Ви тільки що висадили нового клієнта. Ви, здається, добре поєднуєтеся з ними. Вам сподобалося працювати над ранніми проектами, які вони надіслали вам. Коротше кажучи, все виглядає багатообіцяючим. До тих пір, поки не настав час виставити рахунок клієнту.
Виставлення рахунків - це виснажливе, формально-незручне завдання, яке є надзвичайно важливим. Зрештою, якщо без рахунків-фактур, ви не отримуєте оплату. І коли ви не отримуєте зарплату, ваш бізнес потрапляє під загрозу.
$config[code] not foundНавіть гірше? Як ви можете попросити про оплату, не наштовхуючись на занадто холодне або наполегливе? Це особливо вірно, коли виставляють рахунки новому клієнтові, який не знайомий з вашими звичками та індивідуальністю виставлення рахунків.
Як виставити рахунок-фактуру
Ви можете почати з наступних 10 порад щодо виставлення рахунків, які не тільки гарантують більш швидкі платежі, але й уникнуть того, що цей новий клієнт не буде пихати.
1. Зберігайте його просто, коли ви надаєте рахунки клієнтам
Хоча ви хочете бути якомога професійнішими, не потрібно робити складніше, ніж це вже є.
Наприклад, оскільки більшість людей не знайомі з платіжним жаргоном, наприклад, "чистий 30" або "належний при отриманні", використовуйте просту мову, яка потрапляє прямо. Замість того, щоб писати "чистий 30", використовуйте "30 днів" або "протягом 30 днів". Простий, авансовий, і його не можна неправильно зрозуміти. Це усуває будь-яку плутанину і не змушує клієнта відчувати, що ви намагаєтеся змусити їх витягнути онлайн-словник і не витягнути вовну на очі.
TIP бонусу: Ви можете тримати умови оплати простими, запитавши нового клієнта, який їх платіжний цикл є таким, щоб ви обидва знаходилися на одній сторінці. Наприклад, якщо це перше число місяця, тоді ви повинні надсилати їм рахунок-фактуру.
2. Включити всю відповідну інформацію
Рахунок-фактура завжди має містити таку інформацію:
- Твоє ім'я
- Ваш податковий ідентифікатор
- Ваша адреса (як фізична, так і адреса електронної пошти)
- Ваш номер телефону
- Номер накладної
- Деталізована розбивка послуг або наданих продуктів
- Загальна кількість
- Термін виконання
Включення цієї інформації дозволить усунути будь-які запитання або занепокоєння, які може мати клієнт щодо рахунку-фактури. Якщо у вас є запит, вони зможуть легко зв'язатися з вами, оскільки ви надали всю свою контактну інформацію.
3. Пропозиція Гнучкі варіанти оплати
Задовольняйте своїх клієнтів і збільшуйте швидкість платежів, надаючи їм можливість оплатити рахунок-фактуру за допомогою бажаного способу оплати.
Більшість платформ для виставлення рахунків пропонують широкий спектр способів оплати при оплаті рахунків, таких як кредитні картки, електронний переказ коштів (EFT), автоматизований кліринговий дім (ACH) або криптовалюти, такі як Bitcoin.
4. Надішліть автоматичні нагадування та оновлення
Не чекайте, поки платіж прострочиться, щоб отримати контакт зі своїми клієнтами. Використання програмного забезпечення для виставлення рахунків у хмарі дозволяє надсилати автоматичні та дружні нагадування про оплату та оновлення кожного разу, коли рахунок-фактура наближається до терміну.
Таким чином, клієнт може залишатися на вершині статусу свого облікового запису, не отримуючи штрафів за несвоєчасну оплату. Це заохочує своєчасні виплати, а також зменшує незручність подальших дій.
Навіть краще, якщо це буде поточний проект, ви можете налаштувати повторні платежі з клієнтом, щоб жоден з вас не забув про рахунок-фактуру.
5. Налаштуйте кожен рахунок клієнта
Особисто я не можу нести загальних повідомлень. Вони не тільки безособові, але й неймовірно прості. Якщо я відчуваю це так, то уявіть собі, як відчуває ваш клієнт, коли вони відкривають м'який, холодний рахунок-фактуру, де немає деталей.
Надсилаючи індивідуальні рахунки-фактури, що включають ім'я клієнта, контактну інформацію, запитану платіжну інформацію, наприклад номер замовлення на купівлю, ідентифікаційний номер роботодавця (EIN), а також розбивку служб, вони відчувають себе VIP-користувачами, оскільки ви витратили час на налаштування рахунку-фактури.
Але, ви завжди можете зробити крок далі і додати трохи більше персоналізації, включивши рукописну «подяку», або включити посилання на вміст, який клієнт може знайти цінним для власного бізнесу. Наприклад, якщо вони згадали, що вони зацікавлені в Bitcoin, надішліть їм вступну статтю, яка пояснює цю криптовалюту.
6. Пропозиція стимулювання
Це простий і ефективний спосіб мотивувати клієнта сплатити рахунок-фактуру вчасно. Крім того, це робить їх особливими. Навіть якщо це знижка всього 2% від загальної суми рахунку, достатньо, щоб мотивувати клієнта до здійснення платежу.
Крім знижки, ви можете заохотити клієнта на:
- Знижка від майбутньої роботи.
- Кредит магазину
- Пропозиція подарункового сертифіката для продуктів або послуг партнера.
- Рекламний хабар.
7. Зробіть їх цінними
Ми посилалися на цю стратегію кілька разів, але якщо ви хочете, щоб ваші клієнти були щасливі, то змушуйте їх відчувати себе цінними.
Це включає все:
- Якщо вони нещодавно отримали акцію чи день народження, підтвердьте це в розділі повідомлень рахунка-фактури.
- Дайте їм особисту увагу.
- Завжди кажучи "будь ласка" і "дякую" на рахунках-фактурах.
- Слухаючи їхні відгуки або пропозиції.
- Згадуючи поточні пропозиції.
8. Не дивуйте своїх клієнтів
Якщо ви розумієте, що робота вимагатиме більше часу, зусиль або матеріалів, дайте їм знати про це якомога раніше. Будь-яка зміна статусу роботи зазвичай означає, що вона збирається збільшити вартість проекту. Ви хочете бути доступними для негайного обговорення цієї зміни з вашим клієнтом, щоб вони не були закриті, коли вони відкривали рахунок-фактуру.
Будьте максимально деталізованими та прозорими під час цієї дискусії, щоб запобігти будь-якому здивуванню. Якщо клієнт в порядку з цими змінами, переконайтеся, що ви отримали його в письмовій формі. Деякі клієнти можуть відчувати себе трохи ображеними, якщо їм доводиться щось писати.
Іноді, якщо ви пишете інформацію, і вони просто повинні підписати нову оцінку, вам легше обом. Якщо ви пишете рахунок-фактуру, або вони це роблять, включіть початкові витрати, а потім витрати за межами обсягу.
9. Будьте кришталево чистими
Поясніть все з клієнтом заздалегідь і будьте якомога детальніше у своїх рахунках-фактурах. Наприклад, якщо ви не вказуєте відомий термін або бажаний спосіб оплати, не можна очікувати, що клієнт оплатить рахунок-фактуру одразу після його отримання. Зрештою, вони не знають, коли очікується платіж або як його сплатити.
Будучи кришталево чистим, запобігає непорозуміння і швидко переносить процес оплати.
10. Ніколи не втрачайте рівноваги
Що робити, якщо ви дотримувалися наведених вище рекомендацій, але клієнт пропустив дату? Вам доведеться переслідувати цей платіж. Тим не менш, зробіть це, не отримуючи гніву - або "онімі".
Поки ви не дізнаєтеся про обставини, може бути просте пояснення, чому платіж прострочений. Чи був випадково недоступний рахунок-фактура чи клієнт мав надзвичайну ситуацію в сім'ї? Не записуйте цей міст з клієнтом, тому що ви автоматично припускаєте, що вони є неплатежом.
Знову ж таки, використання автоматизації буде нагадувати клієнтам про наближення платежу, а потім «пингувати» клієнта до оплати рахунка.
Якщо це не спрацює, зв’яжіться з клієнтом, зателефонувавши або надіславши електронною поштою, і запитайте їх, якщо щось не так. Якщо вони є новим клієнтом і не реагують, вони можуть не розуміти ваші способи ведення бізнесу. Досі не переходити до висновків.
Якщо вони є клієнтом, у вас завжди були такі неприємності - тактика може потребувати змін. Якщо вони мають велику суму або за кілька місяців, вам може знадобитися отримати юридичну консультацію. Іноді потрібно надсилати рахунок-фактуру до колекцій. Але це останнє зусилля.
Хоча переслідування запізнення платежів викликає розчарування, ніколи не втрачайте баланс. Ніколи не використовуйте загрозливу або агресивну мову.
Дайте своєму клієнтові можливість пояснити себе, бути твердими, прямими та авансовими про будь-які несвоєчасні збори або наслідки пропуску терміну з моменту завершення.
Перевидано з дозволу. Оригінал тут.
Зображення: Due.com
Докладніше в коментарі вмісту каналу видавця ▼
