Обов'язки секретаря, як правило, включають в себе організацію поїздки для свого боса та / або інших працівників. Оскільки секретарі, як правило, несуть відповідальність за дотримання графіка для зайнятих керівників, вони також піклуються про свої плани подорожей і забезпечують догляд за ними, включаючи бронювання готелів і оренду автомобілів.
Планування для здійснення подорожей
Як тільки секретар дізнається, що її бос повинен подорожувати для бізнесу, вона повинна дізнатися точні дати очікуваної поїздки. Якщо ви несете відповідальність за організацію поїздки для всіх у вашому відділі або офісі, ви повинні визначити, чи інші співробітники подорожують одночасно. Залежно від компанії, на яку ви працюєте, вам, можливо, доведеться визначити бюджет витрат на проїзд або зв'язатися з відділом бухгалтерського обліку, щоб дізнатися, чи є гроші в бюджеті для поїздок. Ви повинні дізнатися, які готелі знаходяться в районі, де ваш шеф буде подорожувати, якщо вона має якісь переваги, і отримати витрати і доступність номерів.
$config[code] not foundСтворення дорожніх заходів
Тепер, коли ви підтвердили дні та кількість людей, які подорожують, ви повинні зробити фактичні поїздки. Обов'язки секретаря можуть включати в себе перехід в Інтернет і самостійне бронювання або зв’язатися з туристичною агенцією з усіма деталями. Більш великі компанії можуть мати департамент подорожей, де секретар повинен тільки надавати запропонований маршрут, а персонал, який подорожує, несе відповідальність за виконання всіх заходів. Ваша відповідальність також включатиме перегляд підтвердження домовленостей та забезпечення їх правильності. Ви повинні знати, якщо ваш бос має будь-які переваги сидіння на літаку, скільки частин багажу буде прийнято, і якщо вони мають бути перевірені. Зустріч або конференція, на яких відвідує ваш бос, може вимагати збереження свого місця, і ви, ймовірно, будете нести відповідальність за відправлення RSVP від її імені.
Завершення домовленостей
Інша частина організації подорожей включає в себе турботу про потреби у поїзді вашого боса, коли вона знаходиться далеко. Ви повинні знати, якщо ваш бос потребує транспортування до аеропорту або якщо їй буде відшкодовано вартість паркування автомобіля в аеропорту. Ви повинні надати друковану копію маршруту для вашого начальника, щоб вона використовувалася, коли вона прибула до місця призначення, щоб вона знала свій щоденний графік і включала адреси готелю та місце зустрічі або конференції. Ви можете забронювати прокат автомобіля заздалегідь, який буде доступний після прибуття або організувати трансфер до готелю. Обов'язки секретаря при оформленні поїздок передбачають, що кожен аспект поїздки охоплюється.
