Якщо ви включили свій бізнес як корпорація S або корпорацію C, більшість держав вимагають, щоб ви зберігали ретельну інформацію про діяльність компанії. Кожного разу, коли ваша рада директорів зустрічається, ваша компанія повинна вести облік у файлі для цілей відповідності нормам.
Існує довгий перелік можливих транзакцій і рішень, які, можливо, знадобляться для запису. Це може включати будь-яке:
$config[code] not found- Призначення нового офіцера.
- Відставка директора.
- Страхування закупівлі.
- Продаж акцій
- Отримання кредитної / кредитної лінії в назві компанії.
Ведення записів може бути дуже важливим, особливо для власників малого бізнесу. Тим не менш, належні протоколи засідань мають важливе значення для збереження вашої корпорації в доброму стані і збереження вашого особистого щита відповідальності. Нижче наведені деякі з ключових речей, які потрібно знати, коли йдеться про ведення протоколів ваших зустрічей.
Що таке протокол зустрічей?
Протоколи засідань містять офіційний звіт про те, що було зроблено або обговорено на офіційних зборах, включаючи будь-які прийняті рішення або вжиті заходи.
Вони приймаються під час офіційного засідання ради директорів або акціонерів корпорації, наприклад, на початкових і щорічних зустрічах. Зазвичай протоколи засідань фіксуються секретарем корпорації (або іншою особою, призначеною на засіданні).
Що має бути включено до протоколу засідань?
Ваші хвилини зустрічей не повинні включати в себе всі деталі. Вам просто потрібно задокументувати ключову інформацію та будь-які прийняті рішення або вжиті заходи. Загалом, ваші хвилини повинні бути достатньо докладними, щоб слугувати "інституційною пам'яттю" вашої корпорації.
Типові хвилини включатимуть наступне:
- Основна інформація про зустріч: дата, час, місце розташування.
- Хто був присутній разом із спеціальною запискою у випадках, коли учасники прийшли пізно або пішли рано.
- Елементи порядку денного з коротким описом кожного пункту.
- Дії з голосуванням з детальним описом того, як кожна людина голосувала, а також будь-які стримування.
- Час, коли засідання було відкладено.
У більшості випадків вам не потрібно створювати хвилини з нуля. Ви можете знайти безкоштовні шаблони онлайн, щоб служити відправною точкою. Виберіть тип протоколу / документації, заповніть бланки та роздрукуйте його, і ви виконаєте свої зобов'язання щодо ведення обліку.
Хто необхідний для ведення протоколу засідань?
Більшість держав вимагають, щоб і корпорації S, і корпорації C документували основні бізнес-рішення і великі зустрічі, які ви проводите.
В даний час існують наступні стани не вимагати збереження хвилин:
- Делавер
- Канзас
- Невада
- Північна Дакота
- Оклахома
Крім того, ТОВ не зобов'язані вести протокол.
Що робити з хвилинами після їх запису?
Протоколи не потрібно подавати до держави, але можуть зберігатися разом з іншими корпоративними документами, такими як статути, статути, постанови.
Як і інші документи, ви повинні зберігати хвилини під рукою не менше семи років. Члени корпорації, такі як акціонери, офіцери та директори, мають право переглядати протоколи засідань за «розумним запитом» до корпорації.
Хоча вам не потрібно подавати ці документи до держави, вони все одно повинні вважатися важливими документами і мають важливе значення для захисту репутації вашої корпорації та статусу обмеженої відповідальності.
16 Коментарі ▼
