Як власник малого бізнесу, ви вже постійно стежите за ресурсами вашої компанії, включаючи капітал, працівників та засоби. А як щодо часу працівників? Час важко визначити кількісно і відслідковувати, і тому багато власників малого бізнесу помилково ставляться до часу, як до безмежного ресурсу. Проте це не може бути далі від істини.
Нещодавнє дослідження McKinsey виявило, що лише 9% керівників «дуже задоволені» тим, як наразі виділяється час працівників. Крім того, майже половина керівників заявили, що їх поточний розподіл часу не узгоджується з цілями компанії. І середній офісний працівник може сказати вам, що занадто багато часу компанії витрачається на тривіальні завдання, такі як реагування на повідомлення електронної пошти та відвідування несуттєвих зустрічей.
$config[code] not foundЕфективне управління часом має вирішальне значення для продуктивності та прибутковості вашого бізнесу. Отже, як підприємства можуть покращити управління часом? Це не так просто, як просто сказати співробітникам, щоб вони могли більш ефективно використовувати свій час. Натомість, керівній команді необхідно створити корпоративну культуру, яка активно підтримує ефективне управління часом у всій організації.
Культура, яка ефективно підтримує управління часом
Конфіденційність співробітників
Багатозадачність є головним модним словом у діловому світі. Очікується, що працівники зможуть ефективно маніпулювати кількома завданнями одночасно. Таким чином, менеджери заповнюють свої робочі години різними проектами, зустрічами та корпоративною діяльністю.
Проте дослідження все більше доводять, що багатозадачність неефективна. Фактично дослідники Стенфорду довели, що багатозадачність має слабкі організаційні навички, вони легко відволікаються і часто не мають фокусу.
Якщо багатозадачність не є ключем до ефективного керування часом, то що таке?
Відповідь - потік. Як визначено автором і психологом Міхалі Чіксентміхалій, потік виникає, коли вводиться стан напруженої і без зусиль зосередження на поставленому завданні. Її часто називають «перебуваючи в зоні», і працівники набагато продуктивніше перебувають у цьому стані, ніж будь-коли.
Щоб підвищити продуктивність, роботодавці повинні робити все можливе, щоб утримувати працівників у потоковому режимі. Це означає підтримку корпоративного середовища мовчання і конфіденційності. По можливості, менеджери повинні уникати обтяження своїх співробітників декількома завданнями або відволікати їх від непотрібних листів і телефонних дзвінків.
Багато працівників також отримують вигоду від приватних офісів, а не працюють у шумних господарствах.
Менше, більш ефективних зустрічей
Одним з найбільших скрут для ефективного управління часом є корпоративна зустріч. Середня зустріч забирає цінний час і перериває поточний режим працівника, генеруючи дуже мало на шляху значущих результатів.
Згідно з опитуванням Microsoft, неефективні зустрічі є серед провідних працівників у середньому робочому тижні. Крім того, працівники проводять на засіданнях майже шість годин на тиждень, і 69% працівників відчувають, що ці зустрічі є непродуктивними.
Щоб краще керувати часом компанії, керівники повинні лише планувати зустрічі, які є абсолютно необхідними. Зустрічі повинні мати певну мету: прийняти рішення або вирішити проблему. Має бути детальний порядок денний питань, які необхідно обговорити і в якому порядку, а також кількість часу, виділеного кожному.
Якщо нарада призначена лише для передачі інформації, замість цього надсилайте повідомлення електронною поштою. Багато зустрічей також можна зробити необов'язковими, тому, якщо працівник перебуває в такому режимі критичного потоку, він або вона може відмовитися від переривання.
Відстеження часу
Кожен керівник знає, що для того, щоб компанія рухалася вперед, має бути чітко визначений набір цілей і цілей на майбутнє. Однак достатньо лише викласти ці цілі. Занадто часто керівники та їхні працівники занурюються в щоденні завдання і ніколи не знаходять часу для досягнення довгострокових цілей. Тут вбудовано електронне відстеження часу.
Ефективні системи електронного відстеження часу повинні враховувати витрати, а також час, витрачений на кожного окремого співробітника та проект, а потім інтегрувати цю інформацію у вичерпне уявлення про розподіл часу компанії. Таким чином можна визначити, чи відповідає поточний розподіл часу вашою компанією цілям вашої компанії. Як і у випадку з будь-яким ресурсом, правильне виділення часу дозволить скоротити відходи та сприятиме зростанню компанії.
Пітер Друкерс, легендарний консультант з менеджменту, одного разу сказав:
Час - найменший ресурс, і якщо його не управляти, не можна керувати нічим іншим.
У діловому світі час дорогоцінний. Саме в інтересах кожного роботодавця сприяти корпоративній культурі, яка вимірює, управляє та цінує її.
Непродуктивні фото зустрічі через Shutterstock
11 Коментарі ▼
