Діловий світ, здається, обертається на осі зустрічей - але не всі зустрічі є продуктивними. Інвестуйте час у планування продуктивної сесії, щоб переконатися, що ваші зустрічі будуть виконані. Дайте ретельне уявлення про те, що вам потрібно зробити, і хто повинен брати участь.
Визначте цілі та аудиторію
Встановіть мету зустрічі, зробіть її короткою та чіткою. Наприклад, створіть короткий список пунктів, що описують конкретні цілі. Метою зустрічі може бути передача важливої інформації, прийняття рішень, вирішення проблем або призначення дій. Коротка і точна мета допомагає організатору зустрічі визначити, хто повинен брати участь у зустрічі. Створюйте список запрошених, вирівнюючи кожну мету з членами команди, чия присутність дозволить реально досягти мети.
$config[code] not foundВстановіть порядок денний
Встановіть порядок денний наради, що ґрунтується на кожній меті цієї мети. Якщо мета полягає в повідомленні про початок проекту, встановіть пункт порядку денного, який визначає, хто буде представляти цю інформацію і як ця інформація буде спільною, наприклад, презентацією PowerPoint. Якщо метою є призначення дій, встановіть пункт порядку денного, який описує, як будуть виконуватися завдання. Кожна мета повинна мати один або більше пунктів порядку денного, безпосередньо з нею.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingВиберіть Дата і час
Виберіть дату та час зустрічі на основі наявності лідера зустрічі та найбільш критичних запрошених. Чим більше список запрошених, тим важче знайти день і час, коли всі доступні. Прийміть час, який відповідає максимально можливому розкладу. Перед тим, як встановити час, подумайте про часові пояси. Якщо запрошені учасники візьмуть участь за телефоном або Інтернетом, розгляньте їхні робочі години, а також власні. 1:00 зустріч у Східному стандартному часі - це зустріч в обідній годині в Центральному стандартному часі. Ця ж зустріч відбувається о 2 годині ранку в Токіо.
Виберіть розташування
Знайдіть конференц-зал, який дозволить досягти всіх пунктів порядку денного. Вибирайте кімнату велику або маленьку, щоб комфортно підходити до кількості людей, які очікують відвідування. Кімната, яка вміщає 40 чоловік, є поганим вибором для зустрічі з 10 людьми. Крім того, ви не хочете, щоб натовп стискався в такому щільному обсязі, що необхідно принести додаткові стільці.
Організуйте матеріали та події
Якщо презентації очікуються, переконайтеся, що кімната обладнана проектором. Якщо ні, зробіть заходи, щоб принести з собою проектор - також переконайтеся, що у вас є щось для проектування, наприклад, екран або біла стіна. Не забудьте врахувати наявність інших випадкових випадків, таких як білі дошки з маркерами сухого стирання, фліп-чарти та акустичні телефони для учасників поза межами майданчика. Для багатогодинних зустрічей організуйте їжу та напої, щоб учасники зосередилися на темі, а не на їхніх шлунках.
Повідомляти запрошених
Попередньо повідомте запрошених про цілі зустрічі, дату, час та місце розташування, щоб вони могли підготуватися належним чином. У більшості випадків бажано принаймні щотижневе повідомлення. Використовуйте програмне забезпечення календаря робочого місця, щоб надіслати зустріч всім запрошеним. Багато програм сповіщать запрошених за кілька хвилин або за кілька днів до зустрічі або налаштують сповіщення відповідно до ваших потреб.
