Прийняття протоколів на засіданні є ефективним та корисним способом відмітки пунктів дій, рішень та запитів, які необхідно вирішити під час ділової зустрічі, де люди можуть бути занадто залучені до обговорення, щоб робити записи. Як правило, є призначений міні-бенефіціар, чия робота полягає в тому, щоб робити записки під час засідання, організовувати їх у розбірливому форматі і видавати їх учасникам після завершення зустрічі. На офіційних зустрічах протоколи попереднього засідання повинні бути узгоджені та прийняті до протоколу поточного протоколу засідань учасниками засідання.
$config[code] not foundПрийом хвилин
Визначте, чи присутній кворум на поточному засіданні. Кворум визначається як мінімальна кількість членів, необхідних для затвердження клопотання та прийняття остаточних рішень відповідно до підзаконних актів асоціації або групи. Без кворуму не може бути офіційної зустрічі.
Прочитайте, або маєте секретаря асоціації, ради або групи, прочитайте протоколи вголос від попередньої зустрічі, зазначивши, що вони присутні і всі дії, які відбулися.
Обговоріть протокол попереднього засідання, внести будь-які виправлення до затвердження. Дискусія повинна бути фактичною і дружньою, не відкривати старі дебати або конфлікти.
Закликайте до руху з підлоги. Президент або голова правління, група або засідання просять подати клопотання про прийняття попереднього протоколу засідань як прочитане або з обговореними змінами. Пропозиція може бути подана будь-яким членом ради голосування, і вона повинна бути відряджена іншим. Попередні хвилини повинні бути прийняті до початку поточної зустрічі.
Попросіть всіх учасників проголосувати за прийняття протоколу. Це робиться шляхом показу рук, голосом або головою, що запитує кожного учасника індивідуально. Занотуйте у протоколі поточного засідання, що попереднє було прийнято.
Взяття хвилин
Отримати копію порядку денного засідання, щоб визначити, що буде обговорюватися. Це окреслить потоки протоколів, які необхідно прийняти. Згідно з Правилами Порядку Роберта, як пункт порядку денного, попередні протоколи зборів повинні бути прочитані і прийняті до початку засідання.
Сідайте поруч із особою, яка головує на зборах, для роз'яснення під час проведення засідання. Використовуйте магнітофон для зйомки матеріалів і перевірки нотаток після завершення зустрічі.
Напишіть назву протоколу, записуючи дату, час і місце зустрічі, а також імена кожного учасника зустрічі.
Здійснюйте записки, коли нарада продовжується, записуючи кожний обговорюваний пункт порядку денного. Запишіть імена тих, хто подає клопотання, а також чи вони прийняті чи відхилені. Запишіть, як було прийнято це рішення, чи то через показ рук, чи то іншим методом.
Перепишіть записки на зустрічі якнайшвидше після закінчення зустрічі, а обговорення все ще свіжі.
Використовуйте шаблон попередніх зустрічей, щоб записати поточні хвилини. Якщо попередніх хвилин немає, створіть шаблон, чітко вказуючи назву зустрічі, дату та учасників.
Чітко покажіть будь-які зроблені резолюції з усіма подробицями про те, що це рішення.
Додайте будь-які додаткові документи, подані під час зустрічі, щоб включити їх до протоколу як додаток.
Порада
Писати без упереджень, зазначивши лише точні факти будь-яких проведених обговорень.
Розпізнайте будь-які неоднозначні елементи з менеджером зборів перед розповсюдженням протоколу.
