Корпоративні хвилини служать офіційним документом зборів компанії. Правильно оформлені протоколи пропонують об'єктивне резюме роботи комітету та комітету, що є свідченням дотримання регуляторних та фідуціарних зобов'язань.
Спочатку заповніть основні відомості
Запишіть істотні факти в першому пункті. Зверніть увагу, коли і де відбулася зустріч, і як довго вона тривала, а також наявність або відсутність кворуму. Визначте всіх учасників, починаючи з членів ради та директорів. Вкажіть, якщо такі відсутні. Зверніть увагу на імена співробітників або гостей на окремому рядку. Також, вкажіть, чи відбулася ця подія регулярно чи спеціально.
$config[code] not foundВизначте основні дії
Призначайте один абзац для кожного руху, починаючи з затвердження протоколу останнього засідання. Визначте, хто зробив цей крок, і результат, але не турбуйтеся про те, щоб назвати тих, хто надав цей рух. Якщо голосування відбувається на дзвінок, вкажіть ім'я кожної людини. Обов'язково запишіть слова за словом.
Порада
Якщо ви не впевнені, хто зробив рух, не бійтеся запитати. Однак, якщо ви не розумієте конкретного пункту, виділіть його на панелі стенограм - або грубі замітки на вашому ноутбуці - щоб ви могли запитати голову про це пізніше.
Підсумовуйте основні моменти
Затягуйте тривалі дискусії. Як члени ради вирішують питання, це більш актуально, ніж методи, які вони використовували для досягнення консенсусу щодо цього питання. Якщо регуляторні або фідуціарні зобов'язання вимагають, щоб ви записували певну інформацію, записували лише фактори, які вплинули на певне голосування, наприклад, обговорення плюсів і мінусів пропозиції.
Порада
Використовуйте ключові слова, де це можливо, щоб допомогти вам записати нотатки. Напишіть ключові слова на лівій стороні вашої настільної панелі, якщо ви використовуєте її. Створюйте примітки щодо кожного ключового слова з правого боку.
Запис незручних та утриманих
Визначте події, такі як інакомислення або утримання коли члени ради або директори хочуть, щоб ці погляди відзначалися для запису, або процедурні правила вимагали цього. Наприклад, учасник може не мати права голосувати з певного питання через реальні або передбачувані конфлікти інтересів. У такому випадку ви пишете: "Член ради директорів X був звільнений від обговорення або голосування за рухом Y."
Порада
Уникайте детального ведення записів для виконавчих сесій, якщо рада викликає одну. Просто відзначте учасників, а також дату, час, місце та тривалість.
Перегляньте свою роботу
Коректуйте та виправте чернеткибажано після зустрічі, а потім подати їх на розгляд голови. Не заохочуйте головні редагування, оскільки це може порушити точність вашої роботи. Підпишіть і дайте свої хвилини після затвердження ради. Додайте їх до всіх оригінальних підписаних копій звітів комітетів, листування та письмових звітів. Введіть офіційну копію в протоколі організації.
Порада
Як тільки члени ради та директори отримують протоколи, не обов'язково включати вкладені файли. Замість цього підсумуйте їх у своїх хвилинах.
Увага
Утримуйтеся від використання емоційної або судової мови у своїх хвилинах. Підтримуйте свою позицію як нейтрального спостерігача.
