Якщо ви один з мільйонів співробітників, які витрачають в середньому 21 відсоток свого часу на зустрічі, ви знаєте, що вони займають багато часу і часто зірвають ваш щоденний список справ.Можливо, ви не зможете скасувати їх усі (хоча деякі компанії прагнуть провести дні без зустрічей), але ви можете зробити їх більш продуктивними. Ось як можна провести зустріч, яка не приведе ваших співробітників до сну або втрати часу.
$config[code] not foundВстановіть порядок денний
Звучить просто, чи не так? Але якщо у вас немає порядку денного з переліком конкретних пунктів, є хороший шанс, що зустріч буде відхилена від теми, а розмови будуть обертатися до будь-яких результатів від результатів гри до дрібних скарг. Візьміть контроль, надіславши учасникам порядок денний заздалегідь. Попросіть усіх прийти з готовністю звернутися до включених пунктів, а також запропонувати учасникам можливість додати пункт останньої хвилини, якщо вони вважають це абсолютно необхідним для обговорення.
Попросіть всіх внести свій внесок
На додаток до встановлення порядку денного і прохання кожного підготуватися, зробіть додатковий крок і фактично призначте кожному конкретне завдання. Це може бути таким же простим, як мати кожну хвилину на початку презентації ключових моментів своєї роботи / команди за останній тиждень або місяць. Для зустрічей, які стосуються поточних проектів, кожному може знадобитися прийти до обговорення висновків або запропонувати виправлення. Наприклад, я колись працював у компанії, де співробітники зробили безлад на кухні, і жодна кількість нагадувань від HR не вирішила проблему. Керівницька група назвала зустріч для обговорення рішень. Нам було сказано прийти з принаймні двома ідеями. Таким чином, ми змогли розмовляти конкретними ідеями і вирішили переслідувати перші два. Як додатковий бонус ми виконали завдання за 45 хвилин замість повного години, що було виділено.
Відео дня
Привезений до вас Sapling Принесений до вас SaplingЗалиште ноутбуки на робочому столі
Якщо ви не запускаєте зустріч і даєте чудову презентацію (не будь-яку PowerPoint, будь ласка), відключіть ноутбук. Експерти розповідають про те, як дивитися на наші екрани перешкоджають взаємодії та емпатії, що ускладнює досягнення консенсусу. Крім того, відволікання витрачає час і затягує ці зустрічі довше, ніж потрібно. Якщо ви хочете робити нотатки, використовуйте ручку і папір, дослідження виявили, що люди, які записують речі за старовинним способом, фактично зберігають більше інформації.
Зберігайте список учасників коротким
На початкових етапах планування вам не потрібні дані всієї команди. Хоча ви не хочете виключати людей, які є критичними для процесу, вам також не потрібні 50 чоловік. Приймайте рішення щодо важливих зацікавлених сторін для кожної зустрічі. Якщо це довгостроковий проект, ці зацікавлені сторони перейдуть з проектом, але задайте собі наступні питання, перш ніж надсилати запрошення: чи є людина фахівцем, чи вони приймають бюджетні чи фінансові рішення, і чи потрібні вони на цьому етапі процесу? Пам'ятайте, що тільки тому, що хтось не є учасником зустрічі, це не означає, що вони не повинні бути оновлені. Призначте конкретним людям обмін інформацією за межами основної групи, щоб переконатися, що команди не відчувають, що вони залишаються в темряві.
