Чому нарахування заробітної плати є однією з функцій, які ви повинні використовувати

«… У компанії було одна особа, яка виконувала всі функції з обробки заробітної плати. Компанія тепер аутсорсинг функцій в результаті мислення вперед. Вони вирішили аутсорсингу функцій, щоб зменшити ризик розрахунку заробітної плати не обробляються, керувати зростанням, передбачаючи підвищену відповідальність заробітної плати, що буде потрібно, оскільки фірма росте і наймає більше співробітників, і йти в ногу з технологіями, такими як платні і прямий депозит. "

В ідеалі, аутсорсинг досягає трьох основних цілей:

• Це звільняє час і ресурси, щоб більше зосередитися на основній діяльності.
• Це дає вам доступ до більшої кількості технологій і досвіду для виконання заробітної плати.
• Це знижує витрати та ризики.

Давайте більш детально розглянемо кожну з цих переваг і що вони означають.

1. Орієнтуйтеся краще на ваш основний бізнес

Нарахування заробітної плати є однією з тих критичних функцій, які не можуть безпосередньо збільшувати продажі. Але виконується погано, це може поставити ваш бізнес у світ болю.

І, перш за все, він може відірвати внутрішній час і увагу від основної діяльності.

Підприємства повинні дотримуватися широкого кола законів, коли мова йде про співробітників - від федеральних, до державних і місцевих. Це потребує значного часу і уваги до деталей для їх вирішення.

Існують очевидні правові вимоги, такі як податкова звітність та перекази. Існують вимоги щодо відрахування податків з оплати праці працівника, а також розрахунок частки податків роботодавця. У деяких випадках існують вимоги до електронного подання документів. Також потрібно знати, коли потрібно подавати - на федеральному, державному та місцевому рівнях.

Податки, однак, є лише початком.

«Як роботодавець, ви також повинні розуміти закони про оплату праці та час. Наприклад, ви повинні знати, коли ви повинні платити за понаднормову роботу », - сказав Енді Чайлдс, віце-президент Paychex, в недавньому інтерв'ю з« Тенденції малого бізнесу ». Paychex є однією з найбільших в країні послуг заробітної плати, яка обслуговує майже 600 000 малих і середніх підприємств. Правила заробітної плати та часу, зазначає Чайлдс, можуть бути дуже технічними.

Потім можуть виникнути нові вимоги щодо звітності про наймання, а також державні вимоги щодо компенсації безробіття та страхування компенсації працівників.

Чайлдс підкреслив, що ще більшою проблемою є несподіваний часові зобов'язання.

- Ви, можливо, відкладаєте певну кількість разів на тиждень, щоб працювати із заробітною платою. Тоді ви отримаєте несподіваний сюрприз у вигляді повідомлення від IRS. Але це не просто те, що IRS повідомляє вас, що ви повинні сплатити штраф. Тепер ви повинні пройти через свої записи і дослідити, щоб визначити, чи дійсно ви вчинили порушення. Раптом ви берете участь у вирішенні спорів », - сказав Чайлдс.

І це ніколи не буває у зручний для власника малого бізнесу час, додав він.

2. Отримати доступ до знань і технологій

Іншою причиною для аутсорсингу є доступ до знань і технологій.

Роботодавці мають справу з майже 10 тисячами федеральних, державних та місцевих юрисдикцій у Сполучених Штатах. Хоча більшість малих підприємств не зобов'язані дотримуватись кожної з цих юрисдикцій, вона все ж вказує на складність законів. І щороку вводяться сотні нових законів і нормативних актів.

Для малого бізнесу з більшої сторони (50 штатних працівників і вище), Закон про доступне медичне обслуговування передбачає значні вимоги до звітності та дотримання. На запитання, наприклад, Childs вказав на форми IRS 1094-C і 1095-C. Ці форми вимагатимуть від роботодавців підтвердження того, що вони пропонують працівникам повного робочого часу можливість зарахуватися до страхування, що забезпечує мінімальне необхідне покриття.

«Це не будуть прості форми для завершення», - додав Чайлдс. (Paychex створила онлайновий ресурсний центр для зобов'язань з реформування системи охорони здоров'я через складність закону).

Так само важливо, як і досвід, нова технологія. Сьогодні роботодавці покладаються на технологію для ефективнішої роботи. Як бізнес росте, роботодавці мають більше записів працівників, щоб зберегти, а також потрібно більше звітності. Відсутність технології стає перешкодою для масштабування росту бізнесу.

Співробітники також очікують технології. Сьогодні працівники хочуть отримати доступ до опцій, таких як прямий депозит і доступ до самообслуговування до інформації про заробітну плату. Роботодавці, які не в змозі надати такі варіанти, можуть опинитися в невигідному конкурентному становищі.

Крім того, вибух використання мобільних пристроїв відкриває новий рівень технологічних очікувань. Використання мобільних пристроїв все ще зароджується, коли йдеться про нарахування заробітної плати, але це "зростає швидкими темпами в Paychex," сказав Чайлдс.

Роботодавці використовують мобільні пристрої для перегляду певних звітів і пошуку інформації, наприклад, скільки грошей їм потрібно мати в банку за датами нарахування заробітної плати, зазначив він. Працівники також починають використовувати мобільні програми для перевірки власних записів.

Чайлдс очікує, що використання мобільних пристроїв заробітної плати продовжуватиме зростати, оскільки воно звільняє власників бізнесу та менеджерів, щоб вийти з офісу.

"За допомогою мобільних програм Paychex для оплати заробітної плати, ви могли б зробити майже що завгодно з пляжу - якщо хочете", додала Чайлдс.

3. Зменшити витрати та ризики

Аутсорсинг заробітної плати може також допомогти скоротити витрати та обмежити ризики. У середньому, зазначає Чайлдс, підприємства переплачують працівників приблизно на 4 відсотки через відмінності у часі працівника та точного запису часу.

"Просто наявність більш точного рішення щодо обліку часу та відвідуваності може заощадити гроші", - додав він. (Paychex має тут калькулятор економії коштів).

Тоді у вас є потенційні санкції за порушення звітності та інші вимоги. Згідно з даними IRS, 40 відсотків малих підприємств сплачують середній штраф у розмірі 845 доларів на рік за несвоєчасне або неправильне подання документів.

На сьогоднішній день існують аутсорсингові рішення для підприємств, як одного працівника, відзначає Чайлдс. Рішення є доступними, починаючи з менш ніж $ 50 на місяць для малих підприємств, залежно від потреб.

Хороший постачальник заробітної плати пропонує можливості, які виходять за рамки того, що ви можете зробити самостійно. Якщо ви раніше не розглядали аутсорсингове рішення, переконайтеся в цьому році. Вона надасть Вам душевний спокій, як власника, і звільнить час у Вашій компанії.

Поради щодо вибору аутсорсингового постачальника заробітної плати

Якщо ви плануєте розраховувати на аутсорсинг заробітної плати, вам слід звернути увагу на типові три точки дивіться, вибираючи будь-який постачальник послуг:

• ціна
• обслуговування
• репутацію

Але коли йдеться про заробітну плату, є й інші моменти для розгляду:

Безпека та надійність Постачальника

Ви надаєте постачальнику зарплатні імена, адреси, номери соціального страхування та номери банківських рахунків ваших співробітників. Ви надаєте довіреність для подачі заявок від вашого імені.

Ідіть з провайдером, який є фінансово міцним і має хороший контроль.

В іншому випадку, ви можете знайти вашу компанію в прив'язку, як деякі фірми Південної Кароліни після того, як невеликий сімейний провайдер оплати праці був звинувачений в крадіжці 11 мільйонів доларів від клієнтів.

У 2014 році клієнти мережі працівників були в шоці, виявивши, що постачальник заробітної плати використовував свої гроші для фінансування щедрого особистого способу життя, замість того, щоб перераховувати його в органи оподаткування. Ці клієнти - всі малі підприємства - опинилися перед діями IRS. Чому? Тому що в кінцевому рахунку роботодавець несе відповідальність, навіть якщо постачальник зарплати краде у них. (IRS містить поради щодо захисту вашої компанії, якщо ви аутсорсингу заробітної плати.)

Відстеження рекордів, що обслуговують бізнес, як ваш

Чи має постачальник заробітної плати сильний досвід роботи з підприємствами вашого розміру? Чи є досвідчений провайдер у вашій галузі?

Надання додаткових послуг

Розгляньте більш широкі послуги, які можуть знадобитися під час росту вашого бізнесу, наприклад, переваги та послуги з персоналу. Чи зможе компанія заробітної плати забезпечити їх?

Можливості регуляторного дотримання

Чи є у постачальника заробітної плати ресурси, щоб не відставати від зростаючих законів і правил, що стосуються зайнятості, охорони здоров'я та податків?

Технологія

Оцініть технологію розрахунку заробітної плати, включаючи її мобільну готовність. Чи інвестує компанія заробітної плати в нові технології? Чи можуть вони йти в ногу з технологією, оскільки попит на неї на роботодавця та з боку працівників зростає?

Інтерфейси бухгалтера

Чи може ваш бухгалтер отримати легкий доступ до вашої заробітної плати та пов'язаних з нею записів для цілей узгодження та податкових документів?

Зображення заробітної плати через Shutterstock