Ще в 1917 році перший Bankers Box® перетворив службове господарство на свою голову. Як випливає з назви, він був розроблений для банкірів для управління банківськими записами. Однак незабаром він був прийнятий усіма видами підприємств для організації та архівування записів.
$config[code] not foundПеремотування вперед 95 років. Світ змінився, але небагато. Одна справа, яка не змінилася, полягає в необхідності керування документами та записами у вашому бізнесі.
Насправді, управління документами стало ще більшим занепокоєнням у нашому сучасному світі. Наприклад, судовий процес є фактом життя в бізнесі сьогодні. Проблеми судового процесу збільшили ставку, коли мова йде про утримання записів - важливе значення має тверда політика для збереження та знищення записів і можливість точного вилучення їх у разі потреби. І це лише один приклад.
Проте занадто багато підприємств або не мають хорошого рішення для управління документами, і в результаті відчувають невпевненість через погано організовані записи - або вони аутсорсингу через помилкове сприйняття, це велика головна проблема для роботи з документами.
І це прикро. Чому? Оскільки керування записами за допомогою власного рішення є прийнятним і має переваги - це не важко, це може заощадити гроші, це зручно, це більш безпечно, і ви отримуєте організацію.
Управління документами власними силами відповідає можливостям малого та середнього бізнесу.
Компанія Fellowes, яка визнана завдяки своїм прагненням до інновацій на робочому місці, нещодавно обстежила керівників малого та середнього бізнесу з 1–1000 співробітниками. Це опитування показує переваги керування записами в компанії, а саме:
1) Зберігати гроші - 52% тих, хто використовує внутрішню систему управління документами, стверджують, що він врятував їм гроші / скоротити витрати. Мало того, що 16% з них стверджують, що система внутрішнього документообігу має «сильний позитивний вплив» на операційні витрати.
Фактично, вартість є ключовим фактором для переходу на внутрішнє рішення. Майже 65% тих, хто перейшов до внутрішнього рішення для управління документами, стверджують, що витрати на зберігання, подрібнення, обв'язування та ламінування документів за межі ділянки були чинником їхнього рішення.
Щоб отримати швидкий знімок потенційної економії вашої компанії, спробуйте Fellowes Savings Analyzer на saveanalyzer.fellowes.com.
2) Більше несподіваних і прихованих витрат - Одним з проблем, з якими стикаються підприємства, які використовують зберігання та вилучення документів за межі ділянки, є несподівані збори, що може підвищити загальну вартість управління документами за межами об'єкту. Крім основних зборів для зберігання та видобування, існує додаткова плата за доплату за паливо, коробку з незвичайним розміром, повторне розміщення, швидке завантаження, доставку за піклування, доставку третьою стороною, мінімум зберігання, плату за послуги, плату за програму, знищення архівів / подрібнення, детальне виставлення рахунків та копіювання. Внутрішнє рішення може мінімізувати або усунути всі ці витрати. Ця діаграма показує негативний вплив стільки плати:
Натисніть, щоб побачити більше зображення діаграми
3) Час отримання є швидшим - Час - це гроші в бізнесі. Лише 14% заявили, що їхні позашляхові управління документообігом постачальника отримали документи в той же день, як просили. Майже третина вважають, що для отримання записів потрібно три дні або більше - іноді більше тижня! З внутрішнім рішенням, швидкість знаходиться під вашим контролем.
4) Поліпшення ефективності та зручності - Згідно з опитуванням, 74% респондентів вважають, що перехід до управління документами за межами об'єкту не вплинув або негативно вплинув на ефективність.
Fellowes створив ощадний аналізатор для розрахунку потенціалу заощаджень. Щоб запустити калькулятор, потрібно лише 60 секунд - спробуйте і подивіться.
7 Коментарі ▼
