є декілька осіб, відповідальних за подачу документів, ви повинні створити систему в кожній папці, де остання особа, яка щось подала, повинна підписати свої ініціали. Для того, щоб підтримувати хорошу систему реєстрації, відповідальні люди повинні бути притягнуті до відповідальності.
Кольорове кодування
За даними PowerHomeBiz.com, один із способів зберегти ваші файли організовано за допомогою кольорового кодування. Кольорові файли можна розфарбовувати за допомогою кольорових наклейок на вкладках, або можна придбати файлові папки різних кольорів для використання в шафах.
Коли ви розділяєтесь за кольором, може бути ефективніше використовувати систему кольорового кодування для більш вичерпних заголовків, а потім і для іншої системи підзаголовків. Наприклад, всі фінансові документи можуть бути розміщені в зелених файлах, але в документах, що стосуються податкової інформації, буде створено власну систему. Експериментуйте з кольоровим кодуванням системи кольорового кодування. Зелені папки можуть бути використані для фінансових документів, але червоні вкладки можна розмістити на інформації, пов'язаній з оподаткуванням.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingАктивний та архіваційний
Найбільш використовувані файли будуть тими, які слід вважати активними, а ті, які не будуть передаватися на регулярній основі, можуть бути архівовані. Активна файлова система є динамічною і залишає місце для розширення та доповнення. Після того, як документ вважається поза його активною фазою, він переходить до архівування. Зберігайте активні файли доступними для тих, хто їх потребуватиме, та підтримуйте організацію активних файлів щодня.
