Меморандум або нагадування - це документ, який використовується для спілкування в організації. Цей тип документів зазвичай повідомляє про проблеми або повідомлення членам організації, переконує інших у вживанні заходів або вимагає зворотного зв'язку. Пам'ятки обов'язково є короткими і лаконічними і відповідають певному формату. Майже кожне професійне поле використовує пам'ятки для спілкування; Навчання, як писати, часто важливо для професійного успіху.
$config[code] not foundЗапишіть загальну ідею Вашої пам'ятки та Вашої цільової аудиторії перед написанням фактичного документа. Розгляд аудиторії дуже важливий при написанні записок. Наприклад, якщо питання стосується лише невеликої групи людей, не звертайтеся до записки до всієї організації. Розглянемо мову, що підходить для широкої аудиторії. Можливо, ви захочете донести повідомлення по-іншому, ніж до керівників, ніж до підлеглих.
Заповніть розділ заголовка. Всі записки повинні мати однакові розділи. По-перше, розділ "To" буде містити назву приймачів. Наприклад, "To: John Smith" або "To: Сміт Ко персоналу" буде працювати в "To:" лінії. У рядку "Кому:" заповніть рядок "З:", у якому буде вказано ваше ім'я. Безпосередньо під рядком «Від:» вказується розділ «Дата:» з датою написання пам'ятки. Місяці часто скорочуються; Лютий стає "лютнею". Нарешті, включіть рядок "Subject:" з певним заголовком, який буде вказувати на те, про що йде мова.
Напишіть своє повідомлення далі; прагнути не більше ніж сторінки. У вашому першому реченні має бути чітко зазначено мету та контекст записки. Далі, якщо це доречно, коротко пояснюють передумови події, ситуації або обставини предмета записки. Слідуйте, поясніть, що ви хочете або очікуєте від тих, хто отримує записку. Якщо записка обов'язково довша за сторінку, ви можете включити короткий абзац резюме в кінці повідомлення для цілей ясності.
Закрийте ввічливим кінцем. Не забудьте подякувати одержувачам за їхній час при читанні записки і запросити обговорення або коментарі щодо змісту самої записки.
Включіть рядок "Прикріплений:" після закриття, якщо вам потрібно додати додаткові документи до пам'ятки. Коротко вкажіть назву вкладень у цьому рядку, наприклад, "Прикріплене: Резюме".
Перегляньте свою пам'ятку, щоб вирізати будь-яку інформацію, яка є зайвою, і спростити багатозначні пропозиції. Метою записки є коротка інформація.
Перегляньте записку щодо питань орфографії та граматики. Зауваження зазвичай вважаються професійними документами. Недбалі помилки і неуважність до граматики можуть слабо відображатися на письменника.
