Обкладинка при надсиланні документа факсом або факсимільним повідомленням настільки ж важлива, як і сам документ. Титульний аркуш містить важливу інформацію про те, для кого використовується факс, скільки сторінок має бути, і на що посилається документ або для чого він буде використовуватися.
Заповніть всю інформацію на верхній частині титульного листа, відкрийте шаблон або на паперовій формі. Якщо ви маєте ім'я особи, до якої надсилається факс, використовуйте його. В іншому випадку використовуйте назву відділу або компанії. Обов'язково вкажіть номер факсу, на який ви відправляєтеся, та номер телефону особи, відділу або компанії. Це допомагає особі або клерку, який отримує факс, отримати інформацію потрібній особі або місці.
$config[code] not foundПерерахуйте всі сторінки, включаючи титульну сторінку, і вставте номер у простір для кількості сторінок. Це допомагає приймачу переконатися, що вони не втратили жодних сторінок у передачі.
Покладіть всю свою ідентифікаційну інформацію на форму. При роботі з цим типом зв'язку важливо, щоб у одержувача не було жодних проблем з ідентифікацією вас і документації, яку ви відправляєте, а також з тим, як слід використовувати цю інформацію.
Включіть тему факсу. Якщо це стосується будь-якого типу рахунку, вкажіть номер рахунку у рядку теми. Якщо це стосується проекту або програми, вкажіть це в рядку теми. В області для приміток включіть будь-яку інформацію щодо обговорення документів.
Розмістіть обкладинку над усіма іншими сторінками, які надсилаються факсом, щоб вони пройшли спочатку. Це дозволить одержувачу дізнатися, чи отримав він всі документи, коли надходить факс. Потім надішліть факс зазвичай.
Увага
Перевірте номер факсу, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати", щоб переконатися, що ваша інформація не передається іншому.
