Закон про громадянські права 1964 року вимагає, щоб заявки на працевлаштування зберігалися протягом щонайменше року. Якщо ви знаєте, що заявник старше 40 років, його заява повинна бути подана протягом двох років відповідно до Закону про дискримінацію за віком. Державні закони можуть вимагати навіть більш тривалого періоду для зберігання записів про кандидатів на роботу. Через державні і федеральні правила, точна система обліку та подачі заявок на роботу є важливою частиною бізнесу. Можливо, вам навіть знадобиться перевірити з цими заявниками, якщо найманий працівник не працює.
$config[code] not foundВикористовуйте програмне забезпечення електронного керування для створення та зберігання додатків. Кілька онлайн-програм дозволяють користувачам створювати такі електронні форми, як заявки на роботу. Ці форми працевлаштування надсилаються та зберігаються в електронному вигляді та дозволяють зберігати безпаперову інформацію. Оскільки більшість додатків надходять по електронній пошті, це простий спосіб зберігати матеріал у файлах, які не займають жодного фізичного простору. Використання електронного документообігу, що зберігається в системі управління документами вашої компанії, вимагає безпеки, тому файли зайнятості не будуть зламані або переглянуті неавторизованими особами. Налаштуйте комп'ютер автоматично надсилати вам сповіщення, щоб нагадати вам, коли файли повинні бути видалені або переглянуті.
Налаштуйте файли персоналу прикладних завдань у папках паперу. Плануйте ефективну систему подачі, використовуючи кольорові файлові папки, що зберігаються в ящиках, полицях або шафах. Роздрукуйте резюме та заявки на роботу, отримані електронною поштою, і подайте їх, заповнивши заявки особисто або надіславши поштою. Заявники можуть бути подані за назвою або номером соціального страхування в розділах, визначених типом роботи. Наприклад, робочі місця для продажу будуть перераховані в папку "Продажі", а заявники будуть впорядковані за прізвищем або чисельно за допомогою ідентифікаційних номерів. Закріпіть файли в заблокованому кабінеті або кімнаті.
Ведіть записи протягом щонайменше чотирьох років, якщо кандидат на роботу подав до суду на дискримінацію за наймом. Комісія з рівних можливостей зайнятості зазвичай вимагає, щоб ви подавали заявки протягом щонайменше одного року, але якщо ви зіткнулися з судовим позовом, EEOC рекомендує зберегти заявки на роботу не менше чотирьох років. Якщо ви не зберігаєте свої програми належним чином, EEOC може стягувати з вас дискримінаційну практику найму або порушення обліку.
Руйнуйте робочі програми після закінчення юридичного періоду. Створити систему з нагадуваннями для цього. Зверніться до ІТ-відділу, щоб правильно видалити ваші електронні файли та розірвати будь-які заявки на роботу на папері. Це важливо, оскільки файли додатків на роботу містять особисту інформацію, таку як номери соціального захисту та дані про працевлаштування, які повинні зберігатися конфіденційно.
