Час є одним з найцінніших активів для власників бізнесу. Але з так багато часу витрачати завдання на вашому списку завдань, ви повинні взяти під контроль вашу роботу або він візьме на себе контроль. На щастя, технологія може допомогти.
$config[code] not foundОсь 10 загальних завдань, які витрачають час для автоматизації, щоб звільнити час:
Сортування електронних листів
Перш ніж перейти до відповіді на листи, це допоможе організувати їх. Однією з найкращих дій, які ви можете зробити, є використання функцій етикетки, тегів та / або папок у програмі електронної пошти. Таким чином, ви можете вирішувати важливі листи спочатку, а менш важливі пізніше (або, можливо, ніколи). Вона також допоможе вам "пакетно" електронної пошти для підвищення ефективності.
Наприклад, деякі повідомлення можуть вимагати негайного реагування, а інші можуть чекати. Або ви можете зосередитися на електронних листах, пов'язаних з одним конкретним проектом одночасно. Такі ситуації ідеально підходять для позначених папок.
Платформи електронної пошти, такі як Gmail, можуть автоматично сортувати електронні листи в папки відповідно до визначених вами правил. Наприклад, щотижневі бюлетені можуть переходити в одну папку. Електронні листи від клієнтів можуть бути надіслані до папки з пріоритетом або позначені як "важливі".
Відповідаючи на повідомлення електронної пошти
Як тільки настав час відповісти на повідомлення електронної пошти, ймовірно, деякі відповіді будуть однаковими або принаймні подібними. Наприклад, ви можете надіслати подібні відповіді на запити потенційних клієнтів або широкої громадськості.
У цих випадках ви можете заощадити багато часу, використовуючи консервовані відповіді в Gmail або шаблони електронної пошти в Outlook.
Опублікування в соціальних мережах
Важливим є особисте залучення до соціальних медіа - і ви не повинні його пропускати. Це не означає, що потрібно робити все вручну.
При опублікуванні загальних оновлень, посилань або подібного вмісту, програми планування, як-от Buffer і HootSuite, можуть допомогти вам заощадити час, плануючи публікації, щоб вони працювали протягом тижня. Замість того, щоб переходити між сайтами та програмами, ви керуєте всім з однієї панелі інструментів.
Платформи блогів, такі як WordPress та сайти електронної комерції, такі як Etsy, також пропонують варіанти автоматичного розміщення нових посилань або продуктів на сайтах соціальних медіа.
Нарешті, якщо ви віддаєте перевагу збереженню вмісту третіх сторін для своїх послідовників, вам слід скористатися послугою, подібною до $ 99 соціальних джерел, і розмістити вміст у ваших соціальних облікових записах відповідно до інструкцій. Це звільнить вас від роботи над соціальною стратегією, а не деталями виконання.
Планування зустрічей
Ви коли-небудь ходили туди-сюди, щоб запланувати зустрічі з кількома зайнятими людьми - намагаючись знайти дату і час, на якому працює всі календарі? Це може засмучувати.
Якщо ви запланували багато зустрічей, ви могли щороку витрачати годинник на цей час. Замість цього, чому б не реалізувати онлайн-програму планування, наприклад ScheduleOnce?
Ви просто підключаєте наявний календар до програми. Гарна програма планування буде інтегрована з популярними календарями, такими як календарі Outlook і Google. Потім запросіть треті сторони в мережі, щоб дізнатися, що є у вашому розкладі, а також вибрати дати та зручні для них дати.
Деякі розумні люди навіть включають посилання на свій онлайн-календар прямо в своїх електронних підписах - скорочуючи ще один крок з процесу.
Ви не будете витрачати час на пошук та порівняння електронних листів. Планування зустрічей ніколи не було таким простим, як із програмою планування.
Надсилання повторюваних рахунків-фактур
Якщо ви виставляєте рахунки клієнтам або клієнтам на однакову суму кожного місяця, це легко автоматизувати. Деякі бухгалтерські програми, такі як Xero, можуть бути створені для створення та надсилання електронних листів з регулярних повторюваних рахунків. Деякі системи також надсилають додаткові нагадування, якщо рахунок-фактура не виплачується вчасно.
Або, можливо, у вас є клієнти, які повторюють платіжні системи кредитних карт, наприклад, для підписок. У такому випадку використовуйте щось на зразок Freshbooks або PayPal щомісяця стягувати картку клієнта.
Багато малих підприємств, на жаль, неважливі при розсиланні рахунків-фактур. Автоматизація, звичайно, економить час. Це також робить меншу ймовірність того, що це важливе завдання потрапить через тріщини.
Автоматизація звітів про трафік веб-сайтів
Один з кращих способів дізнатися, як залучити більше трафіку веб-сайту, це краще зрозуміти існуючий трафік. Ви повинні знати, що працює сьогодні - а що ні. Іншими словами, ви повинні мати хорошу ручку на те, що відвідувачі шукають, як вони потрапляють на ваш сайт, і що вони роблять, коли вони туди потрапляють. Важливо переглядати це періодично, щоб визначити, чи ви досягаєте успіху.
Але для просіювання великої кількості даних Google Analytics потрібен час. І ви можете відкласти.
Замість цього, знайдіть час - один раз - щоб створити звіти про ключову статистику. Після цього ці звіти (повідомлення) надсилатимуться вам та / або іншим особам у вашій команді один раз на тиждень. Ви можете надіслати їх як PDF або у вигляді електронної таблиці CSV.
Ці періодичні звіти про трафік Google Analytics заощадять величезний час у довгостроковій перспективі. Замість того, щоб відвідувати інформаційну панель Google Analytics і пропускати дані вручну (коли ви пам'ятаєте!), У вас буде щотижневий звіт, на який ви можете швидко зазирнути або охопити зустрічі команди.
Обробка комунікацій з підтримки клієнтів
Малі підприємства, як правило, досягають точки, де обробка питань клієнта через звичайну електронну пошту стає громіздкою. Ви в кінцевому підсумку копіюєте та вставляєте інформацію з повідомлень електронної пошти в інші системи програмного забезпечення, такі як система вводу замовлень або база даних контактів.
Гірше того, важливі комунікації поховані в папці "Вхідні" одного співробітника. Інші в компанії не мають видимості, якщо ви не пам'ятаєте вручну по електронній пошті співробітників, щоб утримати їх у циклі.
Допоміжне програмне забезпечення, таке як Groove, може бути рятувальником. Служби підтримки або системи продажу квитків забезпечують зв'язок з клієнтами в одному центральному місці, автоматично повідомляючи всіх правильних членів команди.
Потім перейдіть ще краще - скористайтеся таким інструментом, як Zapier, щоб інтегрувати зв'язок підтримки клієнтів з іншими системами, які ви використовуєте. Використовуйте Zapier, щоб відправити повідомлення до вашого бухгалтерського програмного забезпечення (наприклад, оновити контактну інформацію клієнта). Або відправте його в систему управління проектами (наприклад, якщо потрібно спеціальне обслуговування рахунку).
Інтегруючись з іншими системами, ви уникнете дублювання введення даних або, що ще гірше, тимчасових витрат на плутанину та помилки.
Автоматизація подальших маркетингових електронних листів
Програми автоматизації маркетингу, такі як Infusionsoft, можуть допомогти невеликим командам отримати важелі впливу. Для кожного кроку можна налаштувати маркетингові кампанії з низкою повідомлень.
Наприклад, припустимо, що на ваш веб-сайт приходить перспектива і заповнює форму, щоб завантажити вільний документ. Ви можете відправити серію подальших комунікацій, щоб виховувати їх - без необхідності вручну ініціювати електронні листи кожного разу. Це важелі!
Заповнення онлайн-форм
Коли ви намагаєтеся зареєструватися на новій онлайн-платформі, службі, інформаційному бюлетені або будь-якому іншому, що потребує реєстрації, ви, можливо, заповніть форму.Заповнення однієї форми тут чи немає великої справи. Але разом вони доповнюють одне з витрат часу у вашому житті.
Програмні програми, такі як Roboform, можуть автоматично заповнювати ці форми. Вам не потрібно буде вводити ту ж саму інформацію знову і знову.
Резервне копіювання даних
Ваші дані є одним з найважливіших активів, які має ваш бізнес. Тому регулярні резервні копії настільки важливі. Але люди забувають або просто не поспішають регулярно виконувати це завдання.
Хмарні служби, такі як Carbonite і Dropbox, пропонують рішення, які автоматично створюють резервні копії файлів у хмарі.
За допомогою Диска Google і Microsoft OneDrive можна вказати, що всі документи за промовчанням автоматично зберігаються в хмарі. Також можна налаштувати автоматичне резервне копіювання локально через Windows або Apple Time Machine.
Автоматизуйте ці 10 завдань, які витрачають час, а потім знайдіть ще 10 для автоматизації. Кілька хвилин звільнилися тут і там врешті-решт до годин. Це години, які ви можете використовувати для віддачі та насолоджуватися життям.
Втомився на роботі фото через Shutterstock
5 Коментарі ▼
