З ростом компанії ви додаєте більше процесів, програмного забезпечення та людей. Якщо ви весь час не проводили активну оптимізацію, ви можете бути здивовані тим, що ваші системи є складними та зайвими.
Консолідація робочого процесу допоможе Вашому зростаючому бізнесу продовжувати процвітати і підтримувати Ваші люди працювати над важливими матеріалами.
Як консолідувати свої бізнес-системи
Зменшити час введення даних
Якщо ви вводите ті самі дані в декількох місцях, ви витрачаєте час. Інтеграція програмного забезпечення дозволяє вводити дані один раз і автоматично синхронізувати їх в інших місцях.
$config[code] not foundВеличезний часник? Подивіться на програмне забезпечення для управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), яке пропонує інтеграцію з іншими службами, такими як маркетинг електронною поштою, облік і управління вмістом. Наприклад, Insightly інтегрується з Evernote, Gmail, Календарем Google, Диском Google, MailChimp, Outlook 2013, цитатою Roller, Torpio і Zapier. Незабаром, Insightly також інтегрується з QuickBooks Online.
Інтеграція дозволяє більш ефективно керувати завданнями у вашому CRM без дублювання роботи, наприклад, прив'язувати інформацію про проект від Evernote до організації у вашому CRM, або створювати персоналізовані котирування з інформацією CRM за допомогою Quote Roller.
Робота в хмарі
Завершилися дні, коли не вдається працювати над проектом, оскільки дані зберігаються на робочому столі. Тепер кожен у вашій команді, ваші клієнти та будь-хто інший, хто має співпрацювати над проектом або документом, може переглядати та використовувати важливу інформацію з будь-якого місця через Інтернет. Дані, що зберігаються в хмарі, стійкі до корупції через глюки комп'ютера, оскільки не зберігаються на комп'ютері окремої особи.
Майте на увазі, що коли деякі хмарні програми мають несподіваний час простою, це може вплинути на вашу працездатність. (Чи вплинуло на ваш бізнес, коли Google Диск знизився у березні?)
Якщо ви стурбовані проблемами простою, розгляньте комбіновані програми, які дозволяють працювати з резервних даних, які зберігаються локально, або тих, які мають автономний режим. Популярні хмарні програми для бізнесу включають Google Apps for Business, Office 365, Box і RebitPro. Крім того, багато додатків у хмарі - це альтернативні способи придбання блоку ліцензій на програмне забезпечення для вашої компанії.
Використовуйте лише один календар
Трохи неприємніше, ніж відсутність кінцевого терміну, оскільки хтось перевіряв неправильний календар. Найкращий спосіб уникнути цього - використання всього одного календаря для кожного і кожного проекту.
Виберіть календар, який буде інтегрований з програмним забезпеченням, що використовується для CRM та управління проектами, а також мобільними пристроями, які ваша команда регулярно використовує. Не тільки ви зможете синхронізувати важливі терміни проекту, але ваша команда може керувати своїми графіками в межах одного мобільного додатка, зберігаючи при цьому важливі терміни компанії.
Слідкуйте за „K.I.S.S. Правило "
Так само, як ви дізналися в школі, Keep It Simple, Silly.
Якщо ви хочете уникнути ускладнення рутинних бізнес-завдань і створення надмірності у робочому процесі, завжди зосередьтеся на простоті. Найновіші технології не завжди покращують те, що ви вже отримали. Якщо ви купуєте кращі бізнес-системи, переконайтеся, що ви не дублюєте те, що вже є. Це одне місце, де плагіни, програми та розширення дійсно корисні.
Ви можете знайти програмне забезпечення, таке як CRM або веб-браузер, що робить одне дуже добре. Потім, можливо, додайте плагін, який автоматизує процес або додає функціональність, яку ви керуєте за допомогою однозадачного програмного забезпечення. Це звільняє вас і вашу команду від ще однієї програми та ще одного процесу для вивчення.
Якщо ви нехтували оптимізацією бізнес-систем, перший раз, коли ви переглядаєте опції, можливо, буде трохи переважною. Після того, як ви знайдете потрібні програми для роботи, необхідної для автоматизації та викорінення будь-яких надлишкових систем і програмного забезпечення, вам буде надано можливість регулярно оцінювати свої системи, роблячи підтримку набагато простішою.
Можливо, найкраща плата за оптимізацію систем - це звільнення вашої команди від роботи над проектами, а не горінням часу для виконання зайвих завдань.
10 коментарів ▼
