Для власників малого бізнесу створення політики соціальних медіа є ефективним способом допомогти співробітникам взаємодіяти з клієнтами, уточнити маркетингові повідомлення та захистити довіру в Інтернеті. Давайте розглянемо, як створити політику соціальних медіа.
Що таке політика соціальних медіа?
Ось одне визначення:
"Політика соціальних медіа - це набір керівних принципів, які описують, як співробітники повинні взаємодіяти з клієнтами в Інтернеті".
Загалом, більшість політик містять вказівки щодо:
- Корпоративні блоги
Пам’ятайте, що для кожного сайту соціальних медіа не потрібно створювати окремі правила. Замість цього можна створити документ головної політики та розробити короткі розділи для кожного конкретного сайту. Це полегшує керування документом і контролює зміни.
Довідники працівників та політика соціальних медіа
З одного боку, ви можете розробити політику соціальних медіа як підмножину посібника вашого працівника. Це означає, що коли хтось приєднується до компанії, керівні принципи для взаємодії в Інтернеті висвітлюються в цій главі підручника.
Або, ви можете створити окремий документ і звернутися до довідника працівників, де це необхідно. Це зменшує кількість слів, оскільки, наприклад, ви можете посилатися на правову інформацію та кадрову політику в цьому документі.
Починаємо
Як і багато інших речей, перший крок - найважча частина розробки політики соціальних медіа. Так де ви починаєте? Один з підходів полягає в тому, щоб подивитися на компанії у вашому секторі, вивчити їхні політики (багато хто з них є публічними) і використовувати їх як складові для ваших документів.
Під час вивчення політик враховуйте таке:
- Тон - Чи є формальна політика чи вона використовує більш розслаблений стиль спілкування? Як ви думаєте, що найкраще працює? Деякі документи використовують такі фрази, як "Користувач повинен …", який звучить трохи різко. Спробуйте прийняти професійний, корисний і поважний тон.
- Довжина - Деякі політики є дуже короткими, тоді як інші є щільними і читаються як юридичні документи. Знову ж таки, подивіться, що найкраще підходить для вас. Немає ні правильного, ні неправильного.
- Рівень інформації - Деякі політики надають загальні рекомендації, тоді як інші надають більш деталізовану інформацію, наприклад, деталізуючи, як відповісти на негативний коментар до блогу компанії.
- Область застосування - Чи політика охоплює мережі соціальних медіа на індивідуальній основі або застосовує більш широкий підхід? Який підхід найкраще підходить для вашої компанії? Що було б легше керувати?
- Використання - Чи бачите ви своїх співробітників, використовуючи ці документи? Якщо ні, то чому? Подивіться на приклади, які вам подобаються читати, і які, на вашу думку, будуть добре працювати для вашої команди.
Створення чернетки документа
Якщо ідея написання політики соціальних засобів масової інформації наповнює вас страхом, то подумайте. Це не так важко, і я покажу вам, чому. Так само, як Рим не був побудований за один день, створення політичних документів займе деякий час… але ви потрапите туди. Справа в тому, щоб розбити її на керовані завдання - наприклад, одну політику на тиждень.
Наприклад, почнемо з політики для вашої сторінки Facebook:
- Призначення - Охарактеризуйте мету цієї політики одним реченням. Тримайте його зосередженим і зніміть будь-яку неоднозначність. Напишіть позитивним тоном.
- Цілі - Опишіть, як ця політика допоможе читачам (наприклад, вашим співробітникам і шанувальникам Facebook) взаємодіяти.
- Політика - Напишіть коротку політику, яка визначає ваші очікування, позицію та дії, які ви можете вжити, якщо ці принципи будуть порушені.
- Контакти - Включити контактну інформацію, якщо читачеві потрібні роз'яснення.
Довідка або перешкода?
Чому так багато людей вважають, що політика соціальних медіа є поганою? Основною причиною, через яку політика не працює (або отримує погану репутацію), є те, що вони ускладнюють роботу співробітників. Можливо, це не зовсім вірно, але для багатьох працівників ця політика відчути як вторгнення і ще одне правило. Як ви можете обійти це?
Я думаю, що це слово політика що порушує людей. Якщо це так, змініть тон документа і посилайтеся на них як на керівні принципи, інструкції та приклади, щоб дати вашим співробітникам більше довіри при взаємодії в Інтернеті. Потім, після того, як ви створили політику, проведіть неформальний семінар і введіть документ. Пам'ятайте, що більшість співробітників хочуть добре виконувати свою роботу. Але вони іноді розчаровуються, коли їм доводиться змінювати спосіб виконання своїх повсякденних завдань. Семінар повинен зменшити їхню тривожність і дати їм потрібний їм напрямок.
Коли ви починаєте сеанс, виконайте такі дії:
- Припущення - Усунути будь-які припущення або непорозуміння, які вони можуть мати щодо політики.
- Приклади - Проведіть їх через зразки політики, щоб вони зрозуміли, як ця політика застосовується до їхньої ролі.
- Сценарії - Тримайте сесію практично, обговорюючи сценарії, де політика допоможе їм.
Сценарна частина семінару дуже важлива. Показати реальні приклади того, де соціальні медіа можуть викликати проблеми, такі як:
- Працівники поділяють конфіденційну інформацію випадково
- Реагуючи на негативні коментарі і потрапляючи у вогонь полум'я
- Залишати зауваження на сайтах конкурентів
Потім покажіть, як ефективно вирішувати ці проблеми. Ваші співробітники побачать цінність документів і будуть більш схильні до їх використання.
Опублікувати
Після завершення документів політики надсилайте PDF-файл всім працівникам. Попросіть їх уважно прочитати і відповісти, якщо вони помітили прогалини, помилки або помилки. Потім публікуйте політику на своєму веб-сайті, блозі та інших каналах соціальних медіа. Не забудьте додати дату, номер версії та власника документа, щоб можна було відстежувати зміни в документах.
Монітор
Розробка політики - це процес уточнення. Кожні півроку переглядайте документи та оновлюйте, де це необхідно. Наприклад, якщо ви запустили веб-сайт для мобільних пристроїв, ви можете включити до нього правила щодо політики. Що ще важливіше, подивіться на зворотній зв'язок, отриманий від вашої команди, і подивіться, як це можна використовувати для уточнення тексту.
Висновок
Написання своєї першої політики в соціальних мережах простіше, ніж ви думаєте. Побачте це як невеликий проект, який ви збираєтеся вирішити протягом наступних чотирьох тижнів. Створіть команду з хорошими навичками письма та знаннями в соціальних медіа, а потім працюйте над терміном.
Якщо ви вже написали політику в соціальних мережах, яка вам найскладніша частина процесу? Як ви створили політику, як їх реалізувати?
Зображення з Dirk Ercken / Shutterstock
14 Коментарі ▼
