Ви хочете бути максимально практичними у своєму бізнесі, але іноді делегування певних завдань іншим людям є найкращим рішенням. Наприклад, відповідати на власні телефони - це одне з тих завдань, які краще виконуватиме адміністратор або автовідповідач.
Якщо ви самостійно відповідаєте на власні дзвінки, замість того, щоб передавати послуги адміністратору або автовідповідачу, ви могли б активно заподіяти шкоди своєму бізнесу шістьма дуже важливими способами.
$config[code] not found1. Ви не оптимізуєте свій час
Якщо ви відповідаєте на власні телефони, ви не вибираєте максимум часу. Відповідь на кожне маленьке запитання - це переривання. Телефон забирає час, який можна було б витратити на інші завдання.
Ви зайняті керуванням бізнесом; переконайтеся, що ви витрачаєте свій цінний час на фактичне ведення бізнесу. Дзвінки клієнтів можуть легко обробляти інші користувачі.
2. Ви можете втратити довіру
Хіба ви не були б трохи потерпілими, якщо б ви подзвонили в кабінет лікаря, а ваш лікар фактично відповів на телефон?
Ви, напевно, будете дивуватися, чому у нього не було приймальника. І тоді ви, мабуть, будете дивуватися, чому у нього було достатньо вільного часу, щоб відповісти на виклик. Якщо ваші клієнти думають, що ви не маєте нічого кращого, ніж сидіти і чекати дзвінків, ви можете втратити довіру… і їхню справу.
Наявність ще когось (бажано професійного секретаря), відповідаючи на ваші телефони, надасть вам довіру до вашого бізнесу, змусивши вас виглядати більш професійним і створеним.
3. Вас затягують занадто багато напрямків
Коли ви відповідаєте на кожний виклик, ви отримуєте перешкоди, які відволікають вас від того, що ви робите. Це значно знижує продуктивність і в кінцевому підсумку залишає вас занадто знедоленими і виснаженими, щоб вирішувати те, що вам насправді потрібно робити.
$config[code] not foundТакий звіт про прибутки та збитки, який мав пройти лише годину для аналізу, раптом зайняв три, і оскільки ви перервалися двічі, ви, можливо, пропустили щось важливе.
Для вашого бізнесу, щоб процвітати, ви повинні бути в змозі зосередитися на його роботі, і отримувати потягнув в дуже різних напрямках протягом дня буде тримати вас від робити саме це.
4. Ви підвищуєте витрати
Відповідаючи на власні виклики, збільшуються витрати на ведення бізнесу; навіть відповідати на них в будинку через реєстратора або представника служби підтримки клієнтів насправді коштує вам більше грошей ніж альтернативи, як, наприклад, автовідповідач. Всі ці відволікання, втрата продуктивності та відтоку клієнтів втрачають гроші.
Ще одна велика вартість: оновлення телефону та технології обміну повідомленнями, неймовірно дороге підприємство для зростаючого бізнесу.
Якщо додати, що ви можете платити іншим ключовим співробітникам, які заробляють більше годин, тому що вони потрапляють у телефонні дзвінки, які хтось може вирішити, це велика втрата прибутку, яка швидко зростає.
5. Ви ризикуєте зниклими дзвінками… і клієнтами
Незалежно від того, наскільки ви працюєте, у вас є лише стільки часу. Можливо, ви не можете відповісти на кожний окремий дзвінок, особливо коли ви телефонуєте з іншими клієнтами, або на зустрічах (або, знаєте, у сплячому режимі). Навіть якщо ви виснажилися, намагаючись відповісти на кожний виклик, ви ніколи не зможете відповісти на них.
Оскільки пропущені дзвінки означають пропущені клієнти та значні втрати в продажах, ви не хочете виконувати цей ризик.
$config[code] not foundМайте на увазі, що відповідні послуги пропонують цілодобову доступність (навіть у свята). Навіть якщо вам потрібна лише додаткова допомога в найжвавіші години дня, вони можуть зробити величезний вплив на ваш бізнес найкращим чином.
6. Ви могли б бути зняті з охорони
Як головний фахівець, ви є головним авторитетом для свого бізнесу, тому якщо ви відповідаєте на власні телефони, а хтось запитує у вас питання, на яке ви не можете відповісти, це не виглядає чудово для вас або вашого бізнесу.
Ви можете запобігти подібним подіям, наймаючи когось іншого, щоб відповісти на ваші телефони. Якщо ваш адміністратор відповідає і каже, що вони повинні перевірити з вами, це дає вам час для дослідження або розглянути відповідь, перш ніж ви повинні дати. І ви, і бізнес вийдете з ситуації, яка виглядає набагато краще в результаті.
Рішення: служба відповіді
Послуги автовідповідача допомогти вашому бізнесу і покласти гроші в кишеню так багато різних способів. Багато високоякісні послуги автовідповідача можуть навіть замінити необхідність у вас в офісі адміністратора, забезпечуючи цілодобову доступність з виключно навченими та талановитими агентами, які чекають відповіді на ці дзвінки.
Професіонал автовідповідача робить усе: від прийому повідомлень до відповідей на запитання про вашу компанію до обробки продажів і реєстрацій.
Ви навіть можете додати свій особистий контакт, надаючи службі певні сценарії, за якими ви хочете керувати агенти. Це гарантує, що вони добре представлятимуть вашу компанію, зміцнюючи ваш бізнес у процесі.
Перевидано з дозволу. Оригінал тут.
Фото через Shutterstock
