Протокол засідання асоціації або організації є офіційним протоколом дій, прийнятих правлінням групи, але вони не призначені для всеохоплюючої стенограми. Занадто багато деталей може спричинити заплутану картину того, що відбулася на засіданні, і запрошує неправильне тлумачення. Ключ до написання відповідних протоколів засідань має бути коротким і точним, а також дотримуватися стандартної практики.
$config[code] not foundПочніть протоколи з назвою організації та запишіть дату зустрічі та її місцезнаходження. У протоколі повинні бути зазначені всі присутні члени правління, наявність кворуму та час, коли було проведено засідання. Секретар повинен також зафіксувати час, коли члени правління прибувають із запізненням або залишають рано, щоб мати чіткий опис того, хто був присутнім при будь-якому голосуванні.
Дотримуйтесь порядку денного, щоб відмітити пункти, які виникли першими, такі як виправлення та доповнення до протоколів попереднього засідання, прийняття доповіді скарбника або подання звітів комітету, які не потребують подальших дій. Для письмових звітів, таких як оновлення від скарбника, просто додайте звіт до протоколу. Для усних доповідей коротко резюмуйте.
Запишіть суть того, які дії приймає рада, але не діючий діалог між членами правління. Коли подається клопотання, запишіть, хто подав клопотання і хто його підтримав, і результат голосування. Зверніть увагу на інші дії, які були прийняті на засіданні, які не підлягають голосуванню, такі як голова правління, що призначає завдання для майбутнього заходу асоціації, члени ради директорів, які беруть участь у роботі комітету, та обговорення майбутньої діяльності. Протокол повинен містити стислий підсумок будь-якого іншого обговорення.
Узагальнюйте питання, порушені в пункті порядку денного для "Нового бізнесу". Хоча новий бізнес може бути будь-яким, протоколи повинні, головним чином, відображати підняту тему, хто його порушив, і будь-яку директиву від президента або ради для вирішення цього питання в це."
Завершіть протокол з датою, часом та місцем наступної зустрічі. Напишіть протокол за вказівкою голови правління або президента, наприклад, в Інтернеті або в спеціальному кабінеті.
