Портьє представляє компанію, будучи обличчям і голосом, який зустрічає клієнтів після першого відвідування або телефонного дзвінка. Здатність рецепціонера створити гарне перше враження є важливою складовою загального успіху бізнесу. Незважаючи на те, що роботодавці та промисловість можуть дещо змінюватись, працівники та працівники мають спільні навички та якості адміністратора, які необхідні для будь-якої роботи.
$config[code] not foundНавички комунікацій
Комунікація лежить в основі обов'язків адміністратора. Вона повинна мати можливість чітко говорити людям по телефону і особисто. Вона приймає повідомлення і передає їх належному індивідууму. Вона може давати вказівки, відповідати на запитання і направляти відвідувачів або абонентів на іншого співробітника або відділ. Хороший секретар має чіткий почерк, щоб можна було легко прочитати нотатки та повідомлення.
Важливо також знати термінологію цього поля. Медичні прийомники, наприклад, часто включають базові знання про медичні процедури та терміни, що використовуються страховими компаніями та представниками фармацевтичних компаній. Хороший секретар достатньо знає про бізнес і свою спеціалізовану лексику, щоб мати можливість відповідати на основні питання і направляти дзвінків і відвідувачів на відповідні відділи.
Можливість бути гравцем команди
Портьє служить зв'язком між клієнтами та співробітниками, які надають потрібні послуги. Приймачі допомагають клієнтам і клієнтам отримати те, що вони хочуть. Вони допомагають співробітникам різними способами, починаючи від здійснення телефонних дзвінків і ведення телефонних дзвінків і виконання інших звичайних службових завдань. Приймачі часто полегшують спілкування між своїми колегами, допомагаючи забезпечити максимальну рівноправність бізнесу.
Комп'ютерна грамотність
Залежно від завдання, адміністратор може зробити набагато більше, ніж відповідати на телефони та привітати клієнтів. Обов'язки рецептора можуть включати створення листів, нагадувань, рахунків-фактур, графіків та інших видів документів та записів. Більшість підприємств сьогодні покладаються на електронні засоби створення та ведення документів. Приймачі повинні володіти стандартним програмним забезпеченням для обробки текстів та електронними таблицями, такими як Microsoft Word та Excel. Вони повинні бути здатні вивчати будь-яке спеціалізоване програмне забезпечення, яке компанія може використовувати для своєї адміністративної роботи.
Приймачі також повинні знати, як працювати зі стандартним офісним обладнанням. Це включає в себе багатоканальні телефони, копіювальні апарати, факсимільні апарати та поштові лічильники.
Права особистість
Деякі якості адміністратора не можна вивчити в школі. Бути портьє може бути стресовим; хороший портьєр обробляє кілька завдань одночасно зі спокоєм і ефективністю. Може виникнути кілька клієнтів, які чекають уваги. Водій доставки може знадобитися підпис, коли ви жонглюєте телефонні дзвінки на декількох лініях. Один співробітник може запитувати повідомлення в той же час, коли інший просить вас перевірити графік зустрічей. Хороший адміністратор може організувати і розставити пріоритети завдань, щоб вони виконувалися правильно і своєчасно.
Як адміністратор, ви, ймовірно, матимете доступ до конфіденційної інформації про співробітників і клієнтів. Обидва з них мають виняток з лояльності та дискреції адміністратора в захисті особистої інформації.
Вихідна особистість є певним плюсом для хорошого адміністратора. Залежно від того, де ви працюєте, ваш день може бути дуже зайнятий, з великою кількістю взаємодії з клієнтами та співробітниками. Важливо завжди бути приємним і діловим, незалежно від того, що ви відчуваєте всередині або якого дня.
Робоче середовище
Приймачі зазвичай сидять за столом у стійці реєстрації, в залі очікування або в офісі. За даними недавнього опитування, проведеного Бостонський глобус більше 90 відсотків працівників, які зараз працюють, є жінками. Через велику різноманітність галузей і установок, де потрібні адміністратори, існують можливості для повноцінної та неповної роботи, у звичайний робочий час та у вечірні, нічні, святкові та вихідні дні.
Заробітна плата та робочі перспективи
Середня заробітна плата для адміністратора $34,800 на рік, з діапазоном, який зазвичай падає між ними $31,247 і $39,012. Ряд факторів може вплинути на заробітну плату, включаючи роботодавця, географічне розташування, освіту, обов'язки адміністратора і багаторічний досвід роботи.
За даними Бюро трудової статистики США, яка відстежує дані для більшості цивільних професій, очікуваний темп зростання для приймальних відділень становить приблизно 9 відсотків до 2026 року. Це так само швидко, як середнє, порівняно з усіма іншими професіями.
