Дні адміністративних помічників заповнені декількома завданнями, включаючи розклад, відправлення електронних листів і керування проектами. Крім того, іноді необхідно прийняти повідомлення для вашого боса, коли вона недоступна. Нечітке, погано написане повідомлення може зірвати вашого боса. Якщо ви хочете вразити її, надайте докладне повідомлення, узагальнюючи характер дзвінка і запитану відповідь. Навіть якщо ви не є адміністративним помічником, іноді вам доведеться приймати повідомлення для боса, який недоступний.
$config[code] not foundПоки по телефону
Запитайте абонента, чи хоче він залишити повідомлення. Якщо відповідь "ні", візьміть хвилину, щоб заохотити повідомлення. Скажіть йому, що ваш бос буде на зустрічах весь день, тому виклик може бути не найкращим варіантом.
Попросіть абонента дати докладне повідомлення. Деякі абоненти дадуть відповідь: "Тільки подзвони мені." На жаль, ваш бос не може бути задоволений таким розмитим повідомленням. У цьому випадку відповідь: "Звичайно. Що я можу сказати їй про це?"
Запитайте повне ім'я від абонента. Імена можуть викликати плутанину у вашого боса. Просто запитайте: "Чи можна мати ваше повне ім'я?" при знятті повідомлення.
Запитайте номер телефону абонента. Хоча це може здатися очевидним, легко забути номер, коли зосереджено на інших аспектах виклику. Якщо абонент воліє звертатися по електронній пошті, напишіть також.
Запишіть всю цю інформацію на паперовому папері, коли ви ставите питання. Запишіть також дату і час дзвінка.
Передача повідомлення
Організуйте свої нотатки для дзвінка на невеликій копії паперу. Кожне повідомлення має заповнити лише один аркуш паперу. Уникайте написання декількох повідомлень на кожному копіюванні.
Запишіть дату і час виклику, а потім - прізвище та ім'я абонента, що звернувся до верхньої частини аркуша. Якщо вона також давала свою позицію або стосунки з вашим босом, наприклад, бухгалтером або постачальником, напишіть це тут.
Узагальнюйте мету виклику в одному короткому реченні. Запишіть це під ім'ям абонента. Будьте короткими і конкретними, щоб ваш бос не повинен дивуватися, про що це.
Введіть номер телефону абонента в нижній частині повідомлення.
Якщо виклик дуже важливий, напишіть "ПРЯМО" великими літерами у верхньому правому куті нотатки. Більшість телефонних повідомлень не підпадає під цю категорію. Термінові повідомлення стосуються надзвичайних ситуацій у сім'ї або бізнес-проблем, які можуть мати великий негативний вплив на компанію.
Передайте повідомлення своєму начальнику, як тільки він буде доступний. Коли ви подаєте йому кожне повідомлення, прочитайте його вголос. Таким чином, немає шансів, що він пропустить важливе повідомлення.
Порада
Знайте, коли потрібно говорити. Якщо повідомлення дійсно надзвичайне, особливо з родиною боса, перервіть її і негайно повідомте їй про абонента. Деякі речі в житті важливіші, ніж ділова зустріч.
