Помічник команди допомагає переносити робоче навантаження, виконуючи адміністративні обов'язки, звільняючи членів офісної команди для виконання інших обов'язків. Вони намагаються допомогти з поточними проектами, щоб більш досвідчені члени могли зосередитися на шляхах вдосконалення проекту, усуненню проблем або вирішенні вимог клієнта. Додаткова адміністративна допомога є життєво важливою для виконання термінів і своєчасного завершення проектів. Асистенти працюють під безпосереднім керівництвом керівників груп.
$config[code] not foundАдміністративні обов'язки
Асистенти команди допомагають адміністративним обов'язкам, які вимагають мало нагляду. Вони розраховують зустрічі з клієнтами та переконуються, що клієнти отримують документи та дебіторську заборгованість вчасно. Вони організовують внутрішні зустрічі команди і готують маршрути для забезпечення того, щоб усі співробітники знаходилися на одній сторінці. Інші обов'язки включають: сортування листів за важливістю, попередження членів команди про майбутні терміни, копіювання, виконання доручень, підготовку документів та організацію електронних файлів. Швидкість, ефективні комунікативні навички та увага до деталей є найвищими умовами роботи.
Дані та результати
Робочим групам часто потрібна додаткова адміністративна підтримка, щоб допомогти з веденням записів, управлінням даними та результатами проекту. Асистенти команди беруть записки під час зустрічей і збирають ці нотатки до проектних записок. Вони збирають і вводять дані в електронні файли, щоб члени команди мали записи для підтримки своїх аналізів і результатів проекту. Асистенти готують результати проекту, додаючи номери сторінок, привабливі обкладинки, списки термінів і зміст для письмових звітів. Навички роботи з комп'ютером, навички введення даних та сильні сторони коректури допомагають заявникам виділятися як кваліфіковані кандидати на роботу.
Харчування та дорожні умови
Асистенти проекту координують офісні обіди та вечері з членами команди. Вони замовляють і збирають їжу для працівників, які працюють довго, щоб відповідати строкам. Вони здійснюють поїздки, включаючи рейси, проживання та оренду автомобілів. Досліджуючи маршрути конференцій та інформуючи членів команди про деталі семінару, вони звільняють більше часу для досвідчених членів, щоб зосередитися на великих і трудомістких проектах.
Фінансові обов'язки
Переконання, що команда залишається в межах свого бюджету, є життєво важливою відповідальністю на робочому місці. Асистенти команди відстежують витрати проекту та придбання квитанцій, і вони реєструють ці номери в програмах бухгалтерського програмного забезпечення та електронних таблицях. Вони не приймають рішень про придбання, але вони повідомляють керівникам команди, коли бюджети виглядають так, ніби вони можуть потрапити в червоний колір. Помічники замовляють запаси та продукти, коли запаси знижуються. Бюджетування та базове розуміння бухгалтерського обліку допомагають помічникам проекту підтримувати запропоновані фінансові цілі.
