Вимірювання часу працівників пройшло довгий шлях з часів, коли співробітники вручну штампували картки часу і передавали їх.
Через чудеса хмарних технологій тепер можна відстежувати діяльність ваших співробітників, реєструвати інформацію про час, інвестований у певні проекти, і робити значущі звіти, щоб дати вам чітке уявлення про те, що відбувається у вашому малому бізнесі.
Програмне забезпечення для відстеження часу корисно для всіх типів підприємств, від малих стартапів до великих підприємств. Ці програми є великою інвестицією для багатьох типів підприємств, будь то в сфері бухгалтерського обліку та бухгалтерського обліку, будівництва, готелів, послуг з прибирання, сантехніки та опалення, роздрібної торгівлі або будь-якої іншої галузі, де відстеження діяльності команди та витрат на обробку є першочерговими для вашого бізнесу.
$config[code] not foundЗасоби відстеження часу корисні для всієї команди для відстеження часу, обробки заробітної плати та роботи з важливими адміністративними процесами. Гарне додаток для відстеження часу є масштабованим і може використовуватися на різних рівнях (наприклад, на робочому місці або в штаті співробітників, менеджерів груп, HR, зарплатні), щоб заощадити час і гроші, а також дати чітке уявлення про проекти. Роботодавці отримують вигоду, знаючи, як час використовується, а співробітники можуть розслабитися, знаючи, що їм заплатять за кожну хвилину роботи.
Типи програмного забезпечення для відстеження часу
Програмне забезпечення для відстеження часу має кілька форм і розмірів. Деякі з них надходять у вигляді модулів у програмах обліку та виставлення рахунків, таких як FreshBooks, де співробітники можуть реєструвати годинник, де б вони не знаходилися, а потім автоматично генерувати рахунки через програмне забезпечення.
Крім того, всеохоплююче програмне забезпечення для онлайн-управління проектами часто включатиме функції відстеження часу. Mavenlink, наприклад, пропонує підтримку відстеження часу та схвалення, що дозволяє без особливих зусиль виставляти рахунки та реєструвати діяльність у проектно-орієнтованому середовищі.
Якщо у вашому існуючому програмному забезпеченні немає модуля відстеження часу, існує безліч окремих програм моніторингу часу. Багато з них мають безкоштовні випробування, тому вони є ідеальними, якщо ви хочете купувати щось, що відповідає вашому бюджету.
Вибір найкращого програмного забезпечення для відстеження часу
Коли ви досліджуєте, яку програму потрібно використовувати, слід звернути увагу на кілька функцій. Звичайно, потрібно подумати, які з цих функцій є надмірними для ваших вимог, але найкраще програмне забезпечення для відстеження часу слугуватиме більшості або всім з таких функцій:
Відстеження часу
Можливість відстежувати час як погодинних, так і оплачуваних працівників є головною метою програми відстеження часу. Якщо у вас є персонал у цій галузі, шукайте послугу, яка пропонує / вимикає багаторівневі пристрої. Деякі рішення, такі як Vericlock, пропонують можливість вводити текст за допомогою текстового повідомлення або SMS, або, наприклад, через смартфон.
Підтримка в автономному режимі є обов'язковою, якщо у вас є персонал, який працює в місцях, де доступ до Інтернету обмежений або недоступний. Деякі інструменти для відстеження часу, включаючи TSheets, пропонують функції GPS, тому ви можете фізично відстежувати, чим займаються працівники на місцях.
Багато інструментів нададуть вам можливість налаштовувати сповіщення, щоб нагадувати співробітникам про те, як увімкнути та вимкнути годинник, а також функцію захисту для автоматичного відключення тих працівників, які не мають тактової частоти.
Розклади
Управління розписами є важливою частиною програми відстеження часу. Програмне забезпечення, яке дозволяє розділяти графіки за проектом, є ідеальним, оскільки полегшує процес виставлення рахунків. При виборі рішення зверніть увагу на його робочі процеси.
В ідеалі, ви хочете, щоб рішення, яке дозволяє керівнику проекту або відділу, швидко і легко затвердити або відхилити розклад. Timesheets.com є прикладом рішення, яке дозволяє вам робити саме це. Багато додатків надсилають вам сповіщення електронною поштою, коли подано розклад або витрати.
Додатковий контроль - це ще один аспект програмного забезпечення для відстеження часу, який може полегшити ваше життя і заощадити гроші. Багато з найкращих програм пропонують попередження за понаднормовою роботою, які можуть сповістити менеджера про те, коли співробітник виконує таке обговорення. Це допоможе вам уникнути сплати за дорогий понаднормовий час у випадках, коли це може бути не потрібно.
Управління проектами
Найкраще програмне забезпечення для відстеження часу дозволить вам відстежувати ресурси проекту та відстежувати завдання, а деякі дозволяють додавати нотатки до завдань, щоб усі учасники працювали на одній сторінці.
Підтримка для обліку оплачуваних і неоплачуваних витрат і для створення рахунків є іншими зручними функціями, які деякі інструменти для відстеження часу - наприклад, Replicon - включають і допомагають подолати розрив між управлінням проектами та нарахуванням заробітної плати.
Звіти
Звітність є важливою перевагою автоматизованої програми відстеження часу. Хороше програмне забезпечення, таке як Toggl, дозволяє генерувати широкий спектр різних звітів, щоб допомогти менеджеру отримати уявлення про такі речі, як відпрацьований час, витрати та рахунки-фактури. Звіти зазвичай можна налаштувати, дозволяючи користувачеві точно визначити, яку інформацію вони хочуть включити до звітів. Незважаючи на те, що програмне забезпечення може зібрати всі ці дані, дуже важливо, щоб менеджери мали належне навчання, щоб мати можливість аналізувати та інтерпретувати дані найбільш ефективним способом.
Переконайтеся, що вибрана програма відстеження часу включає можливість експортувати або друкувати звіти, щоб їх можна було легко обмінювати з босами або співробітниками.
Допомога і підтримка
Незважаючи на те, що необхідно вибирати рішення для відстеження часу, яке є надійним і простим у використанні всіма в компанії, важливо також, щоб ви досліджували службу підтримки користувачів програми, перш ніж вибрати її.
Найкращі з них повинні надавати підтримку електронною поштою, телефоном і чатом, щоб ви могли швидко вирішувати проблеми з програмним забезпеченням під час етапу інтеграції та швидко придушувати будь-які проблеми.
Інтеграція
Важливим фактором, який необхідно враховувати при виборі програми для відстеження часу, є звернення уваги на його інтеграцію. Інтеграції є ключовими, оскільки вони дозволяють синхронізувати програму відстеження часу з даними інших програмних продуктів, які ви вже використовуєте.
Шукайте програмне забезпечення для відстеження часу, яке пропонує інтеграцію з пакунками, які ви використовуєте для розрахунку заробітної плати, CRM, бухгалтерського обліку, керування вмістом, управління проектами та ERP.
Витратьте час на дослідження всіх цих факторів при виборі найкращого програмного забезпечення для відстеження часу, а виграш - це підвищення продуктивності праці працівників, кращий контроль за заробітною платою та підвищення точності платежів. Що це означає в реальних умовах, простіше кажучи, це економія коштів для вашого малого бізнесу.
Фабричний годинник Фото через Shutterstock
15 Коментарі ▼
