Команди Microsoft - це інструмент комунікації в Office 365, який надає малим підприємствам простий спосіб спілкування та співпраці з працівниками. Для тих, хто не використовував команди Microsoft, він може допомогти отримати корисні поради та висновки експертів, щоб максимально використати їх.
Поради корпорації Майкрософт
Сімона Мілхем є сертифікованим тренером Microsoft і тренером для ІТ-платформи для навчання CBT Nuggets. Вона поділилася деякими корисними порадами для того, щоб максимально використовувати команди Microsoft для малого бізнесу в інтерв'ю по електронній пошті з Small Business Trends.
$config[code] not foundЗгорнути повідомлення електронної пошти
Одна з найбільших переваг команд Microsoft полягає в тому, що вона дозволяє компаніям зберігати всі свої комунікації, організовані в одному місці, замість того, щоб покладатися на довгі ланцюжки електронної пошти, які можуть легко втратитися у випадковому порядку. Тому, якщо ви збираєтеся скористатися командами Microsoft, використовуйте її замість електронної пошти для внутрішніх комунікацій.
Мілхем каже: “Якщо хтось посилає електронну пошту до команди, яка запитує відносно тривіальне запитання, і кожен відповідає, що генерує дуже багато електронної пошти. Розмови - це серце Команд, що дозволяє легко побачити теми з першого погляду і швидко відповісти, де це необхідно.
Поділіться розмовами з новими членами команди
Команди корпорації Майкрософт також можуть полегшити залучення нових співробітників. Коли ви робите новий прокат або додаєте існуючого члена команди до нового проекту, ви можете обмінюватися розмовами з цього потоку або проекту з ними, щоб вони могли легко наздогнати, а не пересилати їм численні електронні листи або вручати їх громіздкі документи.
Дотримуйтеся декількох груп
Команди корпорації Майкрософт дозволяють призначити різні групи в організації, щоб ви могли вести бесіди з відповідними членами команди. Але не переходьте за борт, створюючи групи відразу для всіх можливих комбінацій співробітників. Розглянемо, хто найчастіше працює над проектами і створює тільки ті групи, які мають сенс, щоб не переповнювати всіх безліччю варіантів. Ви завжди можете додати ще пізніше.
Майте мету для кожної групи
Якщо ви намагаєтеся визначити, з яких груп потрібно розпочати роботу, подумайте, чого ви бажаєте досягти для кожної групи. Наприклад, вам може знадобитися група лише для керування вищого рівня, до якої ви звернетесь, коли ви приймаєте великі стратегічні рішення. Але ви також можете шукати групи лише для конкретних цілей, таких як ІТ-підтримка та маркетинг у соціальних мережах.
Додати групи під час переходу
Звідти, ви завжди можете додати групи, оскільки конкретні проекти викликають їх. Скажімо, у вас є спеціальний клієнтський проект, в якому беруть участь люди з декількох відділів, які зазвичай не працюють разом. Створіть групу лише для цього прикладу, щоб ці працівники не мали змоги спілкуватися в більш загальній темі.
Налаштувати аудіоконференцію
Команди Microsoft також пропонують функцію аудіоконференцій, завдяки чому ви можете розміщувати голосові зустрічі в певних групах або просто з одним або двома членами команди. Це може бути особливо корисною функцією, особливо якщо у вас є члени команди, які працюють віддалено. Ви також можете використовувати його для спілкування з зовнішніми клієнтами через нову функцію гостьового доступу.
Створити комунікаційну стратегію
Звичайно, команди Microsoft не є єдиним продуктом корпорації Майкрософт, який пропонує функції зв'язку, такі як чат і аудіо дзвінки. Але Millham попереджає не приїжджати надто caught у використовуючому кожному кожному виборі наявному. Замість цього створіть конкретний план, в якому ви зможете вказати, в яких ситуаціях ви будете використовувати команди Microsoft для спілкування в порівнянні з іншими платформами.
Мілхем пояснює: «Я думаю, що однією з найважливіших завдань є допомога діловим користувачам зрозуміти, який інструмент Microsoft Office 365 може використовувати WHEN. Існує перекриття між функціональними можливостями команд, Yammer і Skype для бізнесу, що дійсно є незрозумілим для користувачів, і вони, ймовірно, просто повернуться до електронної пошти за промовчанням без певних рекомендацій. Тому моя рекомендація полягає в тому, що бізнесу потрібно деякий час, щоб проаналізувати, які інструменти найкраще підійдуть різним частинам їхньої організації - і запустити деяких пілотів з різними групами користувачів - а потім забезпечити керівництво та обізнаність кінцевим користувачам ».
Випробування комунікаційних стратегій
Як згадував Мілхем, може бути корисним фактично перевірити різні комунікаційні стратегії в організації, щоб побачити, що найкраще підходить для вашої конкретної команди. Наприклад, ви можете виявити, що має сенс використовувати Skype для дзвінків клієнта, якщо більшість ваших клієнтів вже мають ідентифікатори Skype і не хочуть реєструватися для гостьового доступу з командами Microsoft. Але ви можете вирішити, щоб зберегти всі внутрішні дзвінки в командах заради простоти. Просто залишайтеся відкритими для працівників, щоб ви могли оптимізувати свій план відповідно до своїх потреб.
Будьте в курсі нових можливостей
Команди Microsoft постійно змінюються і додають нові функціональні можливості, які можуть принести користь вашій команді або змінити спосіб використання платформи. Наприклад, Microsoft в даний час перебуває в процесі інтеграції функціональності Skype for Business до команд. Millham рекомендує перевірити документацію Microsoft Teams та практичне керівництво для отримання додаткової інформації та оновлень щодо будь-яких змін або нових функцій.
Навчайте своїх співробітників
Також важливо переконатися, що ваші співробітники розуміють, як максимально використовувати команди Microsoft. І для цього є багато ресурсів. CBT Nuggets надає один варіант для навчання команд Microsoft.
Мілхем каже: «Для власників малого бізнесу, це включає в себе огляд ресурсів, які слід враховувати при розгортанні команд і заохочення прийняття користувачів. Для працівників вона охоплює використання каналів, розмов, зустрічей, обміну файлами, вікі та інше. ”
Зображення: Microsoft
1
