Системи подачі документів встановлюють офісні процедури, які організовують інформацію відповідно до послідовних правил, що полегшують пошук інформації. Системи подачі документів організовують документи, які інші особи та організації надсилають компанії, записи про внутрішню діяльність компанії та записи інформації, яку компанія надсилає іншим компаніям та приватним особам.
Вхідні та Вихідні
Вихідні документи зберігають вихідні документи, перш ніж вони будуть розповсюджені. Вихідні документи включають вихідну пошту, факси або документи для сканування та надсилання електронною поштою суб'єктам, які не входять до організації. Вхідні документи зберігають вхідні документи, перш ніж вони будуть подані або розповсюджені внутрішньо. Ці документи включають записки; документи, які деталізують новий проект, ініціативу або клієнта; та документи, які надходять поштою. Деякі папки "Вхідні" мають два розділи. Один розділ містить документи, які мають існуючі файли, а інший розділ містить документи, які потребують нового файлу.
$config[code] not foundФайли та категорії
Файли - це папки, в яких зберігається інформація, яка належить разом за назвою, датою, темою, місцем розташування, проектом або іншими даними. Кілька файлів групуються за категоріями. Часто цим категоріям присвоюється колір, а для легкого посилання на ці категорії використовуються кольорові папки або наклейки. Системи подачі документів встановлюють логічне розміщення окремих файлів у межах категорії. Наприклад, кабінет лікаря може мати кольорові категорії, які відповідають кожній букві алфавіту для прізвищ пацієнта. Інші системи подачі документів розробляють файли за тематичними, числовими, географічними та хронологічними категоріями та позиціями.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЛистування
Вхідна пошта зберігається у файлах, що відносяться до інформації на документах. Компанії розміщують копії відповідей на вхідну пошту в тому ж файлі, що й оригінальні вхідні документи. Деякі компанії відзначають фотокопії завершених відповідей, щоб відрізнити їх від відповідей, які ще не доставлені. Крім того, фотокопії вихідних документів зберігаються у файлах, що відносяться до інформації про документи, і зберігаються в тому ж самому файлі, що і будь-які відповіді, які компанія отримує на ці документи.
Внутрішній розподіл
Папка "Вхідні" містить документи, які поширюються в організації, включаючи пошту для окремих працівників, нагадування та інші фізичні документи, які отримують окремі співробітники. Внутрішні документи папки "Вхідні" поширюються співробітникам шляхом розміщення документів у папках, що видаються співробітникам, а іноді шляхом сканування або надсилання факсу документа віддаленим співробітникам.
Ключ подачі
Якщо немає існуючого файлу, який логічно відповідає новому документу, створюється новий файл для його зберігання. Аналогічно, нова категорія створюється для нового документа, якщо не існує жодної категорії, яка підходить до документа. Файлові ключі надають індекс для системи реєстрації. Файлові файли перелічують і кодифікують всі категорії в системі реєстрації і вказують, як організована інформація в кожній категорії. Щоразу, коли створюється нова категорія, ключ файлу оновлюється і розповсюджується серед інших співробітників або відображається в центральній точці відліку.
