Важливе значення має функціонування системи подачі документів у будь-якому офісі. Найкращий спосіб організувати офісні документи - це мати легку систему подачі, яку ви розумієте. Наступного разу, коли вам потрібен файл, вам не доведеться проходити пачки паперів, сподіваючись знайти правильний. Ви будете точно знати, де вона знаходиться.
Створіть час для реорганізації своєї системи подачі або запуску нової системи; все легше закінчити все відразу.
$config[code] not foundВимагайте вхід від людей, які використовують файли.
Впорядковуйте файли за алфавітом або сортуйте їх чисельно за категоріями, назвами клієнтів або датами.
Кольоровий код файлів.
Позначте кожен файл назвою, що має сенс, і його легко знайти. У вашій системі не повинно бути "різних" файлів.
Переглядайте файли та документи, перш ніж розміщувати їх у новій системі та відкидати будь-які непотрібні документи.
Порада
Якщо ви не впевнені в категорії для документа, розмістіть його під першою категорією, яку ви думаєте при розгляді документа, або отримайте консультацію від іншої особи.
Якщо в офісі є декілька систем подачі документів, то всі повинні встановити таку ж систему подачі документів.
Коли ви маєте новий елемент, створіть файл відразу.
Розташуйте папки та інструменти для написання біля вашої системи подачі документів.
Скріпіть сторінки разом, не використовуючи скріпки.
Увага
Не створювати дублікати.
