Чи знаєте ви, що роботодавці, які не подають у IRS необхідні форми звітності про доступне медичне обслуговування (Obamacare), можуть підлягати максимальному штрафу в розмірі 3 мільйони доларів? Цього достатньо, щоб тримати вас уночі! І це лише одна юридична вимога.
Сьогодні роботодавці стикаються з широким спектром вимог щодо ведення обліку працівників, оскільки ця інфографіка від компанії ComplyRight, компанії, яка займається звільненням власників малого бізнесу від навантажень на дотримання вимог, дає зрозуміти. І ці вимоги ростуть з кожним роком.
$config[code] not foundОбробка документів та облік документів можуть зменшитися на малих підприємствах, оскільки менші підприємства мають менше персоналу для управління функціями HR або взагалі не мають спеціальних ресурсів HR. Але хороша новина полягає в тому, що технологія може допомогти вам залишатися на вершині нормативних вимог як роботодавця.
Ось деякі вимоги щодо ведення обліку працівників, які можуть вас здивувати (або вразити):
Оголошення про вакансії
Коли роботодавці публікують оголошення про нові вакансії, вони повинні зберігати рекорд протягом одного року відповідно до Закону про дискримінацію за віком (ADEA).
Робочі програми
Роботодавці, які підпадають під дію закону ADEA, Закон про американців з обмеженими можливостями (ADA) та / або Розділ VII Закону про громадянські права (Розділ VII), повинні зберігати всі заявки на роботу протягом щонайменше одного року. Однорічна вимога поширюється також на сезонних і тимчасових працівників.
Резюме
Запрошені резюме повинні зберігатися протягом одного року, на ADEA та ADA. Проте не існує вимоги зберегти небажані резюме.
Записи завершення
ADA та Розділ VII вимагають, щоб всі записи про припинення зберігалися протягом року після дати закінчення працівника.
Плани допомоги
ADEA вимагає, щоб плани виплат були збережені на обліку протягом одного року після закінчення плану згідно з ADEA. Крім того, Закон про забезпечення пенсійного забезпечення працівників (ERISA) вимагає, щоб записи про план виплат трималися протягом шести років.
Оцінка ефективності
Закон про справедливі трудові стандарти (ФПСА) вимагає, щоб оцінки діяльності були збережені протягом двох років.
Податкові звіти про безробіття
Згідно з Федеральним законом про оподаткування на випадок безробіття (FUTA), ви повинні зберігати податкові звіти про безробіття протягом чотирьох років з дати сплати податку або сплати, залежно від того, що відбудеться пізніше.
Форми I-9
Форми I-9 та додаткові відомості про перевірку, які підтверджують, що працівникам дозволено працювати в США, повинні зберігатися протягом трьох років з дати найму або через рік після дати припинення, залежно від того, що настане пізніше. Законодавством, що застосовується, є Закон про реформування та контролю імміграції (IRCA).
Трудові договори
Якщо у вас є трудові договори з працівниками, ви зобов'язані зберігати всі контракти на три роки на FLSA.
Форми OSHA для травм і хвороб
Роботодавці з 11 або більше працівниками повинні зберігати всі форми повідомлення про пошкодження або хворобу протягом мінімум п'яти років після закінчення календарного року.
Запаморочливий ландшафт відповідності
Як видно з наведеного вище списку, роботодавці піддаються постійно зростаючому клаптику законів ведення обліку працівників.
Це не просто кількість вимог законодавства, що робить виклик примусовому дотриманню. Справа в тому, що закони постійно змінюються - і складні.
Закони часто заповнені нюансами, винятками та детальними визначеннями. Вимоги до ведення обліку можуть охоплювати деяких роботодавців на основі їхнього розміру або галузі, але не інших.
Закони також часто змінюються, додаються нові закони та нормативні акти. Якщо вас спіймають не знаючи про зміну або новий закон, ваша компанія може в кінцевому підсумку платити великі штрафи. Пам'ятайте, що відсутність знань, як правило, не є захистом.
Технологія: Основний фундамент для забезпечення відповідності роботодавцям
Ведення обліку працівників є однією з тих областей, де сьогодні технологія створює умови для малого бізнесу.
Гарне додаток для ведення обліку працівників може допомогти вам краще відповідати юридичним вимогам, які застосовуються до вашого бізнесу - це дана інформація.
Але сьогоднішнє найкраще програмне забезпечення для ведення обліку може збільшити цінність.
Кращі програми допомагають продуктивності, допомагаючи командам малого бізнесу працювати розумніше, а не важче. Порада: шукайте програмне забезпечення, яке швидко починається, інтуїтивно зрозуміле та зручне у використанні. Дивіться також функції, такі як автоматичні підказки та нагадування для додаткової ефективності.
Гарне додаток для ведення обліку працівників може заощадити гроші, керуючи ризиками. Ви отримуєте душевний спокій і краще спати, знаючи, що ваш малий бізнес має інструменти для виконання складних вимог до ведення обліку, як і великі корпорації.
Ось ще одна величезна перевага технології: електронні записи замість паперу. Збереження копій документів співробітників вимагає не тільки великої кількості фізичного простору, але й вимагає екстремальної організації. Середній працівник витрачає по 400 годин на рік для пошуку паперових документів.
Електронна документація набирає обертів над папером, повідомляє ComplyRight. Не дивно, чому. Коли записи зберігаються в електронному вигляді, інформація консолідується в одному місці і легко доступна для пошуку. Персонал може отримати дані про співробітників за кілька кліків.
І оскільки Ваша компанія зростає, а записи збільшуються, системи електронного ведення записів полегшують організацію та отримання зростаючих обсягів даних. Без перетягування неефективного паперу, ви також можете збільшити свій бізнес швидше.
Де знайти допомогу з обліку працівників
Щоб побачити повний перелік вимог щодо обліку працівників та визначити ті, які стосуються вашого бізнесу, завантажте безкоштовні «Керівництво із збереження записів працівників для роботодавців та менеджерів з управління персоналом» від ComplyRight.
І перевірте додаток співробітників Records від HRDirect. Початок роботи - вільний і швидкий - і це спрощує керування записами працівників.
Фото менеджера через Shutterstock
Більше в: Sponsored 3 Comments ▼
